Como a Coalizão de Prevenção de Suicídios do Condado de Franklin utiliza o Doodle para agendar reuniões sem fins lucrativos

Ser produtivo e aproveitar ao máximo o seu tempo é algo que todos anseiam - eu sei que sim. Este é certamente o caso das empresas sem fins lucrativos, muitas das quais estão atadas por recursos, orçamentos e tempo.

As reuniões constituem uma grande parte de como as organizações sem fins lucrativos administram suas operações diárias, procuram e se envolvem com os doadores, organizam campanhas e eventos de arrecadação de fundos e muito mais. Mas de acordo com o Nonprofit Priorities Benchmark Report, 7,5% das organizações sem fins lucrativos pesquisadas consideram os problemas com processos manuais, em papel e software desatualizado como um de seus principais desafios. O que isso tem a ver com gerenciamento de tempo, você pergunta? Muita coisa.

Com tão pouco tempo a perder em meio a um mar de responsabilidades e tarefas a realizar, confiar em processos manuais pode tornar as coisas mais complicadas do que precisam ser. E isso pode significar o atraso de importantes reuniões de doadores, as decisões são engarrafadas e a angariação de fundos chega a um impasse. Todos esses são resultados indesejáveis para as organizações sem fins lucrativos.

É por isso que estamos orgulhosos de trabalhar com organizações sem fins lucrativos como a Franklin County Suicide Prevention Coalition, em Ohio. Um grupo comunitário baseado no voluntariado, a Coalizão é composta por 37 membros de 19 organizações locais diferentes. Seus voluntários incluem sobreviventes de suicídio, assim como profissionais dos setores de saúde, educação, público, sem fins lucrativos e de aplicação da lei.

A Coalizão tem como objetivo prevenir o suicídio através da educação e conscientização da comunidade. Isto pode ser para pais, professores, profissionais da comunidade e provedores de saúde mental.

Eu me encontrei com Michelle Vargas, diretora da Coalizão de Prevenção de Suicídios do Condado de Franklin, para saber como Doodle tem ajudado a automatizar processos manuais e como isso está impactando sua missão de prevenir o suicídio.

Quantas pessoas estão usando Doodle?

Temos cinco membros da Coalizão que estão usando o Doodle para gerenciar as necessidades de programação. Eles incluem nossos membros de liderança que coordenam nossos dois comitês de liderança e três Equipes de Ação e suas reuniões mensais. A maioria dos grupos tem mais de dez pessoas, portanto, como você pode imaginar, pode ser difícil planejar reuniões.

Todos, exceto eu, são voluntários, portanto, poder usar o Doodle para coordenar nossas reuniões mensais não só economiza tempo, mas também significa que é mais provável que obtenhamos respostas de pessoas que podem estar fazendo outras coisas - como trabalhar ou cuidar da família.

Lembro-me dos dias antes de começar a usar o Doodle. Eu criava uma lista de dias e horários de reuniões disponíveis e a compartilhava com várias pessoas por e-mail. Depois, íamos e voltávamos para encontrar um tempo que funcionasse para todos. Quando a maioria das pessoas concordava com uma hora de reunião, outra pessoa dizia: "isso não me convém mais".

Doodle tem sido uma mudança de jogo em termos de economia de tempo para nós, especialmente para os membros da liderança que coordenam e participam de dezenas de reuniões a cada mês.

Qual a importância da gestão do tempo em seu papel cotidiano?

Temos uma equipe de ação de dados e pesquisa que trabalha com muitos serviços diferentes para realmente analisar a criação de relatórios abrangentes. Em seguida, compartilhamos isso com parceiros para que possam identificar, por exemplo, as populações de maior risco no condado de Franklin.

Também temos uma Equipe de Ação de Divulgação e Educação que coordena nossos palestrantes para que possamos aumentar o número de pessoas no Condado de Franklin que estão equipadas para reconhecer os sinais de suicídio e como conectar alguém com o apoio.

Nossa Equipe de Ação de Comunicação procura compartilhar material informativo através de vídeo e gosta de informar as pessoas sobre sinais de que alguém possa estar contemplando o suicídio.

Assim, usando o Doodle, os membros de cada uma de nossas equipes de ação acabam economizando centenas de horas por ano e podem redirecionar esse tempo para trabalhar nos projetos que fazem a diferença, ao invés de ficar presos ao ping pong por e-mail e esperar dias para que as pessoas cheguem a um acordo sobre um horário de reunião.

Por que você acredita tanto no poder do Doodle?

Eu gosto porque agora que ele se integra ao Microsoft Outlook, é muito mais fácil entrar no Doodle e dizer: 'aqui está meu calendário, aqui é quando eu estou livre'.

Desde que começamos a usar o Doodle para coordenar todas as nossas reuniões sem fins lucrativos, não posso dizer o quanto isso melhorou as coisas. De modo geral, quando você está alcançando dez ou mais pessoas, é provável que alguém não vá responder. Isto acontece por algumas razões. As pessoas ficam ocupadas. Às vezes elas simplesmente esquecem porque estão mais concentradas em prioridades maiores e trabalham. Ou simplesmente não viram o e-mail no meio da desordem de sua caixa de entrada. Mas isso pode ser problemático para nós e para outras organizações sem fins lucrativos, pois cada reunião está ligada a uma decisão que precisa ser tomada, a uma iniciativa que precisa ser lançada ou a materiais de comunicação que precisamos desenvolver para divulgar a prevenção do suicídio.

É por isso que a capacidade do Doodle de estabelecer prazos e enviar lembretes é tão útil para nós. Em primeiro lugar, podemos estabelecer um prazo difícil para quando todos têm que votar sobre sua disponibilidade. Isso coloca a responsabilidade sobre todos e não apenas sobre o organizador para que a reunião seja agendada. Além disso, também podemos rastrear quem respondeu e quem não respondeu aos convites para a reunião - e depois dar-lhes um toque com uma nota personalizada. Funciona muito bem. Também significa que reuniões importantes não sofrerão atrasos e podemos avançar rapidamente com decisões e iniciativas que impactam nossa comunidade.

Acrescente-se ainda o fato de que a Coalizão é baseada no voluntariado. Isso significa que ninguém é obrigado a estar em nenhuma reunião do jeito que você estaria se estivesse em um trabalho em tempo integral. Portanto, ser capaz de agendar reuniões sem esforço e rapidamente significa que podemos maximizar o tempo limitado de nossos voluntários para o bem maior.

Existem exemplos de como o Doodle ajudou você e a equipe?

Na verdade, são muitos. Estou programando reuniões semanais com muitos parceiros diferentes, grupos de interesse e equipes dentro da Coalizão. Pode haver facilmente dez ou mais pessoas em cada uma dessas reuniões - algo que levaria séculos para organizar se eu não usasse o Doodle.

Posso então usar esse tempo em outras tarefas. Em coisas que realmente ajudam nossa comunidade, tais como treinamento de prevenção de suicídios baseado em evidências ou planejamento de conferências.

Também ter um sistema centralizado para quando novos voluntários entram para a Coalizão ajuda. Eles perguntam com freqüência: "Como fazemos para agendar reuniões? Tudo o que tenho a dizer é: "use o Doodle".

Nossos Presidentes de Equipe de Ação são capazes de se concentrar na substância de suas reuniões em vez de se preocupar com a forma como vão agendá-las.

Isso nos ajuda a atingir nossos objetivos porque cada reunião que temos é realmente produtiva. Todos tiveram tempo para preparar o material de que precisam graças ao tempo que economizaram usando Doodle.

Que conselho você daria a alguém que está considerando usar uma ferramenta de programação on-line?

Se seu trabalho envolve reuniões de planejamento, como reuniões de grupo ou 1:1 reuniões com membros específicos da equipe, partes interessadas ou doadores, Doodle tirará a dor de cabeça do processo de agendamento.

Descobri que esta é a maneira mais simples e rápida de agendar reuniões. Também acho que não se pode subestimar o quão popular e bem reconhecida é. Quando as pessoas recebem um link Doodle, elas normalmente sabem o que é e apenas respondem. Não me perguntam: "O que é isto e como eu o uso?

Quando você soma todas as coisas que Doodle pode fazer por você, o tempo que você economiza é realmente perceptível. Já tive empregos no passado em que gastei significativamente mais tempo organizando reuniões e recuperando o tempo.

Em uma organização como a nossa, onde os impostos estão pagando pelo nosso tempo, cada minuto você pode economizar em tarefas como programação, lhe dá mais tempo para gastar em projetos significativos para a comunidade. É aí que você pode fazer a diferença.

Para saber mais sobre como a Doodle ajuda as organizações sem fins lucrativos a cuidar de todas as suas necessidades de programação, visitar nossa Página de Soluções Sem Fins Lucrativos.