O que é uma chamada de comitê?

Uma convocação de comitê é basicamente o que parece. É a reunião de um grupo que foi designado para realizar uma tarefa específica, por exemplo, concluir um projeto. As chamadas de comitê são um pouco diferentes porque provavelmente serão curtas e funcionarão mais como um check-in do que como uma reunião formal completa.

Embora possam ser presenciais, é muito mais provável que sejam virtuais. Atualmente, as chamadas de comitê on-line são realizadas por meio de software de videoconferência, como o Zoom ou o Google Meet.

Como planejar uma chamada de comitê

Se essas reuniões são curtas por natureza, é importante tirar o máximo proveito delas. Aqui estão algumas dicas para realizar uma sessão eficaz:

Defina um objetivo claro para a chamada. O que você deseja realizar? Reserve algum tempo para pensar sobre isso e, quando souber, comece a elaborar uma pauta.

Convide as pessoas certas. Essas chamadas são curtas por natureza, portanto, não convide pessoas que não sejam necessárias. Descubra quem é essencial para levar adiante a tarefa do seu comitê. Quanto mais pessoas você convidar, mais longa será a chamada.

Defina um horário e uma data. Escolha algo que funcione para todos no comitê. Você pode criar uma enquete para encontrar rapidamente o melhor horário.

Envie sua agenda com antecedência. Isso dará a todos a chance de se prepararem para a chamada.

Comece e termine a chamada no horário. Todos nós sabemos como nossas agendas podem se encher rapidamente, portanto, respeite o tempo de todos.

Faça anotações. Isso o ajudará a lembrar o que foi discutido e possibilitará o envio de um e-mail de acompanhamento sobre quaisquer itens de ação.

Aqui estão algumas dicas adicionais para tornar suas chamadas de comitê mais agradáveis:

Seja leve. As chamadas do comitê podem ser um assunto sério, mas isso não significa que tenham que ser só trabalho e nada de diversão. Reserve alguns minutos para quebrar o gelo e se divertir um pouco.

Seja você mesmo. Não tente ser alguém que você não é. As pessoas percebem quando você está sendo falso, portanto, relaxe e seja quem você é.

Seja positivo. Uma atitude otimista pode ajudar muito. Se você for positivo, é mais provável que as pessoas ao seu redor também o sejam.

Como o Doodle pode ajudar

Com muitas partes interessadas diferentes para pensar, tentar marcar um horário para que todos façam uma ligação por e-mail será impossível. O Doodle torna isso mais fácil.

Usando o Group Poll, você pode enviar uma seleção de horários para os participantes e encontrar o melhor horário para a reunião em questão de minutos.

Se estiver realizando a reunião virtualmente, os links de videoconferência são adicionados automaticamente ao e-mail enviado quando um horário é selecionado. Além disso, se você conectar o seu calendário, o evento será adicionado automaticamente para que você nunca fique com uma reserva dupla.

O Doodle facilita a organização da sua reunião de comitê em minutos, sem a necessidade de ficar enviando e recebendo e-mails. Não importa se a reunião é para cinco ou 500 pessoas - você encontrará facilmente um horário para todos. Experimente-o gratuitamente hoje mesmo - não é necessário cartão de crédito.