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Un tempo pensavo che le doppie prenotazioni facessero parte del lavoro. Una riunione qui, una telefonata a un cliente là, e improvvisamente due cose si contendono la stessa ora nel mio calendario. Vi suona familiare?
La verità è che l'overbooking non avviene perché siamo sbadati. Di solito è dovuto al fatto che cerchiamo di fare troppe cose con poco tempo a disposizione e con troppi posti in cui gestire il tutto. Se siete come me, avete e-mail, app di calendario, messaggi su Slack e probabilmente anche qualche nota appiccicata da qualche parte. Non c'è da stupirsi se le cose si incasinano.
Il vero motivo per cui si verificano le doppie prenotazioni
Secondo la mia esperienza, l'overbooking di solito deriva da una delle tre cose. In primo luogo, ci sono troppi calendari - personale, di lavoro, di progetti condivisi - e non li si tiene sincronizzati. In secondo luogo, si dice "sì" a qualcosa senza controllare cosa c'è già in agenda. Terzo, e forse il più comune, è non avere un modo semplice per far sì che gli altri prenotino del tempo con me, che rifletta effettivamente quando sono libero.
Prima di risolvere questo problema, perdevo telefonate, affrettavo riunioni e più di una volta ho dovuto inviare il temuto messaggio "Scusate, ho prenotato due volte". Non era solo imbarazzante. Mi faceva anche apparire meno professionale di quanto volessi.
Cosa mi ha aiutato a risolvere il problema
Ciò che è cambiato per me non è stata una maggiore disciplina. È stato il passaggio a Doodle. Da allora non ho più avuto un solo overbooking. Doodle si collega a tutti i miei calendari e mostra ai miei clienti solo le fasce orarie in cui sono veramente disponibile. Questo significa niente sovrapposizioni, niente doppie prenotazioni e niente sorprese.
Invece di sperare che le cose non vadano in conflitto, posso finalmente fidarmi del fatto che quello che c'è sul mio calendario rispecchia la realtà. Questo mi fa risparmiare tempo, ma soprattutto mi fa risparmiare stress.
Un piccolo cambiamento che fa una grande differenza
Se gestite un'attività commerciale, vi destreggiate tra i clienti o gestite un programma d'insegnamento completo, l'overbooking può sembrare solo un altro fuoco da spegnere. Ma non deve essere così. Una corretta pianificazione trasforma il caos in qualcosa di gestibile. Non è necessario rivedere l'intero sistema: scegliete un metodo di gestione del tempo migliore.
Vi consiglio Doodle. È lo strumento che uso quando voglio che le persone prenotino il loro tempo con me senza dover andare avanti e indietro. È semplice, affidabile e rispetta il mio calendario. Non mi preoccupo più delle doppie prenotazioni e questo è un enorme sollievo.
