Guida rapida alla programmazione delle ore di ufficio con la pagina di prenotazione di Doodle

Non è un segreto che una componente fondamentale per essere un educatore di successo sia fornire opportunità di interazione diretta tra studenti e docenti. Dal permettere agli studenti di chiarire la comprensione di concetti difficili al risolvere domande importanti sulla struttura del corso, mettere i docenti a disposizione degli studenti è importante per rispondere alle esigenze di apprendimento individuali. A volte solo cinque o dieci minuti di interazione diretta possono trasformare l'esperienza educativa.

L'orario di ricevimento ha un ruolo fondamentale nel garantire il successo degli studenti. Ma come sanno gli studenti e gli educatori, programmare gli orari di ricevimento non è sempre un processo agevole. Dalle difficoltà nell'organizzare gli appuntamenti individuali ai lunghi tempi di attesa associati alle sessioni di tipo drop-in, l'esperienza dell'orario di ricevimento spesso non è positiva. Sebbene l'importanza di fornire opportunità di contatto con gli studenti sia oggi più che mai importante - le grandi classi a distanza possono spesso essere un'esperienza impersonale - le sfide legate alla programmazione degli appuntamenti sono aumentate. Sono finiti i tempi dei cartacei (https://doodle.com/en/solutions/education/). Le lunghe file che si allungavano per i corridoi sono ora passate a lunghe catene di e-mail.

Il processo di organizzazione degli orari d'ufficio non deve essere necessariamente impegnativo. Come docente universitario che crede nell'importanza di facilitare gli incontri tra studenti e docenti, posso garantire che Doodle è forse il modo più semplice per organizzare gli orari di ricevimento.

Come illustrato di seguito, è possibile creare slot di iscrizione in cinque minuti, risparmiando tempo e rendendo l'intero processo molto più invitante per gli studenti.

Capire gli slot della pagina di prenotazione di Doodle

Il vero punto di forza dell'utilizzo di Doodle per organizzare gli orari di ricevimento è la sua semplicità e flessibilità. L'approccio semplice di Doodle per la creazione di slot Booking Page è perfetto anche per i meno esperti, con opzioni di personalizzazione adatte a educatori di ogni livello. Inoltre, l'intuitivo processo di iscrizione rende il tutto invitante e semplice da completare per gli studenti.

Passo 1: collegare il calendario

Uno dei molti vantaggi dell'utilizzo della pagina di prenotazione di Doodle è la sua capacità di integrarsi direttamente con Google Calendar e Office 365. Le riunioni programmate e prenotate con Doodle si integreranno direttamente con il vostro calendario principale e tutte le altre riunioni inserite nel vostro calendario si sincronizzeranno con Doodle, impedendo automaticamente agli studenti di prenotare il loro tempo.

Fase 2: creazione di una pagina di prenotazione

Dopo aver collegato il calendario esterno, è possibile iniziare a inserire le informazioni sull'orario di ricevimento. Queste includono:

1. Titolo del calendario: Un modo per chiarire agli studenti che si stanno iscrivendo al calendario corretto.

2. Link personalizzabile: Un link da condividere con gli studenti via e-mail o sulla bacheca del corso. Questo link è personalizzabile e serve a chiarire agli studenti a cosa serve.

3. Descrizione: Può essere utile per aggiungere ulteriori istruzioni, ad esempio per indirizzare gli studenti a iscriversi a un incontro.

4. Sede: Per gli orari di ricevimento di persona, questa casella può essere utilizzata per ricordare agli studenti la sede dell'ufficio. Per gli orari di ricevimento online, questa casella può essere utilizzata per aggiungere il link alla vostra sala riunioni online. Se si utilizza Zoom, Doodle offre ulteriori opzioni per creare un link individuale per ogni riunione, quindi è possibile lasciare questa casella vuota.

Fase 3: Impostazione degli orari di riunione disponibili

La fase successiva della configurazione dell'orario di ricevimento consiste nel bloccare i periodi in cui si è disponibili a incontrare gli studenti. In questo modo si può fare in modo che gli orari di incontro vadano bene per voi e si evita che gli incontri con gli studenti vadano a gravare sulla vostra intera settimana. Sebbene le fasce orarie siano facilmente utilizzabili da una settimana all'altra, se in una settimana non siete disponibili per un determinato periodo di tempo, potete semplicemente creare un evento nel vostro calendario collegato, contrassegnarlo come "occupato" e quelle fasce orarie saranno automaticamente rimosse dalla pagina di prenotazione su Doodle.

Doodle rileva anche la posizione dell'utente, per cui mentre gli orari di riunione creati sono tutti nel vostro fuso orario, gli studenti che si trovano in un'altra parte del mondo vedranno le fasce orarie disponibili nella loro ora locale.

Fase 4: Definizione dei dettagli della riunione

Gli slot di riunione della pagina di prenotazione creati in Doodle sono personalizzabili nei seguenti modi.

1. Durata della riunione: Specificare la durata delle riunioni. Se si desidera più di una durata di riunione (ad esempio, 15 minuti per le riunioni in orario d'ufficio, ma un'ora per le riunioni di gruppo), è sufficiente creare due pagine di prenotazione separate. Poiché i calendari separati sono tutti sincronizzati con il calendario principale, se una riunione viene prenotata su uno di essi, l'opzione di orario verrà automaticamente rimossa dall'altra pagina di prenotazione.

2. Orizzonte futuro: L'opzione orizzonte futuro è un ottimo modo per limitare l'anticipo con cui gli studenti possono prenotare gli appuntamenti. Ad esempio, è possibile limitare le iscrizioni solo alle due settimane successive. Questo vi dà la flessibilità di prendere altri impegni, senza dovervi preoccupare che uno studente possa aver già prenotato quell'ora con largo anticipo.

3. Preavviso minimo: Un'altra grande caratteristica che vi aiuta a mantenere il controllo del vostro calendario è la possibilità di impostare un periodo minimo di preavviso. Assicurandovi che gli studenti debbano iscriversi con un certo anticipo, potrete strutturare la vostra giornata di conseguenza, senza dovervi preoccupare di ricevere all'improvviso una raffica di studenti che si iscrivono all'incontro.

4. Tempo di riserva: Incontrare gli studenti in un'unica soluzione può essere faticoso. Per questo può essere utile prevedere un tempo cuscinetto tra un incontro e l'altro, per avere un po' di tempo per riorganizzarsi o semplicemente per fare una pausa veloce. È sufficiente selezionare l'intervallo di tempo desiderato tra una riunione e l'altra.

Passo 5: Aggiunta di domande personalizzate

L'ultimo passo per configurare l'orario di ricevimento, che può aiutare a far sì che le riunioni dell'orario di ricevimento si svolgano in modo molto più fluido, è quello di raccogliere informazioni aggiuntive dagli studenti. Ad esempio, chiedere in anticipo di cosa vogliono discutere gli studenti può aiutare a prepararsi in anticipo, togliendo pressione al giorno stesso. Se insegnate in più classi o sezioni, può anche essere utile raccogliere queste informazioni, evitando di doverle cercare.

Fase 6: Anteprima degli slot disponibili

A questo punto, avete finito di configurare la pagina di prenotazione per il vostro orario di ricevimento e potete vedere in anteprima come apparirà l'incontro quando gli studenti si iscriveranno.

Gli studenti possono iscriversi direttamente dal link senza dover creare un account e riceveranno una conferma della prenotazione via e-mail. L'appuntamento si sincronizzerà automaticamente con il vostro calendario principale, evitando così il rischio di dimenticare l'appuntamento.

Gli studenti hanno anche la possibilità di riprogrammare un incontro direttamente dall'e-mail di conferma, risparmiandovi il tempo di coordinare una data alternativa.

Pochi minuti dopo... il grattacapo della programmazione delle ore d'ufficio è risolto.

Doodle è uno dei modi più semplici per programmare le ore di ricevimento degli studenti. Come illustrato sopra, bastano uno o due minuti per creare un link alla pagina di prenotazione che può essere condiviso con gli studenti, consentendo di programmare gli appuntamenti per le ore di ufficio con una supervisione minima.

La versatilità delle opzioni di pianificazione delle riunioni disponibili in Doodle fa sì che, una volta sperimentata la potenza della pianificazione con Doodle, ci si ritrovi a usarlo al di là della semplice prenotazione delle ore di ufficio per organizzare tutte le altre riunioni. Non vorrete più tornare a programmare manualmente le riunioni via e-mail.

Per sapere come sfruttare le funzioni di Doodle per migliorare le vostre riunioni di formazione, consultate "The Educator's Meeting Playbook. "

Autore: Gareth Keeves

Gareth è docente di strategia presso la Rice University e la University of California, Davis. Ha conseguito il dottorato di ricerca in strategia presso l'Università del Michigan. Ama incontrare gli studenti e imparare nuovi modi per migliorare l'esperienza educativa online.