7 conseils pour prendre davantage de rendez-vous avec les clients pour votre entreprise

Comme l'a dit la grande philosophe Dory à Marlin dans Finding Nemo : "Continue à nager". C'est un conseil qui non seulement nous aide à surmonter une journée difficile, mais qui pourrait également être la devise de presque toutes les organisations B2B.

Le succès commercial est difficile à obtenir et de courte durée et, quelle que soit la réussite actuelle de votre entreprise, le seul moyen de continuer à croître et à prospérer est d'augmenter les revenus récurrents mensuels (MRR). Pour l'écrasante majorité des entreprises B2B, cela signifie qu'il faut multiplier les réunions avec les principaux décideurs. En d'autres termes, il faut continuer à nager.

Bien sûr, il n'existe pas de solution miracle pour prendre plus de rendez-vous, mais il y a des victoires faciles à saisir à deux mains et des erreurs évidentes que beaucoup d'entreprises commettent et que vous pouvez éviter avec un peu de travail. Nous vous présentons ici quelques conseils et astuces qui permettront à votre agenda de regorger de réunions dans les plus brefs délais.

1 : Faciliter la prise de rendez-vous pour les clients

Commençons par le plus petit des fruits : le site web de votre entreprise. De nombreuses entreprises se concentrent sur la constitution de listes d'appels de qualité. Elles dépensent des sommes considérables dans des stratégies de marketing entrant pour attirer les clients potentiels. Elles investissent des heures dans des jeux de rôle avec des représentants en développement des ventes (SDR). Pourtant, même s'il faut en moyenne 18 appels pour entrer en contact avec un acheteur, elles rendent trop difficile la prise de rendez-vous pour les clients potentiels qui visitent leur site web et souhaitent entrer en contact.

Nous pouvons héler des taxis en appuyant sur un bouton ; nous commandons et payons de la nourriture sans jamais parler à une personne ; nous organisons des vacances sans jamais parler à l'hôtel. Nous sommes une génération de bricoleurs, et un tiers d'entre nous préfèrent prendre rendez-vous eux-mêmes plutôt que d'appeler un vendeur ou de remplir un formulaire. Ces personnes se servent elles-mêmes sur un plateau d'argent et il vous appartient de leur faciliter la tâche autant que possible.

2 : Passez plus d'appels et de meilleurs appels

OK, c'est peut-être un peu une évidence, mais plus vous passez d'appels, plus vous avez de chances de prendre plus de rendez-vous avec les clients pour votre entreprise. La vente est, dans une certaine mesure, un jeu de chiffres. Mais cela ne vaut que si vos appels sont déjà excellents. Comment vous assurer que vos appels valent la peine d'être pris ?

Tout d'abord, assurez-vous qu'ils ne sont pas répétitifs. Les scripts fonctionnent jusqu'à un certain point, mais ils peuvent donner l'impression que les directeurs commerciaux sont fatigués et peu enthousiastes, tout en donnant l'impression qu'ils ne sont pas intéressés. Avant chaque appel, consacrez du temps à la découverte. Recherchez sur Google des informations sur la personne que vous appelez, ses centres d'intérêt ou un aperçu de sa personnalité. Jetez un coup d'œil à son profil LinkedIn pour vous faire une idée de son parcours professionnel et des entreprises pour lesquelles elle a travaillé ; vérifiez les articles qu'elle a aimés ou partagés. Cela contribuera à rendre votre appel plus personnel et plus attrayant pour la personne à l'autre bout du fil.

Une fois que vous disposez de ces informations, utilisez-les pour lancer une conversation plutôt qu'un argumentaire de vente. Établissez une relation, puis posez des questions qui vous aideront à qualifier le prospect et à éveiller son intérêt pour vos produits ou services. La recherche montre un lien direct entre le nombre de questions posées par un vendeur et le succès de l'interaction.

Enfin, vous êtes au téléphone, vous discutez comme de vieux amis et vous avez estimé qu'il s'agit d'un bon client potentiel. Veillez alors à ne pas raccrocher tant que le rendez-vous n'est pas enregistré. Il en va de même pour les réunions ou démonstrations ultérieures ; veillez toujours à ce que le prochain rendez-vous soit programmé pendant l'appel, afin de réduire le délai entre les sessions et de vous assurer que le prochain face-à-face aura bien lieu.

3 : Vendez le rendez-vous, pas le produit

La plus grande erreur commise par les DTS est sans doute d'oublier ce qu'ils essaient de vendre. Ils sont tellement absorbés par la solution et toutes les façons dont elle peut améliorer l'activité d'un client potentiel qu'ils se montrent trop forts, comme s'ils essayaient de vendre leur solution au moment même de l'appel.

Pensez à l'appel comme à une bande-annonce de film. Vous présentez les personnages principaux (par exemple, un jeune poisson et son père), puis vous introduisez un peu de tension (le poisson est emporté à l'autre bout du monde et son père doit le retrouver) et vous ajoutez peut-être une ou deux bonnes blagues. Juste ce qu'il faut pour que les gens aient envie d'en savoir plus et d'acheter un billet pour l'événement principal : le rendez-vous lui-même.

Voici quelques moyens d'y parvenir :

4 : Utilisez un logiciel de planification de réunions

Nous l'admettons, ce point devrait probablement être le premier, mais, comme Dory aidant Marlin à trouver Nemo, nous avons voulu faire preuve d'un peu d'humilité. Nous nous sommes tous retrouvés dans un magasin sur le point d'effectuer un achat, avant de reposer l'article parce que personne ne nous assiste à la caisse ou que la file d'attente est plus longue qu'une file de tortues remontant le courant de l'Est australien. Frustrant.

Lorsque vous avez fait tout le travail nécessaire pour intéresser les gens à votre produit et les amener sur votre site web, pour capter leur attention avec vos courriels ou pour les convaincre lors d'un appel téléphonique, il est essentiel de rendre le processus de prise de rendez-vous sans friction. Le logiciel de prise de rendez-vous à la rescousse.

Choisissez un outil qui renvoie directement à l'agenda de vos responsables commerciaux. Nous appelons cette fonction Page de réservation. Cela signifie que les professionnels de la vente peuvent partager leurs disponibilités directement avec les prospects, tout en définissant les règles de rendez-vous qu'ils souhaitent, telles que leurs heures de travail disponibles, la durée de la réunion, le délai de préavis minimum et le délai tampon. Tout cela apparaît via une URL unique, qui peut être ajoutée à des sites web, des courriels, des messages directs et même des messages sur les médias sociaux. Les parties intéressées peuvent prendre rendez-vous à leur convenance ; elles peuvent même choisir le responsable commercial auquel elles souhaitent s'adresser, le cas échéant, et les deux parties reçoivent automatiquement une invitation dans leur boîte de réception, accompagnée d'un lien Zoom, si cette intégration avec Doodle est activée. Ce créneau horaire est supprimé du calendrier réservable, de sorte qu'il n'y a pas de risque de double réservation.

Non seulement le logiciel de planification rend la prise de rendez-vous tout à fait indolore pour les clients potentiels, mais il réduit également la charge de travail des chargés de clientèle et des vendeurs, ce qui leur laisse plus de temps pour effectuer des tâches plus intéressantes sur le plan commercial, au lieu d'appeler et d'envoyer des courriels pour convenir d'une heure de rendez-vous. Ce processus prive les entreprises de nombreuses heures de travail chaque semaine.

5 : Soyez créatifs avec vos outils

Le téléphone reste le roi de la vente, près de la moitié des professionnels de la vente affirmant toujours que leur humble téléphone est l'outil le plus puissant de leur arsenal. Mais à l'heure du multimédia, du multi-appareil et de la connexion permanente, les vendeurs doivent utiliser tous les outils à leur disposition.

L'e-mail a encore un rôle à jouer, s'il est utilisé de manière intelligente et stratégique. Actuellement, une moyenne de 306 milliards d'e-mails sont envoyés chaque jour. Pour vous donner une idée de la vitesse à laquelle ce chiffre augmente, lorsque Finding Dory est sorti en 2016, 220 milliards d'e-mails étaient envoyés chaque jour, alors que seulement 31 milliards d'e-mails étaient envoyés chaque jour lorsque le film original Finding Nemo est sorti sur les écrans de cinéma en 2003.

Tout cela pour dire que les gens sont confrontés à des piles de courriels gigantesques et toujours plus nombreuses dans leur boîte de réception, ce qui explique pourquoi les taux d'ouverture sont si faibles. Pour vous démarquer, il vous faut quelque chose de spécial. Faites donc en sorte que les lignes d'objet soient personnelles, excitantes et surprenantes, et que le contenu soit utile. Une bonne approche consiste à envoyer aux contacts des courriels contenant des informations sur l'entreprise et le secteur, ainsi que le point de vue de vos cadres sur les tendances du secteur. Veillez ensuite à ce qu'il y ait un bouton incontournable pour prendre rendez-vous à plusieurs endroits dans l'e-mail.

Les campagnes sur les plateformes de médias sociaux, telles que LinkedIn, peuvent être très ciblées sur le groupe démographique que vous visez. Cependant, les entreprises proposent souvent des appels à l'action trop vagues (cliquer sur le site web de l'entreprise) ou trop exigeants (acheter maintenant). Un lien vers votre page de réservation, où les prospects peuvent prendre rendez-vous, est le moyen terme idéal.

Enfin, les entreprises utilisent avec succès des messages texte ou des applications de messagerie, telles que WhatsApp ou Facebook Messenger, et insèrent un lien "Réservez maintenant" dans le message. En moyenne, nous passons plus de trois heures par jour sur nos appareils mobiles, il est donc logique de toucher vos cibles sur leur plateforme préférée.

6 : Assurez un suivi pour éviter les absences

Compte tenu de tous les efforts déployés par les équipes de marketing et de vente pour amener les clients potentiels au point où ils sont prêts à prendre rendez-vous, il est extrêmement frustrant de constater qu'entre 15 et 35 % des rendez-vous programmés n'ont jamais lieu.

[Les logiciels de planification (https://doodle.com/en/features/) permettent de réduire ce chiffre. Les gens s'engagent davantage dans des rendez-vous qu'ils ont eux-mêmes programmés plutôt que de se voir imposer un créneau horaire par un RRL enthousiaste. Chez Doodle, nous envoyons également aux invités un lien qui leur permet de reporter facilement leur rendez-vous, ce qui réduit la probabilité de non-présentation ou d'annulation de dernière minute.

En effet, il est beaucoup plus probable d'annuler un rendez-vous d'une heure au cours d'une journée chargée que d'annuler une réunion prévue pour durer seulement 20 minutes. C'est ce que montre notre analyse des réunions réalisée au début de l'année, qui a révélé que la durée de 30 minutes était la durée préférée des réunions.

Cependant, le plus important est que les DTS ne pensent pas que leur travail est terminé une fois la réunion terminée. Trouvez des moyens de rester occasionnellement en contact avec le client potentiel avant le rendez-vous. Envoyez-lui par exemple un article récent ou une étude de cas qui pourrait l'intéresser. Rappelez-lui ensuite que vous avez un rendez-vous, confirmez l'ordre du jour, vérifiez que l'heure et la date lui conviennent et expliquez-lui clairement comment reporter le rendez-vous s'il ne lui convient plus.

Certaines entreprises estiment que l'envoi de rappels par SMS ou par l'intermédiaire d'une application de messagerie est plus efficace que le courrier électronique traditionnel.

7 : Testez. Mesurez. Analyser. Répéter.

"Nous y voilà ! Prochain arrêt : la connaissance !" - M. Ray, le professeur de Nemo

La prise de rendez-vous peut parfois ressembler à un jeu de chiffres irrationnel, à un simple jet de boue sur un mur pour voir ce qui colle. Il est essentiel que cela ne devienne pas le cas et que vous apportiez un peu de réflexion à tout ce bruit.

Cela signifie que vous devez suivre tous les contacts que vous établissez en fonction de la plateforme que vous utilisez, de la méthode, du ton et du message que vous utilisez, du fait que vous incluez ou non une vidéo ou un GIF dans votre courrier électronique.

En suivant tout cela, vous apprendrez rapidement à repérer des schémas. Peut-être que certains groupes cibles réagissent mieux aux messages textuels. Une vidéo d'étude de cas particulière pourrait-elle inciter les destinataires à prendre davantage de rendez-vous ? Une fois que vous avez identifié une tendance, vous pouvez l'essayer à plus grande échelle et peut-être même faire des variations sur le même thème. Supposons qu'une ligne d'objet particulière surpasse toutes les autres en termes de taux d'ouverture ou de rendez-vous programmés. Dans ce cas, il est temps de créer des variantes de cette même ligne d'objet pour voir si une autre version peut être encore plus performante.

En testant, mesurant, analysant et répétant le processus, vous affinerez votre méthodologie et augmenterez vos chances d'obtenir davantage de rendez-vous pour votre entreprise. Mais il est essentiel que vous preniez le temps d'essayer quelque chose d'un peu imprévisible de temps en temps. Peut-être pouvez-vous envoyer à vos contacts une carte d'anniversaire au dos de laquelle figure un lien abrégé vers votre outil de prise de rendez-vous ? Pourriez-vous faire appel à un pilote pour graver l'URL dans le ciel d'un événement important du secteur ?

Vous pouvez aussi leur envoyer un petit cadeau, par exemple deux places de cinéma, accompagné d'un mot disant que vous aimeriez discuter avec eux une fois qu'ils auront eu l'occasion de passer quelques heures dans une salle obscure, loin de l'agitation du bureau. S'ils ne savent pas trop quoi aller voir, nous avons quelques classiques en tête qui ne manqueront pas de leur arracher un sourire de la taille d'un poisson clown.

Pour en savoir plus sur la façon dont les professionnels de la vente et du marketing peuvent utiliser Doodle pour prendre plus de rendez-vous, visitez notre page des solutions de vente et de marketing**.