State of Meetings Report 2023

As reuniões são um modo de vida. Não importa o que você faça para viver, é improvável que você passe por sua carreira sem tê-las. Seja em uma reunião semanal, em uma reunião de atualização ou, mais recentemente, em encontros virtuais, é quase impossível escapar delas.

Como uma das ferramentas de agendamento mais adoradas do mundo, o Doodle ajuda milhões de pessoas a encontrar o momento perfeito para se encontrar todos os dias.

Mais de 70% dos usuários que usam o Doodle o fazem para ajudá-los profissionalmente em suas vidas profissionais. Desse grupo, empresários, líderes e assistentes executivos se destacam como grupos consideráveis.

Essas pessoas estavam localizadas principalmente na América do Norte e na Europa, bem como em alguns locais selecionados em outras partes do mundo.

Com isso em mente, fizemos uma pesquisa com dois mil e quinhentos desses usuários para compilar as conclusões deste relatório. Nossa análise contou com o apoio da Escola de Psicologia Aplicada da Universidade de Ciências Aplicadas de Zurique.

Os dados do relatório a seguir foram testados estatisticamente, principalmente por meio de testes de qui-quadrado. Todos os resultados apresentados são significativos. Para tornar este relatório mais fácil de ler, evitamos fornecer estatísticas, embora elas estejam disponíveis.

Então, vamos descobrir mais sobre o que está acontecendo no mundo das reuniões em 2023.

Tendências mundiais

Onde vimos uma fusão de estilos de reunião durante a pandemia da COVID-19, agora parece haver uma divergência crescente entre a América do Norte e a Europa. Vamos detalhar isso.

Planejamento antecipado:

Mais da metade das reuniões (55%) na América do Norte são organizadas com uma semana a um mês de antecedência. Em contrapartida, na Europa, esse número é de 40%.

Quase metade (46%) de todas as reuniões europeias são organizadas com mais de um mês de antecedência.

Participantes:

Tanto a Europa quanto a América do Norte estão alinhadas quanto à faixa de tamanho de reunião mais popular.

Seis a 10 pessoas representaram 43% de todas as reuniões agendadas na América do Norte. Na Europa, esse número foi quase idêntico, 42%.

As reuniões em grupo de três ou mais participantes constituíram a maior parte das reuniões em todo o mundo, superando as reuniões individuais.

Isso provavelmente se deve ao fato de ter havido um retorno a hábitos de trabalho mais "normais", após a COVID-19.

Durante a pandemia, quando muitas pessoas foram forçadas a trabalhar em casa, observamos um aumento notável de pessoas organizando coisas como check-ins de saúde mental e reuniões virtuais, que aconteciam individualmente, porque não podiam fazer isso pessoalmente.

Com as restrições de reuniões se tornando rapidamente uma memória distante, os eventos individuais estão voltando aos níveis pré-pandêmicos.

Duração:

Na América do Norte, mais da metade (55%) das reuniões teve entre 30 minutos e uma hora de duração. 40% das reuniões duraram mais de uma hora.

Na Europa, por outro lado, quase dois terços (67%) das reuniões duraram mais de uma hora. A duração de 30 minutos a uma hora foi a segunda mais popular, representando cerca de 29% das reuniões.

Localização:

Seguindo a tendência dos últimos anos, as reuniões virtuais ainda são a forma mais comum de reunião na América do Norte.

42% das reuniões ocorreram exclusivamente on-line. As reuniões híbridas (onde havia uma mistura de pessoas pessoalmente e por telefone) foram as segundas mais populares, com 38%.

A Europa teve um retorno mais rápido à forma como as coisas eram antes da COVID.

As reuniões presenciais foram as mais comuns e representaram um pouco menos da metade de todas as reuniões (44%). Um quarto dos encontros foi híbrido e apenas cerca de um quinto (21%) foi realizado exclusivamente on-line.

Com todos esses formatos agora comuns, o Doodle ajuda a navegar nessa nova complexidade de agendamento.

Talvez você esteja pensando em combinar reuniões on-line e presenciais. Por exemplo, você quer que os colegas que moram no exterior participem dos eventos da empresa. As Group Polls facilitam esse processo.

Elas também podem aumentar a produtividade, ser mais econômicas, ajudar as empresas a atingir metas ecológicas e fazer com que todos em uma empresa estejam na mesma página facilmente.

Quem organiza mais reuniões?

O agendamento pode não ser algo que amamos, mas é algo que todos nós temos que fazer. Em um Doodle inédito, conseguimos descobrir quem está organizando a maioria das reuniões.

Em nossa pesquisa, conversamos com assistentes executivos, empresários e líderes empresariais.

Os assistentes executivos tendem a marcar reuniões maiores. 28% de todos os eventos que eles organizaram foram para mais de 10 pessoas.

Compare isso com os empreendedores, em que apenas 16% das reuniões que eles marcaram foram para mais de 10 pessoas.

A maioria das reuniões agendadas por administradores (50%) e líderes empresariais (56%) foi marcada com mais de uma semana de antecedência.

Os empreendedores, por outro lado, marcam muito mais reuniões com menos de seis dias de antecedência (35%) em comparação com os administradores (que marcam apenas cerca de 19% no mesmo período).

Alguns fatos interessantes sobre reuniões

Dando um passo atrás em relação a onde e quem está organizando as reuniões, aqui estão algumas tendências interessantes no mundo das reuniões.

Quanto mais tarde o convite é feito, mais curta é a duração da reunião.

Se as pessoas forem convidadas com mais de um mês de antecedência, as reuniões geralmente duram mais de uma hora, enquanto que se forem convidadas em uma semana, as reuniões geralmente duram entre 30 e 60 minutos.

Quanto mais longa for a reunião, maior será a probabilidade de ela ocorrer em um local físico.

63% das reuniões que duraram mais de uma hora foram realizadas no local. Isso se compara a mais da metade (56%) das reuniões on-line que tiveram entre 30 minutos e uma hora.

Quanto mais pessoas participam de uma reunião, mais ela dura.

Quando havia apenas duas pessoas reunidas, apenas 15% duraram mais de uma hora. Quando mais de 10 pessoas compareceram, 64% das reuniões duraram mais de 60 minutos.

As ferramentas de agendamento facilitam a programação de todos os tipos de reuniões.

44% dos organizadores de reuniões híbridas e 38% dos organizadores de reuniões on-line usaram o Doodle para encontrar e marcar um horário.

Ele também ajudou em reuniões maiores. 68% das reuniões com a presença de cinco ou mais pessoas usaram o Doodle para coordenar a organização do evento.

Todos estão falando sobre IA... onde entra a automação?

Seria errado falar sobre tecnologia de agendamento este ano e não abordar a inteligência artificial.

O ano de 2023 foi notável pela rapidez com que a IA se tornou proeminente. Isso, é claro, não existe isoladamente e tem visto uma mistura de muitas coisas que facilitam nossa vida profissional.

Principalmente, a IA nos permitiu utilizar a automação mais do que nunca.

Desde decisões comerciais difíceis até a criação de calendários de conteúdo, tarefas que costumavam levar horas ou até dias podem ser realizadas em uma fração do tempo.

Isso também facilitou ainda mais o trabalho remoto. Vamos pensar nisso do ponto de vista do agendamento. Se você puder automatizar seu calendário, poderá se concentrar em tarefas mais importantes e otimizar sua produtividade.

À medida que 2023 se aproxima do fim, é justo dizer que nossa cultura de reuniões continua a mudar.

Independentemente de como você deseja se reunir, seja por motivos profissionais ou pessoais, o Doodle facilita as coisas.

Em média, você pode economizar até 45 minutos por semana em comparação com o agendamento manual por e-mail.

Portanto, experimente-o gratuitamente hoje mesmo.