Pianificare in modo più efficiente le riunioni interfunzionali

Le riunioni interfunzionali sono il luogo in cui avvengono i veri progressi, ma riuscire a riunire tutti nella stessa stanza (virtuale)? È lì che di solito le cose vanno a rotoli.

Se lavori nel settore IT, conosci bene questo problema. Calendari, strumenti, reparti e priorità diverse. E, in qualche modo, sei sempre tu a dover sbrogliare la matassa.

Vediamo perché la programmazione è più difficile di quanto dovrebbe essere e come puoi renderla molto più semplice.

Perché i team IT faticano a organizzare riunioni interfunzionali

I professionisti dell'IT sono spesso la forza silenziosa che tiene insieme tutto. Non gestisci solo sistemi, ma anche persone, processi e piattaforme.

Questo significa che di solito sei tu ad aiutare gli altri reparti a trovare gli strumenti, ad ottenere l'accesso o a risolvere i conflitti di calendario. E quando si tratta di coordinare le riunioni interfunzionali, probabilmente sei stato coinvolto in questo circolo vizioso:

• Il marketing ha bisogno di input dal prodotto

• Il prodotto ha bisogno di dati dalle vendite

• Le vendite hanno bisogno dell'IT per organizzare il tutto

• Tutti hanno un fuso orario diverso

Se poi aggiungi il lavoro da remoto, i calendari pieni di impegni e le scadenze ravvicinate, hai la ricetta per esaurirti prima ancora che la riunione abbia luogo.

Cosa rende la programmazione così complicata

Non si tratta solo di trovare un orario, ma di trovare un equilibrio tra aspettative, sicurezza e gestione del tempo. E per l'IT questo significa pensare in anticipo per evitare ulteriori problemi in seguito.

Ecco una rapida panoramica dei blocchi più comuni:

Più grande è l'azienda, maggiore è il numero di parti in movimento. E ogni ritardo aumenta la pressione, non solo sulle tempistiche dei progetti, ma anche sulle persone che cercano di gestirli.

Come semplificare la pianificazione senza perdere il controllo

Il segreto non è aggiungere altri strumenti. È dare alle persone un modo più chiaro e veloce per scegliere l'orario, senza dover ricorrere a un'altra catena di messaggi.

Ecco cosa funziona per i team IT:

• Usa strumenti che funzionano in tutti i reparti - Evita le opzioni legate a un solo fornitore di calendari.

• Lascia che le persone scelgano tra gli orari prestabiliti: è più facile e veloce scegliere che negoziare.

• Gestisci i gruppi numerosi con i sondaggi: è particolarmente utile quando sono coinvolti più dipartimenti.

• Tieni la sicurezza in primo piano: assicurati che la tua piattaforma di pianificazione sia conforme agli standard aziendali.

Non si tratta solo di programmazione. Si tratta di risparmiare tempo, ridurre lo stress e permettere al tuo team di concentrarsi su ciò che conta davvero.

Doodle: Un modo migliore per prenotare le riunioni tra i team

Doodle semplifica il coordinamento tra i vari reparti, sia che tu debba prenotare con cinque persone che con cinquanta.

Ecco come Doodle si inserisce in un flusso di lavoro IT:

• Sondaggio di gruppo: hai bisogno del parere di più persone? Lascia che votino su un orario che vada bene. Per creare un sondaggio è necessario un account Doodle, ma i partecipanti non devono registrarsi.

• 1:1: proponi alcune fasce orarie disponibili e lascia che sia il tuo collega a scegliere: perfetto per il supporto interno o l'onboarding.

• Pagina di prenotazione: Imposta la tua disponibilità una volta sola e condividila con gli altri. Ideale per le richieste ripetute o se sei la persona di riferimento per diversi team.

• Foglio di iscrizione: Organizza sessioni di formazione o finestre di manutenzione programmata e lascia che le persone scelgano il loro posto.

• Doodle si adatta automaticamente ai fusi orari, così se il tuo team si trova a New York, Berlino o Singapore, tutti vedranno l'ora locale corretta.

• Gli utenti mantengono il pieno controllo sui propri dati e sulle impostazioni della privacy, il che è importante soprattutto quando la conformità è una priorità.

E sì, la sicurezza è assicurata. Doodle offre una protezione di livello aziendale, quindi non devi preoccuparti della conformità o della privacy dei dati. Puoi fidarti di Doodle per gestire la tua pianificazione in modo sicuro.

Perché l'IT dovrebbe essere il leader di una programmazione più intelligente

Conosci i sistemi, conosci le persone e sai come appare il caos quando le cose non funzionano.

Quando l'IT si fa promotore di una semplificazione della pianificazione, tutti ne traggono vantaggio:

• Meno ticket interni

• Meno tempo sprecato per il coordinamento

• Più tempo per il lavoro effettivo del progetto

• Un'esperienza più professionale e affidabile in tutti i reparti

Dimostra leadership e crea fiducia negli strumenti che consigli.

Inizia a organizzare riunioni che funzionano davvero

Non devi fare da intermediario per ogni conflitto di calendario. Con Doodle puoi creare un modo per far sì che le persone prenotino il loro tempo, rispondano ai sondaggi o si iscrivano senza problemi.

È veloce. È chiaro. E funziona davvero.