Perché il tempo di risposta dei lead è fondamentale per raggiungere gli obiettivi di vendita

Che cosa hanno in comune i lead marketing, i Giochi Olimpici e i film di Keanu Reeves degli anni '90? Sono tutti esempi di momenti in cui la velocità è assolutamente importante.

Naturalmente, al giorno d'oggi, siamo tutti invitati ad abbandonare la frenesia e il trambusto della corsa dei topi e a prendercela con calma. La lentezza ha sicuramente i suoi vantaggi quando stai invecchiando un whisky scozzese, ti stai godendo un ballo romantico o stai partecipando a una metafora di tartaruga e lepre. Ma rispondere ai contatti in entrata è un momento in cui bisogna andare avanti velocemente, non mettere in pausa.

Sempre più spesso, come team di vendita, vivrai e morirai in base ai tuoi tempi di risposta ai lead. Tuttavia, a proposito del tasto "pausa", vediamo di rivedere esattamente cosa intendiamo per "tempo di risposta ai lead" e di capire perché è una metrica così importante.

Il tempo di risposta del lead spiegato

Tempo di risposta del lead = il tempo trascorso dalla creazione del lead al primo contatto significativo (risposta, chiamata o incontro prenotato). Un lead inbound è un contatto di un potenziale cliente che indica un interesse per i prodotti o i servizi della tua azienda. Potrebbe arrivare tramite un modulo sul tuo sito web, un'e-mail, una telefonata o, sempre più spesso, un messaggio sui social media.

I contatti in entrata sono spesso il risultato di attività di marketing, come SEO, ricerca a pagamento, pubblicità, social o content marketing. Essendo inbound, cioè il potenziale cliente ha contattato proattivamente la tua azienda per comunicare il suo interesse, questi contatti sono in genere più qualificati di quelli in uscita scoperti dal team di vendita. Stanno cercando attivamente una soluzione, quindi sono probabilmente più avanti nel percorso decisionale e hanno maggiori probabilità di essere conquistati - e conquistati più velocemente.

Con tutto questo in mente, ridurre al minimo il tempo che intercorre tra l'arrivo di un lead nella tua azienda e il primo contatto tra il prospect e un membro del tuo team di vendita è fondamentale. Più veloce sarà la risposta, più alti saranno i tassi di connessione e di conversione.

Un decennio fa, uno studio della Harvard Business Review ha evidenziato l'importanza della regola dell'ora. In breve, quando un venditore contattava un potenziale cliente entro un'ora dal primo contatto, aveva 60 volte più probabilità di trasformare l'opportunità in un cliente rispetto a chi aspettava ben 24 ore prima di ricontattarlo. Questo studio ha reso il tempo di risposta dei lead una metrica fondamentale per tutte le organizzazioni di vendita che devono monitorare e migliorare.

Il punto ottimale è ora ancora più breve

Sebbene la maggior parte dei responsabili delle vendite sia consapevole dell'importanza dei tempi di risposta ai lead, molti non li considerano ancora prioritari. Più della metà delle aziende impiega ancora più di un'intera settimana lavorativa per rispondere ai lead in entrata. Si tratta di un potenziale cliente che ha ricevuto una segnalazione, ha visto una pubblicità o un contenuto, ti ha trovato tramite una ricerca sul web e ha contattato attivamente la tua azienda. Troppe aziende li lasciano in attesa per giorni.

Naturalmente, non tutte le aziende sono così disinvolte quando si tratta di trasformare i contatti in affari. Lo studio di HBR di cui abbiamo parlato prima ha rivelato che il tempo medio di risposta è di 42 ore. Meno di due giorni interi sembrano un buon risultato, se non si considera che la maggior parte dei clienti ha cercato le opzioni molto prima di contattare i fornitori ed è pronta a fare il passo successivo: una demo, una telefonata di scoperta o addirittura un preventivo.

Non vedono l'ora di comprare. Questo spiega perché il 78% dei clienti acquista dalla prima azienda che risponde. Se questo non è sufficiente a tenere svegli la maggior parte dei venditori, prova a vedere questo dato: solo il 7% dei team di vendita contatta i nuovi lead inbound entro cinque minuti. Il 7% non sarà una cifra elevata, ma è abbastanza alta da far pensare che uno dei tuoi concorrenti sia lì, a batterti sul tempo.

Come rispondere ai contatti

Gli studi confermano la nuova regola dei cinque minuti:

• Contatta i nuovi contatti entro cinque minuti. Avrai ~100× più probabilità di raggiungerli e ~21× più probabilità di qualificarli rispetto a chi aspetta 30 minuti.

• Inizia in modo umano. Chiedi al tuo cliente come sta. Aumenterà la possibilità di prenotare un follow-up di quasi il 350%.

• Stabilisci il passo successivo prima di riagganciare. Ci vogliono in media otto contatti per trasformare i contatti in clienti e solo il 2% delle vendite avviene al primo incontro. Pertanto, l'obiettivo del primo contatto è quello di ottenere rapidamente un follow-up.

Gli stessi principi alla base della regola dei cinque minuti si applicano a tutti gli incontri di follow-up o alle dimostrazioni dei prodotti. Solo perché sei arrivato per primo mentre i tuoi concorrenti stavano ancora preparando il caffè, non significa che puoi rilassarti. Rimanere all'avanguardia e colpire quando l'interesse è massimo è la chiave per trasformarli in clienti felici e apprezzati.

Usa Doodle per far sì che ogni risposta di cinque minuti si trasformi in un incontro prenotato tra dieci.

Come Doodle ti aiuta a vincere velocemente

• Pagina di prenotazione (1:1): condividi un link e lascia che i potenziali clienti scelgano gli orari più adatti alle tue regole (orari di lavoro, buffer, preavviso minimo).

• Sondaggio di gruppo (demo per più persone): proponi gli orari e blocca lo slot a cui può partecipare l'intero comitato d'acquisto.

• Foglio d'iscrizione (webinar/ore d'ufficio): fissa un tetto massimo di posti e riempi le sessioni senza doverle coordinare manualmente.

• SDR → passaggio di consegne all'AE: assicurati il passo successivo prima di riattaccare condividendo la pagina di prenotazione dell'AE in diretta durante la chiamata.

Non programmare tempestivamente gli incontri o lasciare che i contatti si perdano dopo averli riprogrammati sono alcune delle cause più comuni, ed evitabili, di perdita di affari. Utilizza uno strumento di pianificazione di qualità, in modo che ogni risposta di cinque minuti si trasformi in un incontro prenotato in dieci. Gli account manager e i team di prodotto possono pubblicare una pagina di prenotazione Doodle che gli SDR possono condividere con i lead, evitando il solito tira e molla. Una volta prenotati, entrambi i calendari si aggiornano automaticamente, il collegamento video (Zoom/Teams/Meet) viene aggiunto, i fusi orari vengono gestiti e i promemoria automatici riducono i no-show. Ancora meglio, incorpora la tua pagina di prenotazione Doodle nella tua pagina di ringraziamento o nei moduli, in modo che i potenziali clienti si prenotino da soli all’istante: una vera risposta a zero minuti.

Quindi, anche se siamo tutti d'accordo sul fatto che alcune cose nella vita - una passeggiata estiva sulla spiaggia, preparare la tazza di caffè perfetta o cucinare una costata - sono meglio eseguite a un ritmo lento e piacevole, quando si tratta di risposte inbound, la velocità di risposta è un vantaggio decisivo. Stai cercando di prenotare più appuntamenti con i tuoi clienti ma sei sempre preso da altre attività? Ecco alcuni consigli che potrebbero aiutarti.