Che cos'è una riunione di pianificazione?

Cos'è una riunione di pianificazione?

Una riunione di pianificazione è, come suggerisce il nome, una riunione in cui si discutono i piani per un progetto imminente.

In ambito lavorativo, potrebbe trattarsi di prepararsi per il prossimo trimestre o di decidere i passi successivi per un compito. A livello personale, potrebbe trattarsi di organizzare un weekend fuori porta con gli amici o di pensare al proprio matrimonio. La pianificazione si presenta in tutte le forme e, senza pensarci, è probabile che ci incontriamo con persone per discuterne.

Parlare di un progetto è un ottimo modo per discutere la portata, gli obiettivi e la tempistica di ciò che si spera di ottenere. Le riunioni di pianificazione possono servire come punto di partenza per un progetto: è qui che si ha la possibilità di mettere tutti d'accordo con l'idea, gli obiettivi, la tempistica e così via.

Anche se l'obiettivo delle sessioni di pianificazione è ovvio, i partecipanti possono farsi un'idea della direzione e dei dettagli cruciali, in modo da sapere cosa ci si aspetta da loro per il successo del progetto.

Come pianificare una sessione di pianificazione

Il primo passo è capire cosa si sta pianificando. Tenete a mente l'obiettivo e poi ripartite da lì. Ponetevi delle domande, valutate le dimensioni dei compiti e stabilite cosa è importante e cosa no.

Quindi, pensate a chi deve fare cosa. Se state pianificando la creazione di un sito web, ad esempio, potreste aver bisogno di un copywriter, di un designer e di uno sviluppatore. In questa fase, dovreste anche pensare a quali risorse vi servono. Le avete già o dovrete procurarvele?

Ora passiamo alla riunione vera e propria. Riunite le persone di cui avete bisogno e parlate di ciò che volete ottenere e di come lo vedete realizzato. Avranno delle domande, quindi siate pronti a rispondere e a dare il vostro contributo per definire il modo in cui il progetto procederà. Potrebbero avere idee a cui non avete pensato.

Dovreste anche chiedere un feedback per assicurarvi che ciò che chiedete loro di fare sia chiaro e, se non lo è, pensate a come farlo nelle sessioni future.

Cercate di non forzare nessuno a fare qualcosa che non si sente a proprio agio. È molto più probabile che le persone che condividono l'obiettivo che volete raggiungere ottengano risultati migliori.

Dopo la riunione, controllate regolarmente il vostro team e assicuratevi che si stia attenendo al piano e che non abbia bisogno di ulteriore supporto o risorse.

Come programmare la riunione di pianificazione?

Che si tratti di un grande progetto di lavoro o della festa per il bambino di un'amica, riunire le persone è difficile quando tutti hanno una vita piena di impegni. Doodle può rendere tutto più semplice.

Con Sondaggio di gruppo potete mettere in agenda la vostra sessione di pianificazione in pochissimo tempo. Tutto ciò che dovete fare è selezionare una serie di orari in cui siete liberi e inviarla alle persone di cui avete bisogno. Loro decideranno cosa va bene per loro e voi avrete un orario per incontrarvi.

Se desiderate approfondire ulteriormente la programmazione, Doodle Professional vi consente di aggiungere il vostro marchio agli inviti alle riunioni (ideale per le riunioni con i clienti), di eliminare gli annunci e di inviare promemoria per gli appuntamenti. Inoltre, è possibile creare un numero illimitato di Pagine di prenotazione, un modo efficace per tenere sotto controllo i propri impegni.

Non preoccupatevi se dovete incontrarvi online: con Doodle potete aggiungere il vostro strumento di videoconferenza preferito e i suoi link verranno automaticamente aggiunti a tutti gli inviti che invierete.

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