L'état des lieux des réunions 2019

Un nouveau rapport de la première plateforme de planification au monde, Doodle, a interrogé plus de 6 500 professionnels à travers le Royaume-Uni, l'Allemagne et les États-Unis et a examiné 19 millions de réunions organisées par l'intermédiaire de sa plateforme en 2018.

La plateforme de planification en ligne Doodle annonce aujourd'hui le lancement de son rapport complet Doodle Meeting Report 2019, un tout nouveau regard approfondi sur l'état actuel des réunions sur le lieu de travail, intégrant des données exclusives et de nouvelles recherches menées auprès de 6 026 professionnels au Royaume-Uni, en Allemagne et aux États-Unis.

Utilisé par plus de 30 millions de personnes chaque mois dans des entreprises comme Apple, Google et Amazon, Doodle est le leader mondial de la planification en ligne. Le rapport présente une vue d'ensemble du temps pris par les réunions annulées ou inutiles, les méthodes de travail inefficaces et les méthodes de réunion préférées, et comprend des commentaires d'experts provenant d'universitaires et de psychologues spécialisés dans l'organisation.

Les principales conclusions sont les suivantes :

Les réunions mal organisées affectent sérieusement les résultats

Les réunions mal organisées coûtent aux entreprises énormément de temps et d'argent chaque année. Au Royaume-Uni, en Allemagne et aux États-Unis, les professionnels consacrent deux heures par semaine à des réunions inutiles, ce qui représente 13 jours par an. Le professionnel moyen a trois réunions par semaine, d'une durée moyenne d'une heure par réunion. Proportionnellement, les professionnels estiment que deux tiers des réunions auxquelles ils assistent sont inutiles.

Le coût des réunions mal organisées est particulièrement ressenti au Royaume-Uni, où 40 % des professionnels considèrent qu'il s'agit du coût le plus important pour leur organisation, contre 38 % en Allemagne et 34 % aux États-Unis. Doodle a également calculé le coût annuel cumulé, en temps et en heures, pour les entreprises des pays étudiés* :

En ce qui concerne l'impact personnel spécifique, plus d'un quart (26 %) ont déclaré que les réunions mal organisées avaient un impact sur leurs relations avec les clients, tandis que d'autres estiment qu'elles créent de la confusion sur le lieu de travail (43 %) et qu'elles ont un impact sur leur capacité à faire leur travail (44 %).

À l'appui de ce constat, un tiers (33 %) des professionnels s'estiment incapables de contribuer à la plupart des réunions auxquelles ils assistent, ce qui suggère que les invitations excessives constituent une importante perte de temps au travail.

Doodle a analysé plus de 19 millions de demandes de réunions et de réponses afin de déterminer le temps moyen nécessaire pour répondre à une invitation à une réunion et d'identifier les pays les plus et les moins efficaces en matière de planification de réunions :

Plus efficace

Moins efficace

Paul Axtell, auteur de "Meetings Matter" commente les implications de réunions mal organisées :

*"Les conséquences de réunions mal organisées affectent également le comportement des gens. Lorsqu'ils ont l'impression qu'une réunion ne leur convient pas, ils finissent par apporter d'autres travaux et par faire du multitâche au lieu de s'approprier la conversation.

Les employés sont également ceux qui paient les coûts moins évidents associés à de mauvaises réunions en n'étant pas tout à fait à jour et organisés, ce qui peut les amener à emporter du travail à la maison, et donc à ne pas se détendre et à ne pas se régénérer. À court terme, les individus peuvent surmonter ces problèmes, mais à long terme, ils en paient le prix fort en raison du stress supplémentaire qu'ils subissent.

Le face à face est la meilleure solution

Bien que la technologie nous permette de participer à des réunions n'importe où dans le monde, les réunions en face à face restent clairement notre méthode de réunion préférée.

76 % des professionnels interrogés l'ont désigné comme leur format préféré, les autres méthodes n'obtenant qu'un faible score :

Interrogés sur les avantages des réunions en personne, les répondants ont clairement indiqué qu'il s'agissait d'avantages certains :

Steven Rogelberg, Chancellor's Professor et professeur de gestion à l'université de Caroline du Nord, etauteur de "The Surprising Science of Meetings" commente ce résultat :

La recherche sur les réunions est tout simplement essentielle. Il n'y a peut-être aucune autre activité professionnelle qui soit aussi courante et dont on se plaigne autant.

Bien que la technologie ait rendu les réunions à distance de plus en plus faciles, et c'est une bonne chose, il y a quelque chose de particulièrement puissant dans le fait que des individus se réunissent face à face. La communication tend à être plus riche et plus nuancée, étant donné que les indices verbaux et non verbaux abondent. Ces couches supplémentaires peuvent non seulement favoriser une compréhension plus profonde, mais aussi contribuer à renforcer les relations, car les intentions de communication sont plus faciles à percevoir et à comprendre, et les malentendus sont un peu plus faciles à éviter. Contrairement à une réunion virtuelle où il est plus facile de se cacher en arrière-plan et de faire plusieurs choses à la fois, les réunions en face à face ont tendance à avoir plus de responsabilité et d'engagement.

**Qu'est-ce qui fait une bonne ou une mauvaise réunion ?

Les répondants ont également été interrogés sur les caractéristiques d'une bonne ou d'une mauvaise réunion. Les résultats montrent qu'une organisation claire est essentielle pour une bonne réunion, tandis que les comportements distrayants ou inefficaces font dérailler les réunions :

**Les résultats montrent qu'une organisation claire est essentielle pour une bonne réunion, tandis que les comportements distrayants ou inefficaces font dérailler les réunions.

**Qu'est-ce qui fait une mauvaise réunion ?

Sankalp Chaturvedi, professeur associé de comportement organisationnel et de leadership à l'Imperial College de Londres, commente les caractéristiques d'une bonne réunion :

Le secret d'une réunion réussie et efficace est la préparation. L'ordre du jour ne doit pas être trop long. Sinon, on risque de passer trop de temps sur les premiers points et de bâcler les suivants. L'ordre du jour doit être distribué bien à l'avance, avec les objectifs attendus de la réunion et des détails spécifiques sur les sujets et la répartition du temps.

Gabriele Ottino, PDG de Doodle, commente:

*"Tout le monde connaît la douleur des réunions ennuyeuses et inutiles. Elles ont lieu tous les jours, mais leur effet cumulatif est franchement choquant ! Si vous ne cherchez pas à améliorer l'efficacité des réunions dans votre entreprise, vous perdez énormément d'argent et de temps. De nombreuses organisations souffriront d'une approche désinvolte de la planification et de la gestion des réunions, et en particulier les 25 % de professionnels qui ont en moyenne cinq réunions ou plus par semaine.

Nous avons commandé ce rapport parce que nous voulions mieux comprendre ce qui fait une mauvaise réunion et comment cela affecte les gens au quotidien. Ce qui est positif, c'est que dans les énormes implications financières se cachent des problèmes simples qui peuvent être facilement résolus. Des éléments tels que l'établissement d'un ordre du jour clair, le fait de n'inviter que les personnes concernées et une bonne planification peuvent être facilement mis en œuvre. Si nous nous en tenons à ces principes, il est possible de réaliser des économies considérables, de réduire les pertes de temps et de diminuer l'irritation des employés, ce qui profitera à tout le monde.