Avete bisogno di uno strumento di gestione dei progetti? Ecco da dove iniziare

La gestione dei progetti può sembrare un concetto contemporaneo. In realtà, esiste da quando esistono progetti da gestire. Pensate alla complessità della pianificazione e dell'esecuzione della costruzione della Grande Muraglia o della ferrovia transcontinentale. (Oppure: dopo tutto, è grazie alla gestione dei progetti che abbiamo la Grande Muraglia cinese e la ferrovia transcontinentale, due progetti complessi con, letteralmente, molte parti in movimento).

Ma non è necessario creare una struttura visibile dallo spazio per beneficiare della gestione dei progetti. Qualsiasi attività che preveda un obiettivo, una tempistica, un budget e delle parti interessate necessita di un certo grado di project management. Che stiate dipingendo la cucina o mettendo insieme un budget per il vostro team in ufficio, ci sono molti strumenti diversi per aiutarvi a portare a termine il lavoro. Abbiamo valutato i software di gestione dei progetti più diffusi, in modo che possiate pianificare, documentare, eseguire e valutare efficacemente il vostro prossimo grande (o piccolo!) progetto. Entriamo nel vivo!

Cosa sapere prima di iniziare il vostro prossimo progetto

Tutti i progetti devono avere un obiettivo chiaro e misurabile - evitate gli obiettivi velleitari! In questo modo è facile capire se si è raggiunto o meno il risultato desiderato. Dovreste essere in grado di monitorare e valutare i risultati ottenuti, in modo da poter migliorare i vostri processi per il prossimo progetto. È inoltre importante parlare con tutte le parti interessate e preparare una documentazione per assicurarsi che tutti comprendano il piano prima di iniziare. Non c'è niente di peggio che arrivare a metà di un progetto e doverlo ricominciare da capo perché qualcuno non ha avuto la possibilità di intervenire. Con tutto questo e altro da gestire, come può un buon project manager coprire tutte le basi e portare a termine un progetto in modo efficiente? Con lo strumento migliore, ecco come!

Hive

La macchina del marketing di Doodle è multilivello, multigruppo e multitasking! Abbiamo copywriter, blogger, web designer, email marketer e altri ancora, che informano la nostra base di 30 milioni di utenti sui modi migliori per ottimizzare la loro programmazione e sfruttare al meglio Doodle, oltre a tenerli aggiornati sulle nuove funzionalità e sugli sviluppi.

Utilizziamo Hive per far funzionare il motore del marketing di Doodle. Hive è uno strumento di gestione dei progetti e di produttività che consente ai team di lavorare come vogliono. Ogni progetto in Hive consente 6 visualizzazioni separate: Gantt, Kanban, calendario, tabella, etichetta e vista del team. Questo tipo di flessibilità significa che ogni membro del team marketing di Doodle può lavorare nel modo che gli è più congeniale. A volte la visualizzazione delle dipendenze in un diagramma di Gantt è ancora più importante della troppo semplice colonna "In corso" di un pannello di stato. Hive offre anche integrazioni con migliaia di altre applicazioni che utilizziamo quotidianamente tramite Zapier, consentendoci di mantenere i nostri processi agili.

Trello

Trello è incredibilmente bello. Basta vedere il simpatico cane mascotte, Taco, per voler fare un tentativo. Ma al di là del simpatico cane, Trello offre un'applicazione per la gestione delle attività che aiuta a tenere traccia dei compiti a cui si sta lavorando e di chi è responsabile per ciascuno di essi. Sebbene manchi della flessibilità di Hive e di alcune altre funzioni chiave (come la chat locale), Taco è davvero intuitivo da usare. Ogni progetto vive in una propria bacheca. Ogni lavagna di Trello è come un elenco dinamico di cose da fare. È possibile aggiungere schede a ogni elenco, che rappresentano attività, e spostare le schede in base ai progressi. Ogni scheda può essere etichettata come "da fare", "in corso" o "completata" per indicarne lo stato. Le schede possono essere assegnate a diversi membri del team. Quando si raggiungono determinate pietre miliari, Trello lo notifica.

Asana

Asana può aiutarvi a gestire progetti complessi che comprendono più attività e sottoattività con un po' più di destrezza rispetto a Trello. Asana funziona in modo simile a Trello, con elenchi e schede, ma il suo formato consente di vedere più chiaramente le dipendenze tra attività e gruppi di attività. Grazie alla sua funzione di timeline, è possibile individuare facilmente i colli di bottiglia e prepararsi a situazioni impreviste. Con Trello, le schede possono perdersi nella confusione quando sono troppe. Con Asana è più facile tenere traccia delle singole schede, anche se il progetto diventa più complesso del previsto. Asana ha anche una visualizzazione a calendario, che è molto utile per comprendere l'intera portata del progetto e gestire le scadenze. Aggiungeremmo anche che l'interfaccia utente è un po' più simile a quella di un'azienda, mentre Trello ha un'atmosfera divertente e informale.