Riunioni di emergenza del consiglio di amministrazione: Perché agilità e dinamismo sono fondamentali

Nelle ultime settimane ho visto sempre più notizie, post su LinkedIn e tweet sui licenziamenti in aziende di tutti i settori, dimensioni e sedi. Alcuni settori, però, sono stati colpiti più duramente di altri. Prendiamo ad esempio il settore dei viaggi. I principali marchi alberghieri sono costretti a licenziare migliaia di lavoratori, mentre altri sono costretti ad attuare licenziamenti massicci per rimanere snelli e operativi in questi tempi di incertezza. Alcune aziende stanno addirittura mettendo i dipendenti in congedo non retribuito per un periodo di tempo prolungato.

Sono tutte decisioni molto difficili da prendere per i dirigenti e i consigli di amministrazione. Nessuno, me compreso, sta esprimendo giudizi. Ma per arrivare a queste decisioni difficili, è stato necessario organizzare riunioni di emergenza del consiglio di amministrazione, che inevitabilmente si sono svolte in modo virtuale. Considerati gli ostacoli normativi e di conformità che molti consigli di amministrazione devono affrontare, la SEC ha recentemente pubblicato una guida per aiutare le società pubbliche, le società di investimento e gli azionisti a condurre virtualmente le riunioni del consiglio di amministrazione in seguito alla pandemia di coronavirus. Si tratta quindi di una buona notizia e di un passo nella giusta direzione.

Purtroppo, però, i processi di riunione dei consigli di amministrazione sono impregnati di tradizioni di vecchia scuola che sembrano arcaiche e controintuitive rispetto all'ambiente digitale in cui viviamo e lavoriamo. Ma con la COVID-19, quanto sono pronti i membri del consiglio di amministrazione ad adeguarsi e adattarsi? Cosa li ostacola in questo momento? La tecnologia potrebbe fare la differenza tra la sopravvivenza e il fallimento dopo una crisi?

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Per rispondere a queste domande, ho parlato con Ben Kepes, direttore di Diversity Ltd. Oltre a far parte del consiglio di amministrazione di molte organizzazioni, è anche un analista del settore tecnologico e ha scritto per importanti pubblicazioni come GigaOm e ReadWrite. Durante la pandemia di Covid-19, la sua azienda, Cactus Outdoor, sta dedicando l'intero stabilimento alla produzione delle sue mascherine, realizzate in Nuova Zelanda con lana e cotone organico.

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*Ecco alcuni estratti della nostra conversazione.

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Qual è il processo tradizionale per organizzare una riunione del consiglio? Quanto tempo può essere necessario per far sì che tutti i membri del consiglio siano allineati e d'accordo su giorno, ora e ordine del giorno?

Ben: Per la maggior parte di noi, oggi incollati ai nostri dispositivi digitali e mobili, il processo di organizzazione delle riunioni del consiglio di amministrazione è piuttosto antiquato e inefficiente. Di solito si inizia con una seduta all'inizio dell'anno per definire in anticipo le date accettabili per le riunioni dei 12 mesi successivi. E ho già detto che di solito lo si fa con carta e penna? Poiché molte aziende si trovano a dover prendere decisioni importanti e difficili in questo momento - e devono farlo in fretta - questo processo antiquato non funziona quando si è in uno stato di crisi.

Inoltre, a volte ci vuole un'eternità (o almeno così sembra) perché i consiglieri si mettano d'accordo su un giorno e un orario che vadano bene per tutti. E poiché si trovano a un livello così alto dell'organizzazione (e le loro responsabilità hanno un peso e un'influenza enormi), la loro disponibilità può cambiare all'improvviso. Ciò comporta ulteriori ritardi nella realizzazione delle riunioni urgenti del consiglio di amministrazione e, spesso, può addirittura portare alla loro cancellazione. Le riunioni del consiglio di amministrazione annullate sono un lusso che nessuna azienda può permettersi in questo momento.

Questo potrebbe causare ritardi nelle discussioni e nelle risoluzioni di argomenti/problemi importanti che potrebbero influenzare positivamente o negativamente la crescita del business e il ROI?

Ben: Si tratta in realtà di capire come deve essere una buona governance per un'organizzazione dinamica che cerca di navigare in un ambiente in continua evoluzione. L'idea che i consigli di amministrazione delle aziende tecnologiche utilizzino processi e metodi di riunione obsoleti è controintuitiva. Questo la dice lunga sulla loro capacità di adattarsi a un ambiente in continua evoluzione. In questo momento, i consigli di amministrazione sopravvivranno o falliranno in base alla loro agilità e adattabilità.

La sfortunata realtà è che i direttori dei consigli di amministrazione a volte non adempiono ai loro doveri a causa di ritardi e inefficienze legate a conflitti di programmazione. Per chiunque faccia parte di un consiglio di amministrazione, sarà fondamentale adattare il proprio modo di lavorare e integrare alcuni strumenti come Doodle e Zoom, che rendono facile ed efficiente la programmazione di quelle riunioni di emergenza del consiglio di amministrazione che potrebbero in ultima analisi determinare l'uscita dall'attuale clima di instabilità.

[Ho introdotto Doodle in tre o quattro consigli di amministrazione tradizionali (https://doodle.com/en/solutions/board-meetings/) in cui siedo. Ha avuto un impatto enorme sulla loro capacità di programmare e gestire riunioni ad hoc e di emergenza (come molte organizzazioni devono fare in questo momento). Ma per i consigli che fanno ancora le cose alla vecchia maniera, non sfruttare appieno la tecnologia e gli strumenti come Doodle e Zoom potrebbe far sì che le riunioni del consiglio non abbiano luogo.

Il pericolo di non programmare le riunioni di emergenza del consiglio è reale e serio. Il risultato è una nave senza timone che le organizzazioni cercano di governare in situazioni instabili. Questo non è uno scenario praticabile in situazioni di emergenza, come l'attuale epidemia di coronavirus. Il consiglio di amministrazione deve essere in grado di reagire rapidamente, poiché le cose cambiano ogni giorno. È quindi fondamentale che i consigli di amministrazione comunichino in modo rapido, efficace e regolare. In questo caso, strumenti di lavoro a distanza come Doodle Zoom sono strumenti fondamentali per far sì che ciò avvenga.

**Ritiene che riunioni del consiglio di amministrazione mal gestite possano influenzare direttamente il modo in cui un'organizzazione affronta (e supera) un'emergenza/crisi? Può spiegarci meglio?

Ben: Assolutamente sì. Questo è un momento in cui le persone devono incontrarsi regolarmente e prendere decisioni rapidamente in un contesto in continua evoluzione. Un consiglio di amministrazione che non è in grado di reagire a questi cambiamenti in tempo reale non supererà questa crisi (o qualsiasi altra crisi, se è per questo), o non la supererà affatto.

La maggior parte dei consigli di amministrazione, soprattutto quelli delle organizzazioni quotate in borsa, opera in un ambiente altamente regolamentato (ad esempio, Sarbanes Oxley, GDPR dell'UE, ecc.). Quindi ci sono una serie di obblighi legali a cui pensare quando si tratta di conformità. Ma il problema è che i consigli di amministrazione tendono a operare con un rapporto 90/10: 90% concentrato sulla conformità e 10% sulla strategia aziendale. Nel contesto dell'attuale epidemia di coronavirus, questo rapporto non è sostenibile o a prova di futuro.

Per una buona governance, i consigli di amministrazione hanno bisogno di un ordine del giorno, di un calendario, di obiettivi, di risultati, di documenti del consiglio e di altri elementi essenziali. Ma se tutta questa "roba" finisce per essere un ostacolo alla capacità del consiglio di pensare e agire in modo strategico, se non è irrilevante, quantomeno manca il senso della risposta alle crisi. Ho scoperto che quando un consiglio di amministrazione incorpora tecnologie/strumenti come Doodle e Zoom nel proprio modo di lavorare, può essere considerato un indicatore del fatto che un consiglio sia a prova di futuro e adatto allo scopo. Questo è importante ora più che mai.

**Qual è il suo consiglio per i consigli di amministrazione che si trovano a dover organizzare riunioni di emergenza?

Ben: Quasi tutti i consigli di cui faccio parte si riuniscono almeno una volta alla settimana (e alcuni quotidianamente). Potrebbe trattarsi di aggiornamenti rapidi di 30 minuti o di conversazioni più approfondite che potrebbero durare alcune ore. Anche le organizzazioni con opportunità di crescita potenzialmente grandi in questo momento (ad esempio, e-commerce, servizi di consegna, logistica, magazzino/distribuzione) devono essere in grado di reagire rapidamente alle situazioni in evoluzione. Ciò significa che i consiglieri di amministrazione devono essere costantemente informati. Ma se non hanno gli strumenti giusti per connettersi, incontrarsi e coordinarsi con gli altri membri del consiglio di amministrazione, gli investitori e gli azionisti, allora hanno problemi più grandi per le mani.

Le caratteristiche fondamentali di un buon programma di governance sono due: adattabilità e dinamismo. Una componente importante è la capacità di programmare riunioni ad hoc. Oggi tutte le organizzazioni passano molto tempo a parlare di trasformazione digitale. Ma molti dirigenti (e consigli di amministrazione) la considerano come qualcosa che si concentra principalmente sull'esperienza del cliente e sui punti di contatto delle vendite. Ma è molto di più e riguarda ogni aspetto del funzionamento di un'organizzazione. L'adozione da parte dei consigli di amministrazione di strumenti come Doodle e Zoom a livello di consiglio di amministrazione è un altro esempio di trasformazione digitale. Se un consiglio di amministrazione non ha una mentalità digitale, come può aspettarsi che la sua organizzazione sopravviva a una crisi, per non parlare della sua crescita dopo la fine della crisi?

**Per vedere da vicino come funziona l'integrazione Doodle-Zoom e come può aiutare il consiglio a organizzare riunioni di emergenza in pochi minuti, guardate questo video.