Come rendere più semplice la programmazione delle agenzie e vincere più pitch

Il successo di un pitch dipende dalla velocità e dalla chiarezza. Pulisci la programmazione dell'agenzia, riduci i no-show e offri ai clienti un'esperienza di prenotazione senza problemi con Doodle. Quando un cliente importante chiede un appuntamento questa settimana, la lentezza delle email può costarti l'incontro e l'affare.

Le agenzie si muovono velocemente. Devi destreggiarti tra chiamate di scoperta, revisioni interne, colloqui con gli stakeholder, presentazioni creative e formazione. Ogni giorno perso per la programmazione è un giorno in cui il concorrente costruisce un rapporto.

Questa guida ti mostra come semplificare la programmazione dell'agenzia in ogni fase del processo di lancio. Vedrai passi pratici, strumenti collaudati ed esempi reali. Scoprirai anche come Doodle ti aiuta a prenotare l'incontro giusto in modo più veloce, con meno clic e un'esperienza più fluida per il cliente.

La sfida dei professionisti delle agenzie

I calendari delle agenzie sono complicati. Spesso hai bisogno dell'account lead, dello stratega, del direttore creativo e talvolta del direttore finanziario del cliente. Molte persone, molti fusi orari e poco tempo per coordinarsi.

I problemi più comuni sono:

• Infiniti scambi di e-mail che rallentano lo slancio

• Mancati passaggi di consegne tra le vendite e la consegna

• No-show causati da inviti poco chiari o promemoria mancanti

• Confusione del fuso orario

• Mantenimento dei posti per workshop con capacità limitata

• Link a riunioni e file sparsi che confondono i clienti

Risolvere la programmazione ti permette di recuperare ore ogni settimana. Passerai dalla reazione alla leadership e questo vantaggio può farti vincere la prossima gara.

Perché questo è importante per le agenzie

Nel lavoro di agenzia, il tempismo influenza la percezione. Un processo di prenotazione rapido e chiaro segnala che sei organizzato e affidabile. Un ritardo o un invito disordinato suggeriscono caos.

Una programmazione efficace porta benefici reali:

• Tassi di vincita più alti, perché i clienti prenotano quando l'intenzione è alta.

• Più tempo fatturabile, in quanto il tuo team smette di inseguire le risposte

• Meno no-show, grazie ai promemoria e alla chiarezza dei dettagli degli incontri

• Maggiore fiducia da parte dei clienti, perché il tuo processo è semplice e professionale.

La soluzione non è una maggiore coordinazione. Si tratta di un sistema che puoi applicare a tutti i colloqui.

Costruisci un libro di programmazione per il tuo processo di presentazione

Inizia a mappare ogni incontro nella tua pipeline di vendita e consegna. Definisci chi partecipa, quanto dura e quale strumento Doodle è più adatto.

Fase 1: elenca ogni tipo di incontro

• Chiamate di scoperta

• Sessioni di scoping RFP

• Kickoff del pitch interno

• Colloqui con gli stakeholder

• Revisioni creative

• Prova finale del pitch

• Presentazione finale al cliente

• Workshop di onboarding e formazione

Fase 2: Assegnazione di lunghezze, proprietari e strumenti predefiniti

Fase 3: Stabilisci delle finestre temporali chiare per il lavoro sul pitch

• Blocca due mattine a settimana per le chiamate di scoperta

• Usa il venerdì pomeriggio per le revisioni creative

• Riservare una finestra settimanale per i colloqui con gli stakeholder

Questo playbook elimina le congetture. Il tuo team sa esattamente come programmare ogni fase prima dell'arrivo della RFP.

Crea modelli riutilizzabili all'interno di Doodle

I modelli ti aiutano a mantenere alta la qualità e a ridurre i tempi di prenotazione.

Pagina di prenotazione per la scoperta

• Connetti Google Calendar, Microsoft Outlook o Apple Calendar

• Aggiungi buffer, preavviso minimo e limiti di prenotazione

• Includi collegamenti a Zoom, Google Meet, Microsoft Teams o Cisco Webex

• Aggiungi un marchio personalizzato con Doodle Pro o Teams

• Includi domande personalizzate (agenda, obiettivi, ID RFP)

• Attiva Stripe se vendi revisioni o consulenze a pagamento

Inviti 1:1 per i colloqui con gli stakeholder

• Offrire un insieme di orari curati per la stessa settimana

• Lascia che sia Doodle a gestire le conferme e gli inviti sul calendario

• Abilita i promemoria per ridurre i no-show

• Usa Stripe per gli incentivi alle ricerche a pagamento, se applicabile

Sondaggi di gruppo per le valutazioni del team o dei clienti

• Proponi diverse opzioni di orario

• Invita fino a 1000 persone

• Aggiungi scadenze per accelerare le risposte

• Nascondi i dettagli dei partecipanti utilizzando Pro per la privacy

Schede di iscrizione per la formazione o la ricerca

• Crea più fasce orarie

• Limita i posti per sessione

• Traccia automaticamente le presenze

• Invia promemoria per ogni fascia oraria

Proteggi il tempo di concentrazione senza rallentare il tuo processo

Una buona pianificazione consente ai clienti di accedere rapidamente e di proteggere il lavoro profondo del tuo team.

• Aggiungi dei buffer di 15 minuti prima e dopo le riunioni chiave

• Crea un blocco giornaliero senza riunioni per i lavori creativi.

• Stabilisci un preavviso minimo in modo che i clienti non possano prenotare all'ultimo minuto per i quali non sei in grado di prepararti.

• Attiva i promemoria per far sì che le persone si presentino puntuali.

Queste regole vengono applicate nella pagina di prenotazione di Doodle e nelle impostazioni 1:1, per garantire la coerenza.

Consigli pratici per prenotazioni più rapide e riunioni migliori

Queste semplici modifiche eliminano immediatamente gli attriti.

• Aggiungi la tua pagina di prenotazione alla firma della tua e-mail

Etichettala come "Prenota una chiamata di scoperta" in modo che i potenziali clienti si autosospendano in pochi secondi.

• Inserisci la pagina di prenotazione nel tuo sito web

Aggiungila alle pagine di contatto e alle pagine dei casi di studio per convertire i contatti caldi.

• Utilizza un sondaggio di gruppo per bloccare il kickoff del tuo pitch interno

Invita il team principale e aggiungi una scadenza per ottenere le risposte.

• Usa i link 1:1 per i colloqui con gli stakeholder

Condividi gli orari prestabiliti. Doodle invia automaticamente l'invito e i promemoria.

• Raccogli il contesto chiave in anticipo

Aggiungi domande personalizzate per fasce di budget, obiettivi e tempistiche.

• Standardizza le descrizioni delle riunioni

Usa le descrizioni generate dall'intelligenza artificiale di Doodle Pro per ottenere agende pulite e in linea con il brand.

• Collega automaticamente i link ai video

Collega Zoom, Microsoft Teams, Google Meet o Webex.

• Integrazione di CRM e Slack tramite Zapier

Invia le prenotazioni nella tua pipeline e invia una notifica istantanea al pitch team.

• Usa Stripe per le sessioni a pagamento

Perfetto per audit, consulenza o formazione.

• Limita i posti per i workshop

Evita l'overbooking impostando dei limiti nei fogli di iscrizione.

• Utilizza promemoria e scadenze

Riducono drasticamente i no-show e velocizzano le decisioni del gruppo.

• Attieniti a un link per ogni scopo

Uno per la scoperta, uno per la ricerca, uno per la formazione. Mantieni la semplicità.

Errori comuni da evitare

Evita questi problemi che rallentano la programmazione e danneggiano la fiducia dei clienti.

• Usare l'email per trovare un orario

• Condividere lunghi elenchi di "orari liberi" che diventano presto obsoleti.

• Dimenticare i fusi orari

• Inviare inviti senza un link video

• Mischiare link di prenotazione personali e di team

• Non raccogliere il contesto prima delle chiamate

• Non assegnare un host di riserva per i pitch meeting

• Esporre gli elenchi dei partecipanti quando la privacy è importante

Strumenti e soluzioni per le agenzie

Doodle offre alle agenzie un sistema unificato per ogni incontro del ciclo di pitch.

Pagina di prenotazione

Condividi la disponibilità in tempo reale, evita i conflitti, allega link video, raccogli i pagamenti tramite Stripe, aggiungi domande personalizzate, applica il branding e gestisci i buffer e il preavviso minimo.

Sondaggi di gruppo

Offri opzioni di tempo per i gruppi più impegnati, invita fino a 1000 persone, nascondi i dettagli dei partecipanti, aggiungi scadenze e usa i promemoria.

1:1

Offri una serie di orari curati per una sola persona. Utilizza Stripe per le sessioni fatturabili e i promemoria automatici per aumentare i tassi di partecipazione.

Schede di iscrizione

Crea sessioni con posti limitati per ricerche, formazione o workshop con i clienti.

Caratteristiche premium di Doodle Pro e Doodle Teams

• Descrizioni di riunioni con intelligenza artificiale

• Marchio personalizzato

• Inviti via e-mail fino a 1000 partecipanti

• Connessione Zapier

• Sessioni illimitate di Foglio d'iscrizione

• Nascondi i dettagli dei partecipanti

• Esperienza senza pubblicità

• Sicurezza di livello aziendale

Configura il tuo sistema in 30 minuti

Segui questo rapido schema:

1. Collega il tuo calendario (Google, Outlook o Apple)

2. Costruisci il modello della tua pagina di prenotazione con buffer, preavviso minimo, domande e branding

3. Crea un modello 1:1 per i colloqui

4. Crea un modello di sondaggio di gruppo per le recensioni interne

5. Aggiungi un foglio di iscrizione per ricerche o formazione

6. Collega Stripe per le verifiche o le sessioni a pagamento

7. Collega Zapier per l'automazione del CRM e di Slack.

Una volta fatto questo, tutta la tua agenzia avrà un modo coerente per prenotare tutti gli incontri del ciclo di pitch.

Esempi reali di team di agenzie

Agenzia creativa, pitch per la vendita al dettaglio

Lo stratega invia link 1:1 per i colloqui attraverso tre fusi orari. L'account lead utilizza un sondaggio di gruppo per il kickoff interno. Tutto viene prenotato entro 48 ore, dando al team creativo altri due giorni per l'ideazione.

Agenzia di PR, giornata di formazione sui media

Pubblicano un foglio di iscrizione con otto sessioni di un'ora. Stripe raccoglie i pagamenti. I promemoria riducono i no-show. L'intelligenza artificiale di Doodle Pro aggiunge istruzioni per la preparazione a ogni invito.

Agenzia di performance marketing, situazione settimanale

Dodici stakeholder a rotazione scelgono un orario di riunione permanente tramite un sondaggio di gruppo mensile. Nascondere i dettagli dei partecipanti protegge la privacy. I promemoria stabilizzano la partecipazione.

Studio di design boutique, chiamate di scoperta

Aggiungono una pagina di prenotazione brandizzata al loro sito web e a LinkedIn. I contatti si prenotano immediatamente. Le domande personalizzate raccolgono gli obiettivi e le tempistiche del progetto.

Agenzia integrata, audit a pagamento

I clienti prenotano un audit di due ore e pagano tramite Stripe. Zapier crea un accordo CRM e lo pubblica su Slack. Il team si unisce con un'agenda generata dall'AI.

Punti di forza

• Costruisci un sistema di pianificazione ripetibile per l'intero processo di presentazione delle offerte.

• Usa le pagine di prenotazione per la scoperta, i sondaggi di gruppo per le decisioni, i colloqui 1:1 e i fogli di iscrizione per le sessioni.

• Aggiungi buffer, domande e promemoria per migliorare i risultati.

• Collega calendari, strumenti video, Stripe e Zapier per ridurre le attività amministrative

• Marca tutto con Doodle Pro o Teams per un'esperienza impeccabile.

Iniziare a programmare meglio

Non hai bisogno di un flusso di lavoro complesso per essere più veloce e raffinato. Imposta una pagina di prenotazione per le scoperte, utilizza sondaggi di gruppo per le decisioni interne e condividi link 1:1 per i colloqui. Aggiungi fogli di iscrizione per le ricerche o la formazione. Attiva Stripe per le sessioni a pagamento e lascia che Doodle gestisca i promemoria e i dettagli.

Sei pronto a semplificare la tua programmazione? Crea un Doodle e scopri come i team delle agenzie risparmiano ore ogni settimana e vincono più gare.