L'intégration de Doodle-Zoom améliore l'efficacité et l'engagement des réunions virtuelles.

Les réunions à distance sont devenues ma nouvelle norme. Et je ne suis pas le seul. Une enquête de Miro a révélé que 73 % des employés ont eu au moins quatre réunions à distance en sept jours. Cela a beaucoup à voir avec le paysage commercial concurrentiel qui a conduit à une augmentation importante du nombre de travailleurs répartis dans le monde entier et travaillant à distance.

Aujourd'hui, nous avons ajouté une nouvelle intégration avec Zoom, l'un des outils de vidéoconférence les plus fiables et les plus populaires au monde, afin de simplifier, d'automatiser et d'améliorer l'expérience des réunions à distance.

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*Pour vous donner une idée plus précise de cette intégration et de ce qu'elle signifie pour les entreprises, j'ai discuté avec l'un de nos chefs de produit, Timoteo Canonica.

**Qu'est-ce qui distingue Zoom des autres outils de vidéoconférence ? Pourquoi a-t-il été judicieux de s'associer à eux pour cette intégration ?

Timoteo : Selon un article récent de CNBC, Zoom a déjà ajouté 2,22 millions d'utilisateurs actifs mensuels en 2020, alors qu'il en a ajouté 1,99 million en 2019. Ces chiffres en disent long sur la raison pour laquelle Zoom est devenu l'outil de vidéoconférence de choix utilisé par les entreprises - et les professionnels de la vente, du marketing, des RH et des produits - dans le monde entier. Et chez Doodle, nous utilisons Zoom pour mener nos webinaires axés sur les produits.

Pensez-vous qu'il existe une corrélation entre l'inefficacité de la planification et l'absence de réunions ? Comment pensez-vous que l'intégration Doodle-Zoom va résoudre ce problème ?

Timoteo : Je suis convaincu que les problèmes de planification ont un impact direct sur la non-présentation aux réunions (https://doodle.com/en/solutions/enterprise/). Personne n'aime attendre l'arrivée d'une personne à une réunion, mais cette personne n'arrive jamais. La fameuse absence à une réunion se produit malheureusement plus souvent qu'on ne le souhaite. Lorsqu'il s'agit d'une véritable raison (urgence ou changement de priorités de dernière minute), nous comprenons, nous nous adaptons et nous nous en remettons.

Mais lorsqu'une réunion est annulée à cause d'un manque d'efficacité dans la planification, simplement parce que l'organisateur a oublié de créer un lien Zoom et de l'ajouter à l'invitation du calendrier, c'est très frustrant.

Malheureusement, les non-présentations sont fréquentes dans le monde des affaires. Pourquoi ? La plupart des professionnels ont une charge de travail importante, une longue liste de tâches et de projets à réaliser chaque semaine, ainsi que des objectifs et des indicateurs clés de performance clairement définis qu'ils doivent atteindre dans le cadre de leurs fonctions. Ainsi, lorsqu'ils organisent des réunions (que ce soit avec des équipes et des parties prenantes internes, ou avec des clients, des partenaires et des vendeurs externes), ils ne prêtent pas vraiment attention à la partie planification. Elle n'est généralement envisagée qu'après coup.

La plupart des gens essaient de consacrer le moins de temps possible à la planification de la réunion elle-même. Ils s'empressent donc de créer une invitation dans le calendrier, d'inviter les participants et d'envoyer l'invitation. Mais le plus souvent, ils ne renseignent pas l'onglet "lieu" de leur calendrier, car certains participants peuvent se trouver dans d'autres bureaux (ou travailler à distance). Un outil de vidéoconférence sera donc inévitablement nécessaire. Bien entendu, l'organisateur de la réunion a bien l'intention de mettre à jour l'invitation du calendrier plus tard, une fois qu'il aura mis en place le lien de vidéoconférence nécessaire.

Mais rappelez-vous à quel point la plupart des professionnels sont occupés de nos jours ? Le travail devient trépidant, le temps passe et tout à coup, il ne reste que quelques minutes avant la réunion prévue. Mais voilà, l'organisateur se rend compte qu'il a oublié de configurer le lien Zoom (il doit se rendre sur son compte Zoom sur le site Web de Zoom, créer une nouvelle réunion, copier/coller le lien Zoom, puis mettre à jour l'invitation du calendrier avec ce lien Zoom). Cela représente beaucoup d'étapes supplémentaires, de jonglage entre différents outils (et sites Web/applications) et de temps qui peuvent être complètement supprimés grâce à notre nouvelle intégration Doodle-Zoom. Et, ce faisant, vous pourriez inverser la tendance croissante à la non-présentation aux réunions. Tout le monde y gagne.

**Le travail à distance et les équipes distribuées sont devenus la nouvelle norme sur la plupart des lieux de travail aujourd'hui. C'est particulièrement vrai à la suite de l'épidémie de coronavirus. Pensez-vous que l'intégration de Doodle-Zoom pourrait aider les équipes distantes et distribuées à franchir les barrières physiques et à forger un sentiment d'appartenance et de communauté partagée ?

Timoteo : Un grand nombre d'employés se trouvent actuellement dans une situation unique, car leur entreprise a mis en place un modèle opérationnel entièrement à distance pour une durée indéterminée, jusqu'à ce que l'épidémie de coronavirus puisse être contenue (et que la sécurité des employés puisse être assurée). Mais lorsque les employés sont physiquement éloignés des membres de leur équipe, de leurs responsables directs, de leurs collègues et de la direction, il peut être facile de s'isoler et de se désengager des autres. C'est là qu'un outil de vidéoconférence comme Zoom est devenu essentiel pour relever ces défis. Selon une étude de GigaOm Research, 87 % des employés à distance semblent se sentir plus proches de leurs équipes et de l'ensemble du processus lorsqu'ils utilisent la vidéoconférence. Donc, si la vidéoconférence a le pouvoir de faire en sorte que les équipes distantes et distribuées se sentent plus connectées et engagées, il est tout à fait logique que la vidéo et la technologie de planification fonctionnent mieux ensemble pour y parvenir.

L'une des façons dont ces équipes distantes peuvent utiliser l'intégration de Doodle-Zoom (pour se sentir connectées et impliquées) est de mettre en place des chats virtuels quotidiens pour un temps de tête-à-tête avec des collègues et des membres de l'équipe. Ces moments doivent être consacrés à l'échange d'anecdotes personnelles, à des mises à jour sur leur vie, à des discussions sur l'actualité ou à tout autre sujet qui leur semble naturel. Et si des réunions virtuelles sont organisées, gardez la fonctionnalité vidéo activée sur votre outil de vidéoconférence. Ainsi, les équipes distantes peuvent voir leurs homologues sourire, rire ou voir leur enfant trébucher par inadvertance (et de façon hilarante) dans la vidéo.

C'est également l'occasion pour la direction et les équipes RH de s'appuyer sur le pouvoir des outils numériques pour maintenir et renforcer la culture du lieu de travail. Plutôt que d'annuler les réunions de groupe (c'est-à-dire les réunions entre collègues, les soirées jeux hebdomadaires, les bières du vendredi), rendez-les virtuelles. Encouragez les employés à prendre une bière dans leur réfrigérateur (ou du vin, si vous préférez) et à se rendre à une réunion de groupe virtuelle, où ils pourront maintenir l'engagement.

**Pour voir de près comment l'intégration Doodle-Zoom fonctionne réellement - et comment elle peut réduire le nombre de réunions manquées et améliorer la collaboration entre les équipes distantes - regardez cette vidéo.

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