Il est temps de réinventer le processus de planification et de prévision budgétaire

Si vous êtes comme moi, les termes "budgétisation" ou "prévision" vous plongent directement dans le sommeil ou vous font chercher avec impatience quelque chose d'autre, n'importe quoi d'autre, à faire. "Qu'est-ce que c'est ? Nous devons planifier le budget de l'année prochaine ? Pas tant qu'il y a des fenêtres qui ont besoin d'être nettoyées, nous ne le faisons pas !"

Croyez-le ou non, il y a des gens dans toutes les organisations - généralement des personnes ayant le mot "finance" dans leur titre de poste - qui aiment la planification budgétaire et les prévisions. Ce qui est encore plus difficile à croire, c'est que ces personnes sont dans leur bon droit. Même s'il s'agit d'un désagrément trimestriel ou annuel important pour beaucoup d'entre nous, un budget et des prévisions solides constituent le cadre de l'avenir de toutes les entreprises.

Mais en quoi consistent exactement la planification et les prévisions budgétaires (ou BP&F, comme les financiers aiment à l'appeler) ? En quoi un budget diffère-t-il d'un plan ou d'une prévision ?

• La planification est le niveau le plus élevé de tous ces processus. Il s'agit principalement d'un aperçu structuré des objectifs financiers d'une organisation pour les prochaines années.

• Le niveau suivant est la budgétisation - un regard plus détaillé sur la façon dont l'entreprise exécutera le plan sur une période plus courte. Les entreprises ont tendance à allouer le budget annuellement, en fonction de leur année fiscale. Cependant, les budgets sont souvent suivis et ajustés tous les trimestres, voire tous les mois, en fonction des performances de l'entreprise par rapport à ses objectifs. Les budgets comprennent des éléments tels que les recettes, les dépenses, les flux de trésorerie et la réduction de la dette.

• Les prévisions combinent la planification et la budgétisation avec les performances historiques et les conditions économiques et de marché actuelles pour fournir une prévision financière des performances d'une entreprise au cours des prochains trimestres ou des prochaines années.

Les anciens ne sont pas toujours les meilleurs

Excel a 35 ans cette année. Au cours des trois décennies et demie qui se sont écoulées depuis que Microsoft l'a lancé pour la première fois sur Macintosh (Windows n'a suivi que deux ans plus tard), Excel a incontestablement établi et consolidé sa réputation de grand outil et logiciel de gestion de tous les temps. Mais ce n'est toujours pas une excuse pour continuer à utiliser Excel pour toutes vos opérations de budgétisation, de planification et de prévision.

Bien que les solutions SAAS basées sur le cloud computing aient amélioré l'efficacité de l'ensemble des organisations, 70 % des entreprises avouent encore s'appuyer fortement sur des feuilles de calcul pour le BP&F, 40 % d'entre elles utilisant exclusivement des feuilles de calcul. Remplacez le papier du grand livre par un écran, et ces entreprises gèrent leurs finances de la même manière que les gestionnaires le faisaient il y a plus de 100 ans.

"Si ce n'est pas cassé, ne le réparez pas", direz-vous peut-être. Ce n'est pas parce qu'une chose n'est pas défectueuse qu'elle ne peut pas être grandement améliorée. Le principal problème du BP&F sur tableur est qu'il est extrêmement statique et réactif. Si les rapports, la planification et les prévisions annuels ont pu faire l'affaire il y a quelques dizaines d'années, ils ne sont tout simplement pas adaptés au paysage commercial VUCA actuel. Les marchés, la concurrence, les tendances et les environnements sociopolitiques évoluent désormais rapidement et de manière imprévisible.

Les systèmes modernes basés sur le cloud permettent aux organisations de mettre à jour et d'examiner les budgets, les plans et les prévisions en temps quasi réel, au lieu de dépendre de rapports générés plusieurs trimestres auparavant, lorsque le monde était très différent. Pour un exemple trop récent, il suffit de penser aux organisations d'aujourd'hui qui basent leurs plans et leurs stratégies sur des données générées avant l'avènement de la COVID et qui se demandent pourquoi leurs prévisions étaient si éloignées de leurs revenus actuels.

Les avantages d'un logiciel BP&F moderne ne se limitent pas aux prévisions glissantes, aux budgets actuels et à la planification continue ; ajoutez-y d'autres solutions avancées et vous verrez que l'ensemble de votre gestion financière devient plus sûre, plus flexible et potentiellement plus économique.

• Des applications telles que Wave, Expensify, Spendesk ou Rydoo accélèrent et automatisent le processus de suivi des dépenses et de numérisation des reçus, tant pour les employés que pour les services financiers.

• Des solutions comme LivePlan et Aha ! aident les utilisateurs à créer des plans d'affaires plus efficaces et plus souples.

• Les BP&F sont des projets complexes à multiples facettes - des outils de gestion de projet comme Asana, Trello et Monday.com peuvent aider à suivre et à réduire les frictions.

• Les BP&F ont également tendance à être des processus nécessitant de nombreuses réunions, car les services financiers et stratégiques doivent généralement s'asseoir avec tous les détenteurs de budget ou les chefs de service régulièrement. L'utilisation d'un logiciel de planification d'entreprise comme Doodle vous fera gagner des heures de travail, et les intégrations de Slack et Zoom accélèrent encore le processus.

• Il existe également de nombreuses applications spécifiques au secteur, comme Restaurateur ou InventoryTracker, qui donnent aux professionnels des BP&F un aperçu des stocks, de la chaîne d'approvisionnement et de la logistique.

Ne pas planifier, c'est planifier l'échec.

Au-delà de l'accélération de l'ensemble du processus, les solutions modernes de BP&F basées sur le cloud, associées à d'autres applications d'entreprise, permettent aux organisations d'accéder à des masses de données qui peuvent être analysées pour fournir des capacités de prise de décision plus précises et plus stratégiques. Les processus deviennent plus collaboratifs et transparents, tandis qu'il existe une piste d'audit claire si les décisions ou les changements doivent être réexaminés.

De Kodak à Blockbuster en passant par Toys R Us, les cimetières d'entreprises sont hantés par de grandes sociétés qui ont été un peu trop lentes à réaliser que le courant avait changé de direction. Quelles mesures votre entreprise peut-elle prendre pour s'assurer de ne pas les rejoindre ?

• La BP&F doit être une priorité absolue au niveau du conseil d'administration, et toute l'organisation doit s'engager à trouver un modèle de croissance durable et régulier.

• En commençant par la haute direction, l'organisation doit aussi avoir des accords clairs sur la prise de décision en réponse à la BP&F. Toutes les entreprises feraient bien de tisser des liens plus étroits entre leurs départements opérationnels, financiers et stratégiques, mais il faut également établir une responsabilité et une propriété claires.

• Choisissez des périodes de prévision qui correspondent aux cycles économiques spécifiques de votre entreprise et de votre secteur. Planifiez les analyses et les mises à jour autour des périodes critiques du calendrier.

• Considérez le BP&F comme une compétence et une responsabilité à l'échelle de l'entreprise et intégrez-y d'autres données financières, comme les états financiers, les rapports annuels et les indicateurs clés de performance (KPI).

• Choisissez un logiciel de BP&F qui automatise un maximum de processus manuels que vous utilisez actuellement pour gagner du temps et de l'argent, réduire les ressources et obtenir des données plus pertinentes et exploitables.

• Utilisez le logiciel pour réaliser davantage d'analyses de simulation. Même si l'environnement commercial actuel est imprévisible, les organisations peuvent encore se préparer à l'inattendu.

Enfin, les entreprises ont traditionnellement traité la planification budgétaire et les prévisions comme des arts sombres à pratiquer par une poignée de personnes derrière des portes closes. En augmentant la communication autour du BP&F et en rendant les rapports plus accessibles, toutes les parties prenantes adhéreront davantage au processus. De plus, avec une explication claire de l'importance d'une planification et d'une budgétisation solides pour l'avenir de l'organisation, les personnes ignorantes en matière de finances comme moi pourraient même prêter attention lorsque le budget de l'année prochaine devra être soumis.

**Pour comprendre comment Doodle peut faciliter la planification des réunions importantes du conseil d'administration, découvrez le fonctionnement de notre produit.