State of Meetings Report 2021

3 risultati del nostro Rapporto sullo Stato delle Riunioni

Come sono cambiati i meeting nel 2020? Quale sarà l'impatto a lungo termine di questo cambiamento? E il 2020 potrebbe aver cambiato il modo in cui ci riuniamo per sempre?

Queste sono le domande a cui intendiamo rispondere in questo rapporto.

Il 2020 ha cambiato le nostre vite in molti modi e il nostro modo di lavorare non ha fatto eccezione. In tutto il mondo, le chiusure nazionali e le restrizioni ai viaggi hanno costretto le aziende a pensare a nuovi modi per tenere le porte aperte.

Il nostro rapporto sullo stato delle riunioni ha analizzato oltre 30 milioni di riunioni prenotate tramite Doodle tra il 1° gennaio e il 31 dicembre: ecco tre cose da sapere.

Le riunioni virtuali sono in aumento e sono destinate a rimanere.

La nostra ricerca ha dimostrato che, sebbene le riunioni virtuali siano aumentate negli ultimi anni, il 2020 ha dato loro la svolta necessaria per diventare un elemento consolidato del mondo aziendale.

Una ricerca condotta da Doodle ha rilevato che quasi il 60% degli intervistati temeva che sarebbe stato più difficile trattare con i clienti online. Molti di questi timori riguardavano problemi tecnologici, distrazioni incontrollabili come il rumore di fondo e la mancanza di attrezzature adeguate. Il 2020 ha costretto le persone a confrontarsi con queste paure.

In tutto il mondo, le riunioni virtuali 1:1 sono aumentate di un incredibile 1.230%. In luoghi come gli Stati Uniti, è stato dimostrato che i check-up per la salute mentale e le riunioni più brevi hanno contribuito a questo fenomeno.

Anche gli incontri virtuali di gruppo sono aumentati. Da gennaio a dicembre si è registrato un aumento del 613% delle riunioni di tre o più persone. Nel Regno Unito, i nostri dati hanno mostrato che un maggior numero di persone si riuniva durante gli orari in cui normalmente si recava al lavoro. Nonostante i timori di molte aziende, il 61% dei datori di lavoro ha riferito che il loro personale è altrettanto concentrato a casa che in ufficio. Inoltre, ritengono che la collaborazione sia migliorata o rimasta invariata.

Con le riunioni virtuali che aiutano anziché ostacolare il business, molti vedono i potenziali vantaggi che il lavoro a distanza potrebbe portare alle loro organizzazioni. Le aziende possono ridimensionare gli uffici e adottare l'hot-desking. Questo non solo fa risparmiare denaro all'azienda, ma può avere benefici anche per il personale. Una ricerca condotta da Barco ha confermato che l'85% delle persone dichiara di preferire un modello ibrido di lavoro tra casa e ufficio. Inoltre, l'eliminazione dei lunghi spostamenti per il personale e la possibilità di lavorare in modo più flessibile possono aumentare notevolmente il benessere mentale, riducendo di conseguenza le assenze del personale.

Per conoscere gli altri aspetti della vita lavorativa che ci aspettiamo cambieranno grazie alle riunioni virtuali, è possibile consultare il rapporto completo.

Aspettatevi più colloqui online

Il reclutamento a distanza era già in aumento. Sempre più aziende, soprattutto le start-up e quelle del settore tecnologico, lo stavano utilizzando come opzione più valida per trovare le persone giuste. COVID 19 ha costretto il resto del mondo a mettersi al passo.

Non solo abbiamo visto un numero di aziende mai visto prima reclutare interamente online, ma i dati suggeriscono che abbiamo fatto un salto in avanti di circa cinque anni.

Prendiamo ad esempio Spotify. L'anno scorso, dopo aver adottato il suo stile di lavoro per far fronte al COVID 19, ha deciso che i dipendenti possono lavorare in remoto da qualsiasi parte del mondo. Il CEO di Facebook, Mark Zuckerberg, ha dichiarato di aspettarsi qualcosa di simile da Facebook. Ha detto al personale che metà del personale del gigante sociale lavorerà in remoto nei prossimi cinque-dieci anni.

L'aumento del lavoro da remoto comporta un aumento del reclutamento da remoto e i dati del nostro rapporto lo dimostrano. Il reclutamento e l'onboarding virtuale sono aumentati del 64% da gennaio a dicembre.

Il reclutamento virtuale può aiutare le aziende anche in altri modi. [Il benessere mentale e la prevenzione del burnout sono considerati dalle aziende più di quanto non lo fossero anche solo pochi anni fa (https://www.forbes.com/sites/robinryan/2020/05/27/how-the-coronavirus-is-changing-hiring-and-recruiting-going-forward/?sh=5d08097f5ce4). Con i colloqui e l'onboarding online, le organizzazioni possono snellire i processi, renderli più efficienti e garantire che i dipendenti rimangano felici e in salute.

Nonostante l'aumento del lavoro a domicilio, usiamo ancora i cellulari per prenotare le riunioni.

Questo è uno di quei risultati che sembrano sorprendenti e attesi allo stesso tempo. La crescita della tecnologia mobile è stata esponenziale negli ultimi anni, quindi sembra logico che le persone utilizzino i loro telefoni per prenotare le riunioni.

D'altra parte, con un numero sempre maggiore di persone che lavorano da casa (e molti di noi sono bloccati lì a causa delle restrizioni di viaggio), c'è un certo scollamento tra le persone che siedono davanti al computer tutto il giorno e quelle che prenotano riunioni.

Nel 2020, oltre il 60% delle riunioni prenotate è stato effettuato tramite un telefono cellulare. Rispetto al 2019, le prenotazioni di riunioni tramite desktop si sono quasi dimezzate, passando da poco più del 38% al 21,3%.

Riteniamo che ciò sia dovuto a un paio di motivi.

Oggi più dispositivi di sempre si sincronizzano tra loro. Prendiamo ad esempio il computer portatile: quando si aggiorna il calendario, le modifiche vengono apportate anche al telefono. Sembra quindi logico che se una riunione viene visualizzata quando si è sul telefono, la si conferma.

La tecnologia, in particolare le apparecchiature mobili e video, è diminuita drasticamente di prezzo negli ultimi anni. Pensate alle riunioni di 10 o 20 anni fa. Per partecipare a una riunione in modo virtuale, era necessaria un'attrezzatura costosa (che spesso richiedeva una linea telefonica propria). Oggi, grazie a Zoom e Microsoft Teams, è possibile partecipare alle riunioni virtualmente (si fa per dire) ovunque.

**Il nostro rapporto sullo stato delle riunioni nel 2020

Questo è solo una parte di ciò che il nostro rapporto ha mostrato sulle riunioni nel 2020. Se volete leggere il rapporto completo, potete scaricarlo gratuitamente.