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Congratulazioni. Siete arrivati fin qui. Avete fissato uno scopo, avete pensato a un nome e infine avete costituito la vostra organizzazione non profit. Il lavoro duro è stato fatto; ora inizia il lavoro davvero duro.
Che la vostra organizzazione non profit sia un ente di beneficenza, un'attività artistica o scientifica, un club o un evento sportivo o persino un fondo pensione o un fondo pensionistico, il viaggio fino a questo punto ha probabilmente comportato molte riunioni con caffè, telefonate e discussioni davanti a un drink. Ora però è arrivato il momento della prima riunione ufficiale. Sebbene i partecipanti principali rimangano gli stessi, è ora di alzare la posta in gioco, poiché le ufficiali (https://doodle.com/en/solutions/non-profit/) dovranno rispondere a determinati requisiti legali e trattare argomenti riguardanti il futuro dell'organizzazione.
La prima riunione darà il tono al proseguimento dell'attività, quindi è necessario che la riunione sia corretta. Fortunatamente, è possibile preparare molte cose prima della riunione per garantire che si svolga in modo più fluido di un barattolo di burro d'arachidi fresco il giorno stesso.
Create e fate circolare un ordine del giorno dettagliato per la riunione.
Assicuratevi che i partecipanti necessari siano invitati per tempo e che possano partecipare tutti.
Assegnare un facilitatore per la riunione.
Dichiarare le aspettative e le linee guida per la riunione.
Inviare e pre-leggere in tempo utile.
Esaminiamo ciascuno di questi aspetti in modo più dettagliato e, se tutto va bene, raccoglierete qualche suggerimento, consiglio, trucco e magia generale per le riunioni.
1: L'arte dell'agenda
Tutte le strutture durature richiedono fondamenta solide e l'ordine del giorno è la base su cui si costruiscono le grandi riunioni. Due terzi dei professionisti affermano che un ordine del giorno chiaro è vitale per riunioni efficaci. Per cominciare, elencate i punti obbligatori in un ordine logico. In quanto nuova organizzazione non profit, è possibile che vi siano alcuni requisiti legali da rispettare, se non lo avete già fatto:
Una volta inserite le voci obbligatorie, sta a voi decidere quali altre voci includere nell'elenco. Tuttavia, i migliori ordini del giorno tendono a essere sintetici e specifici. L'espressione "fornire un aggiornamento sulla raccolta fondi" è troppo vaga e dà la possibilità ai partecipanti di sollevare ogni sorta di questione tangenziale. Invece, un ordine del giorno del tipo "Fornire l'ultimo totale di raccolta fondi e le previsioni per le prossime quattro settimane" è chiaro e riduce al minimo i punti estranei.
È facile sopravvalutare le capacità decisionali di un gruppo in cui persone, opinioni e stili decisionali diversi devono convergere per arrivare a una soluzione. Un buon ordine del giorno prevede solo uno o due punti di decisione e fornisce opzioni A/B piuttosto che domande aperte.
2: Chi dovrebbe partecipare?
Decidere chi invitare alle riunioni, soprattutto a una riunione così importante come la prima ufficiale (https://doodle.com/en/solutions/non-profit/), è come camminare su un filo sospeso. Se ci si allontana troppo da una delle due direzioni, il risultato sarà sicuramente un disastro. Il nostro rapporto del 2019, Lo stato delle riunioni, ha rivelato che il 35% delle persone ritiene che non avere troppi partecipanti sia fondamentale per una riunione efficace. Tuttavia, gli intervistati hanno anche identificato la mancanza di decisori rilevanti come una delle loro maggiori frustrazioni per le riunioni.
Se avete già nominato i direttori, è ovvio che debbano essere presenti, così come gli incaricati o i candidati a posizioni di responsabilità. Il resto degli invitati deve basarsi sull'ordine del giorno. Dovrebbero partecipare solo coloro che sono necessari per rappresentare o promuovere l'ordine del giorno.
Una frustrazione per le organizzazioni non profit è che tutti i membri rilevanti, almeno inizialmente, saranno probabilmente volontari e la comunicazione avverrà tramite indirizzi e-mail personali o di lavoro. Questo rende la programmazione un incubo per le organizzazioni non profit, poiché la persona che organizza la riunione non ha la possibilità di conoscere la disponibilità di tutti. Essendo un'organizzazione gestita da volontari, è probabile che anche gli orari disponibili per le riunioni siano estremamente limitati.
Optare per uno strumento di pianificazione online può far risparmiare ore di lavoro, il che è ancora più critico quando le persone offrono il loro tempo gratuitamente. Doodle, ad esempio, consente di inviare un sondaggio di gruppo per trovare la fascia oraria più conveniente per la riunione, rendendo il processo di programmazione molto più veloce e meno frustrante del gioco del tennis via e-mail che di solito segue per trovare un orario e una data adatti a tutte le parti.
3: È il momento di assegnare un facilitatore
Così come ogni persona all'interno della vostra organizzazione non profit avrà un ruolo e una serie di responsabilità specifiche, anche i compiti particolari devono essere assegnati prima di riunirsi per la prima volta. Un buon facilitatore manterrà la riunione in carreggiata, si assicurerà che tutti i partecipanti partecipino e abbiano voce in capitolo e, infine, farà in modo che nessuna persona domini i lavori. L'obiettivo di ogni riunione dovrebbe sempre essere quello di ottenere opinioni, decisioni e risultati superiori a quelli che ogni singolo membro dell'organizzazione potrebbe produrre da solo. Il facilitatore ha sempre in mente questo obiettivo.
In molte organizzazioni non profit, il presidente del consiglio di amministrazione assume questo ruolo, anche se non c'è motivo per cui debba essere così. Assicuratevi solo di scegliere una persona organizzata, corretta e rispettata; qualcuno che sappia mantenere l'entusiasmo senza permettere ai partecipanti di essere distratti da questioni non pertinenti all'ordine del giorno. Idealmente, il facilitatore avrà anche la responsabilità di inviare l'ordine del giorno per le riunioni future.
4: Preparate la vostra bancarella
Dalle persone che si rifiutano di ascoltare gli altri e interrompono continuamente, a quelle che arrivano sempre in ritardo o che devono andarsene prima, abbiamo scoperto che tutti abbiamo le nostre fissazioni quando si tratta di riunioni. La prima riunione è un'occasione per definire le condizioni di partecipazione e le aspettative che si richiedono a tutti i partecipanti. Stabiliteli, rendeteli facili da capire, fateli leggere a tutti e confermate di averli letti prima della prima riunione.
Ecco alcuni esempi di regole e termini di riunione che potete stabilire:
Potrà sembrarvi un preside affamato di potere, ma sarete grati di aver stabilito le regole di base in anticipo. Una volta che i partecipanti si abituano a riunioni disordinate, è difficile respingere la marea. Non volete certo che questo accada.
5: La lettura viene fatta prima della riunione
Tutti noi abbiamo partecipato a riunioni in cui almeno una persona, di solito la più anziana nella stanza, deve passare dieci minuti a leggere il documento su cui verte la riunione prima di poter iniziare la conversazione. È incredibilmente frustrante per tutte le persone coinvolte, oltre a essere altamente inefficiente e a non portare a buone decisioni.
Se disponete di documenti (relazioni finanziarie, recenti tendenze del settore, white paper, articoli di cronaca, piani aziendali) che potrebbero essere fondamentali per la vostra riunione, dovreste condividerli con i partecipanti almeno una settimana prima della riunione. In questo modo tutti hanno il tempo di assimilare e considerare le informazioni, per una discussione più informata e produttiva e per una risoluzione più rapida durante la riunione stessa.
Idealmente, lo stesso vale per le presentazioni. Se il responsabile della raccolta fondi ha una nuova proposta di campagna, la sua presentazione può essere condivisa in anticipo. Fate in modo che le riunioni siano finalizzate al chiarimento, alla discussione e al processo decisionale, e non alla trasmissione di una serie di contenuti.
Quindi, ecco a voi. Lavorate su questi cinque punti d'azione prima della vostra prima riunione e vi garantiamo che sarà migliore di qualsiasi altra riunione a cui i vostri partecipanti abbiano partecipato quella settimana. Quando si tratta di riunioni, un po' di preparazione fa molto. E nel mondo non profit, dove i budget e il tempo sono particolarmente limitati, questa preparazione è ancora più importante. Buona fortuna.
Per sapere come Doodle può semplificare, automatizzare e velocizzare il processo di pianificazione (in modo che possiate concentrarvi sulle attività della vostra organizzazione non profit), visitate la pagina delle soluzioni per le organizzazioni non profit.
