Stabilire l'agenda: due rapidi consigli per dare una scossa alla vostra agenda

È uno dei principi fondamentali per organizzare una riunione eccellente: stabilire un ordine del giorno. Un ordine del giorno preciso permette di mantenere le riunioni in linea con i tempi e con gli argomenti, consente una preparazione efficace, incoraggia la partecipazione alla riunione e garantisce che tutti gli argomenti chiave vengano trattati. Ma questo lo sapevate già, vero? Pensiamo che se state leggendo il blog di Doodle siete già esperti nell'arte di definire l'ordine del giorno di una riunione. E probabilmente state già facendo circolare i vostri ordini del giorno prima della riunione con la funzione di messaggistica di Doodle Premium, perché sapete che i vostri invitati saranno più preparati se hanno avuto il tempo di pensare ai punti chiave della riunione. Tuttavia, se volete migliorare le vostre riunioni nel 2019, l'ordine del giorno potrebbe essere un buon punto di partenza. Ecco due semplici idee per dare una scossa al vostro ordine del giorno:

Lasciate che qualcun altro stabilisca l'ordine del giorno

Il problema degli ordini del giorno è che di solito sono fissati dalla stessa persona e spesso questa persona è impiegata a livello dirigenziale. Ciò significa che la direzione decide le domande di discussione e i punti d'azione, quindi l'agenda "scende" dai dipendenti di alto livello al resto del team. Ma coltivare conversazioni dinamiche, in cui le idee fluiscono verso l'alto e verso il basso tra la direzione e i dipendenti, è fondamentale per creare e mantenere una cultura del lavoro dinamica, comunicativa e reattiva. Provate quindi a diversificare il flusso di informazioni modificando l'ordine del giorno delle riunioni: funziona per il venture capitalist ed ex CEO Ben Horowitz. Horowitz si impegna a tenere regolarmente incontri individuali con i suoi dipendenti e, in questi incontri, *sono loro a stabilire l'ordine del giorno. Si tratta di un semplice stravolgimento della tipica procedura di riunione che consente a Horowitz di tenere sotto controllo le priorità e le preoccupazioni dei suoi dipendenti e stimola un flusso dinamico di idee e feedback sul posto di lavoro.

Fermati, collabora e ascolta!

D'accordo: lasciare che qualcun altro stabilisca occasionalmente l'ordine del giorno di un incontro individuale o di un piccolo gruppo può essere bello. Ma non è possibile che questa mossa funzioni per una riunione di tutti i dipendenti o per un'assemblea generale, giusto? Sbagliato! Perché non provare a creare un ordine del giorno collaborativo per la prossima riunione di tutto il team? Ecco come funziona: stabilite un ordine del giorno libero e fatelo circolare prima della riunione. Organizzate la riunione in una grande stanza con molte lavagne o con fogli appesi alle pareti, una lavagna o un foglio per ogni punto all'ordine del giorno. Chiedete al vostro team di attraversare la stanza e di aggiungere commenti, domande o scarabocchi sotto ogni punto. Rifinite l'ordine del giorno in base ai suggerimenti del team: ora l'ordine del giorno della riunione risponde alle preoccupazioni del team, corrisponde alle sue priorità e risponde a tutte le sue domande.

E questo è tutto! Due semplici strategie per dare energia alle riunioni. Potete cancellare subito "scuotere la prossima riunione" dalla vostra agenda...