Pensez petit : comment et pourquoi organiser des réunions plus restreintes

Rationaliser et simplifier : en 2018, que vous fassiez partie d'une petite start-up ou d'une énorme multinationale, il est probable que votre entreprise se concentre sur le maintien d'une structure légère, flexible et adaptable. Mais pendant que vous condensez vos communications, réduisez votre budget et optimisez vos flux de travail, n'oubliez pas de vous concentrer également sur vos réunions.

Pourquoi organiser des réunions plus petites ?

Les avantages d'organiser des réunions de moindre envergure sont évidents. En réduisant la taille de votre prochaine réunion, vous serez obligé de vous concentrer sur votre liste d'invités. Qui doit être présent ? Quelle contribution sera précieuse ? Qui apportera un point de vue unique sur les questions à l'ordre du jour ? Le fait d'inviter un groupe de personnes clés, qui sont toutes investies dans le résultat de la réunion, garantira une discussion informée et ciblée. Personne n'assistera à une réunion où sa contribution n'est ni nécessaire ni pertinente, ce qui signifie que personne n'aura l'impression que la réunion était un exercice inutile, qui a pris du temps sur un travail plus urgent.

Les réunions de petite taille maintiennent la motivation des participants. Une récente enquête de Gallup a montré que les employés des petites entreprises (10 personnes ou moins) sont les plus engagés. Qui plus est, les niveaux d'engagement étaient nettement inférieurs pour les employés des grandes entreprises. Il en va de même pour les réunions : plus la réunion est importante, moins les participants sont susceptibles de se sentir personnellement responsables de son déroulement ou de ses résultats.

Et, tout simplement, les petites réunions ont tendance à être plus rapides et plus constructives. Avec moins de voix à entendre, la discussion avance plus rapidement. Et un groupe plus restreint peut parvenir à un accord ou à une stratégie en moins de temps qu'un groupe plus important.

Quand le faire ?

S'il existe de nombreuses réunions qui bénéficient clairement d'une réduction des effectifs, comme les séances de brainstorming et les réunions stratégiques, il en existe d'autres où la réduction des effectifs peut être contre-productive. Les mises à jour de l'équipe et les sessions de partage d'informations, où la communication se fait principalement dans un sens, ne sont pas les meilleures candidates pour une liste d'invités réduite.

Comment faire ?

Quelle doit être la taille d'une petite réunion ? Le chiffre magique est de sept participants, à un ou deux près. En dessous de cinq, il peut être difficile de générer de l'énergie et de l'enthousiasme dans vos discussions ; au-delà de neuf, il est probable que tout le monde n'aura pas l'occasion de contribuer de manière significative. Vous pouvez aussi vous souvenir de la "règle des deux pizzas" de Jeff Bezos : le PDG d'Amazon est un célèbre partisan des petites réunions et estime que s'il faut plus de deux pizzas pour nourrir tous les participants à une réunion, celle-ci est trop importante. Bien sûr, il n'est pas nécessaire de commander deux pizzas pour faire respecter cette règle... mais cela ne peut pas faire de mal !

Gérer le changement

Même si les avantages des petites réunions sont clairs, si vous travaillez dans une entreprise où les grandes réunions sont la norme, vous devrez peut-être faire preuve de délicatesse lorsqu'il s'agira de réduire les effectifs. Vous devrez éviter de froisser les egos tout en veillant à ce que la communication reste fluide.

Informez votre équipe qu'un changement dans la culture des réunions est à venir, et expliquez clairement les raisons de ce changement. Ainsi, lorsqu'une personne ne sera pas invitée à une réunion à laquelle elle participe régulièrement, elle ne le prendra pas personnellement.

Soyez stratégique avec votre liste d'invités. N'invitez pas automatiquement une personne simplement parce qu'elle occupe un poste de direction. Recherchez la diversité des perspectives et évitez d'inviter des personnes qui ne feront qu'amplifier des opinions existantes. Et n'invitez pas le même petit groupe à chaque réunion : secouez les choses !

Mettez en place une stratégie de communication claire. Faites circuler rapidement les comptes rendus et les résultats des réunions et assurez-vous que les plateformes de réunion comprennent qu'elles sont responsables de la transmission du contenu de la réunion aux autres membres de l'équipe.

Un petit pas...

Envisagez de réduire la taille de votre prochaine réunion : il y a de fortes chances pour qu'elle soit plus courte, plus productive et plus intéressante. Et si cela ne vous convainc pas, peut-être que ceci vous convaincra : dans une petite réunion, on ne se bat pas pour la dernière part de pizza !