7 Essential Time Management Tools for Educators

Che si tratti di un insegnante, di un professore, di un preside o anche di un ruolo di supporto, come l'amministrazione, sembra che essere oberati di lavoro, poveri di tempo e con un equilibrio tra lavoro e vita privata scarso o nullo sia solo un problema per chi lavora nel settore dell'istruzione. È necessario trovare rapidamente delle soluzioni. Altrimenti, rischiamo di perdere una generazione di insegnanti a causa di stress, burnout e semplice disimpegno.

Il settore dell'istruzione può essere il più colpito, ma non è il solo, con lo stress sul posto di lavoro a livelli record in tutto il mondo. Le organizzazioni e le industrie si stanno muovendo per affrontare questo problema, con programmi che educano i dipendenti a ridurre l'ansia e a gestire meglio il loro tempo, integrati da numerose applicazioni e strumenti che aiutano i lavoratori di ogni tipo a sviluppare un rapporto migliore con il lavoro.

In passato, il settore dell'istruzione è stato lento nell'adottare le nuove tecnologie di ogni tipo. Tuttavia, le istituzioni educative si sono avvicinate ai potenziali benefici della tecnologia con la pandemia COVID-19, che ha costretto un gran numero di scuole a passare da un giorno all'altro alle lezioni online, richiedendo che il settore inizi finalmente ad abbracciare l'edtech. Ma il ritrovato amore per la tecnologia non dovrebbe limitarsi agli strumenti didattici, poiché esiste un numero considerevole di applicazioni e soluzioni che potrebbero aiutare tutti coloro che lavorano nel settore dell'istruzione a gestire meglio il proprio tempo e a instaurare un rapporto più sano e piacevole con la propria carriera.

Ecco sette dei principali strumenti per iniziare.

1. Toggl

Parafrasando il matematico britannico del XIX secolo Lord Kelvin, "Se puoi misurarlo, puoi migliorarlo". Ecco perché le applicazioni per il monitoraggio del tempo, come Toggl, sono il miglior punto di partenza per migliorare la gestione del tempo all'interno dell'azienda. Gli utenti possono registrare le ore che dedicano a ciascuno dei loro progetti e persino classificare i progetti in base alla tipologia, utilizzando un'applicazione mobile o una versione basata sul web.

2. Todoist

"Se non pianifichi, pianifichi di fallire", diceva Benjamin Franklin e quasi tutti gli allenatori sportivi delle scuole superiori degli ultimi 50 anni. Tuttavia, c'è più di un pizzico di verità in questo cliché. Un'ora di pianificazione vale quanto 10 ore di attività senza scopo, quindi ha senso che le persone che tengono elenchi di cose da fare e fissano obiettivi (solo il 14% delle persone rientra in questa fascia, a quanto pare) abbiano molto più successo di quelle che si limitano a prendere la vita come viene.

Se siete tra i pianificatori della vita, è probabile che la vostra vita sia organizzata attraverso un assortimento infinito di quaderni e post-it, oppure che abbiate già scelto un'alternativa digitale. Ci sono molte opzioni, ma a noi piace Todoist perché non richiede una laurea in programmazione e le applicazioni web e mobile sono entrambe organizzate in modo semplice. Inoltre, è possibile iniziare con il proprio elenco personale di cose da fare, per poi creare elenchi condivisi con i membri della famiglia (liste della spesa o delle faccende domestiche, per esempio) o con i colleghi, se si sta lavorando a un progetto insieme e si vuole semplificare la pianificazione senza dover imparare le scoraggianti complessità del software Gantt.

3. Focus Keeper

Pianificare i compiti è una cosa, spuntarli dalla lista delle cose da fare è un'altra. Purtroppo, per troppe persone, la tecnologia è diventata più un ostacolo che un aiuto. Quante volte vi è capitato di correggere una pila di compiti, ma poi un'e-mail, un commento su Instagram o una bolla di chat sono apparsi sul vostro cellulare e hanno attirato la vostra attenzione? Improvvisamente è passata mezz'ora e vi siete ricordati di quei compiti che stavate correggendo.

Secondo le ricerche, ogni 11 minuti ci distraiamo dal compito principale a cui stiamo lavorando. Una volta distratti, possono essere necessari anche 25 minuti per tornare alla piena produttività. Ciò significa che un dipendente medio perde più di due ore al giorno a causa delle distrazioni. Se già trascorrete sei ore al giorno a tenere lezioni, il vostro programma non vi consente di trascorrere così tanto tempo improduttivo senza che questo vada a intaccare il vostro tempo libero.

Focus Keeper si basa sulla Tecnica del Pomodoro, che parte dal presupposto che le persone lavorano in modo più efficace ed efficiente in intervalli di 25 minuti con pause di cinque minuti. Se dovete lavorare seriamente, attivate Focus Keeper, disattivate gli altri avvisi e lasciate che sia l'applicazione a dirvi quando i 25 minuti sono scaduti e quando è ora di rimettersi a lavorare. È possibile personalizzare la durata delle sessioni e delle pause se si ritiene che il proprio cervello segua un ritmo diverso. La funzione di monitoraggio vi permetterà di vedere quando siete stati più efficienti, in modo da poter iniziare ad adattare il vostro programma di conseguenza.

4. Doodle

Le organizzazioni sono costruite su una base di riunioni e le scuole non sono da meno. Che si tratti di conferenze tra insegnanti e genitori, di incontri tra studenti e professori, di riunioni di facoltà, di riunioni dell'ufficio del preside, di chiamate di reclutamento o di qualsiasi altra riunione che si svolge tra i team, è probabile che trascorriate ore alla settimana in riunioni. E probabilmente passate altrettanto tempo a cercare di organizzarle.

Per gli insegnanti, gli assistenti e il personale di supporto, Doodle è un'ottima soluzione, che elimina tutte le seccature e, soprattutto, il tempo necessario per programmare le riunioni. Ad esempio, i professori possono evitare di prenotare due volte il tempo con più studenti collegando i loro calendari Google e Microsoft Office ai loro account Doodle. Possono anche evitare il gioco delle e-mail e inviare semplicemente un URL personalizzato di Doodle agli studenti, ai colleghi docenti e agli amministratori. La funzione di sondaggio/riunione di gruppo è eccezionalmente potente e fa risparmiare tempo quando si tratta di riunioni che coinvolgono molti partecipanti impegnati, come le riunioni di facoltà. Vi chiederete come avete fatto a vivere senza.

5. Google Drive

Anche nel mondo altamente digitalizzato di oggi, sareste sorpresi di sapere quanti insegnanti e dipartimenti adottano ancora un approccio analogico alla preparazione delle lezioni e alla condivisione degli appunti. Librerie piene di testi, cartelline piene di appunti didattici e scrivanie sommerse da compiti stampati sono ancora all'ordine del giorno.

Per gli studenti e gli altri insegnanti diventa difficile trovare i documenti quando ne hanno bisogno. Questo, a sua volta, porta a telefonate o e-mail extra per cercare di trovare i documenti, il che comporta un ulteriore aggravio di lavoro per gli insegnanti già oberati di lavoro.

L'utilizzo di strumenti come Google Drive o Dropbox consente di condividere i documenti in modo semplice e veloce. Gli studenti e gli insegnanti possono utilizzare questi servizi come archivio per gli appunti, i materiali di supporto e persino i compiti. L'accesso è 24 ore su 24, 7 giorni su 7, e gli appunti o i testi importanti non andranno mai più persi.

6. Espensificare

Dagli accademici che viaggiano molto per le conferenze o che tengono lezioni come ospiti ai reclutatori universitari che partecipano a fiere in tutto il Paese, il personale scolastico è responsabile di molte note spese. Spesso queste devono essere archiviate ed elaborate prima che i membri della facoltà possano essere rimborsati. Per molte organizzazioni, questo processo è lungo e laborioso.

In media, ogni nota spese (https://www.concur.com/newsroom/article/save-time-and-money-on-expense-report-processing#:~:text=Secondo%20un%20rapporto%20di%20viaggi%20e%20intrattenimento%20nel%202017.&text=Ci vogliono%20%20minuti%20su%20rapporti%20di%20spese%20hanno%20errori). Un rapporto su cinque contiene errori che richiedono 18 minuti in più per essere corretti, con un ulteriore onere per il reparto contabilità. L'intero processo è così problematico che più della metà dei dipendenti dichiara di aver omesso di dichiarare le spese in passato, utilizzando il proprio denaro per coprire costi sostenuti in rappresentanza della scuola. Non è l'ideale.

Un software per le spese facile da usare e intuitivo come Expensify può risolvere rapidamente molti di questi problemi. Il personale scolastico può semplicemente scattare immagini delle ricevute e registrare i chilometri percorsi in movimento tramite l'applicazione mobile; l'immagine viene scansionata e tradotta nei dati pertinenti e aggiunta a un report. Il software riconosce anche gli errori o le doppie registrazioni. In questo modo, gran parte del processo diventa autonomo e riduce il carico di lavoro del reparto contabilità.

7. Un'app per la scuola

Ce ne sono centinaia disponibili, che si rivolgono a segmenti specifici del settore dell'istruzione, dagli asili nido e le scuole materne fino alle università. Alcune sono piattaforme di gestione scolastica (https://www.getapp.com/education-childcare-software/school-management/) che includono tutto, dall'elaborazione dei pagamenti alla prenotazione delle aule, dalla gestione dei documenti alla programmazione degli orari di arrivo dello scuolabus.

Qualunque sia la vostra scelta, la base di ogni app scolastica dovrebbe essere una comunicazione più semplice. È essenziale che gli insegnanti possano comunicare con un'intera classe (o con i loro genitori) tramite l'app e che sia facile trovare informazioni vitali, come le date delle vacanze, eventuali modifiche al programma regolare e i dettagli di contatto per altri dipartimenti specifici. Questo risparmierà all'intera scuola ore di risposta a e-mail e telefonate e porterà a un corpo studentesco più impegnato e informato.

Se volete scoprire come funziona Doodle e come può aiutarvi a gestire il tempo a scuola, mettetevi in contatto con uno dei nostri esperti di programmazione.