Réduis les absences aux séances de conseil aux élèves grâce à des rappels intelligents.

Réduis les absences dans les services de conseil aux élèves grâce à des rappels intelligents. Utilise un meilleur timing, des messages clairs et des outils qui facilitent la réservation et la reprogrammation pour que les étudiants se présentent.

Si tu conseilles des étudiants, tu connais le sentiment lorsqu'un créneau se libère. Tu as retenu l'heure. Tu as préparé des notes. Et puis, il y a des absents. Cela nuit à ton emploi du temps et ralentit les progrès de l'élève. La bonne nouvelle, c'est que la plupart des rendez-vous manqués peuvent être évités avec les bons rappels et un processus de réservation qui s'adapte à la vie de l'étudiant.

Dans ce guide, tu apprendras à utiliser des rappels intelligents, une meilleure messagerie et Doodle pour réduire les absences dans les services de conseil aux élèves. Tu obtiendras des modèles prêts à l'emploi, un timing qui fonctionne et des outils pour soutenir ton processus.

Le défi auquel sont confrontés les conseillers et les professionnels de l'orientation

Les absences sont dues à de nombreuses raisons. Les étudiants jonglent avec les cours, les laboratoires, les emplois à temps partiel, les clubs, les obligations familiales et les longs trajets. Ils gèrent également un flot de courriels et de notifications. Il est facile pour un rendez-vous de passer entre les mailles du filet.

Voici les problèmes les plus fréquents que nous signalent les conseillers :

• Les élèves réservent tard dans la nuit, puis oublient le lendemain.

• Le lieu ou les liens vidéo ne sont pas clairs

• Ils se sentent nerveux à l'idée de la réunion et la retardent

• Le transport ou le fuseau horaire les perturbe

• La reprogrammation est difficile, alors ils ne se présentent pas.

Chaque rendez-vous manqué crée plus de travail. Tu envoies des suivis, tu ajustes ton calendrier et tu essaies de combler le vide. C'est du temps que tu pourrais consacrer aux plans de soins, aux examens de fin d'études ou au soutien en cas de crise.

Pourquoi c'est important pour les conseillers et les éducateurs

Chaque rendez-vous respecté fait avancer un élève. Les rendez-vous manqués ralentissent la progression des vérifications de diplômes, des tâches liées à l'aide financière, du soutien à la santé mentale et de la planification de carrière. Les enjeux sont importants à l'approche des échéances clés, comme l'ajout d'un étudiant ou la mise à jour du FAFSA.

Réduire les absences apporte des avantages indéniables :

• Plus d'étudiants servis avec les mêmes heures

• Des solutions et des renvois plus rapides

• Moins de trous de dernière minute dans ta journée

• De meilleures données pour les rapports et la planification

Un plan de rappel clair et un moyen simple de réserver peuvent faire une grande différence. Les bons outils peuvent fournir les deux sans ajouter de travail administratif supplémentaire.

Construis un système de rappel intelligent qui s'adapte au mode de vie des élèves.

Ton objectif n'est pas d'envoyer plus d'alertes. Il est d'envoyer le bon rappel, au bon moment, avec les bons détails. Utilise ce plan étape par étape.

1. Établis la chronologie des rappels

Définis une échelle de rappel simple pour chaque session de conseil ou d'orientation 1:1 :

• Confirmation instantanée lors de la réservation

• Rappel 24 heures avant

• Rappel 2 heures avant

• Coup de pouce facultatif 10 minutes avant, surtout pour les séances virtuelles.

Pour les ateliers ou les sessions de groupe, ajoute un rappel 3 jours avant. S'il y a un travail préparatoire, envoie un rappel de tâche 48 heures avant.

Dans Doodle, tu peux fixer des échéances et des rappels automatiques pour tes sessions. Cela t'aide à couvrir les marques de 24 heures et de 2 heures sans travail manuel.

2. Inclure tous les détails nécessaires

Chaque rappel doit couvrir l'essentiel dans un langage simple :

• La date et l'heure, y compris le fuseau horaire s'il est virtuel.

• Lieu avec un lien vers une carte ou des détails clairs sur le bâtiment

• Lien vidéo qui s'ouvre d'un seul coup

• Ce qu'il faut apporter ou faire avant d'arriver

• Comment reprogrammer ou annuler

Utilise le même format à chaque fois pour que les étudiants sachent où chercher. Si ton campus utilise des fuseaux horaires différents pour les étudiants en ligne, indique le fuseau horaire dans la ligne d'objet.

3. Utilise un ton adapté aux étudiants

Les étudiants répondent aux messages courts, gentils et directs. Évite le jargon. Confirme qu'il est facile de demander de l'aide s'ils en ont besoin. Ton ton peut diminuer l'anxiété et augmenter le nombre de réponses.

Exemples de lignes d'objet :

• Rappel : Ta séance de conseil avec Jamie aura lieu demain à 10 heures.

• Vérification rapide : Tu es prêt pour ton rendez-vous avec le conseiller aujourd'hui à 14 heures.

• Tu es sur le calendrier : Discussion sur les carrières vendredi à 13 heures

4. Rendre la reprogrammation indolore

La reprogrammation devrait se faire en un clic. Si les étudiants doivent appeler ou envoyer un courriel, ils attendent, puis oublient. Avec Doodle 1:1 ou Booking Page, chaque confirmation comprend un lien pour choisir une nouvelle heure parmi tes disponibilités actuelles. Cela permet de sauvegarder le rendez-vous et de protéger ton heure.

5. Fais correspondre les canaux aux habitudes des élèves.

Les invitations par courriel et par calendrier sont la base. Si ton campus autorise les SMS, ajoute un petit texte de rappel. Tu peux envoyer des invitations par email depuis Doodle à un maximum de 1000 participants pour des événements, et tu peux connecter Doodle à des outils SMS grâce à Zapier.

Si tu sers des étudiants en ligne, ajoute un rappel dans ton centre de messages LMS ou ton portail étudiant. Répète les mêmes détails clés.

Tactiques pratiques de rappel que tu peux utiliser cette semaine.

Utilise ces actions simples pour réduire les no-shows tout de suite.

• Conseil 1 : Ajoute une première confirmation claire Inclure le lien du lieu ou de la vidéo dans la ligne d'objet. Exemple : "Confirmé : Counseling avec le Dr Vega mar 15h dans Student Wellness, salle 214." Dans Doodle, utilise le champ de description ou les descriptions de réunions générées par l'IA pour insérer des indications sur l'itinéraire, des infos sur le parking ou un plan de l'étage.

• Conseil 2 : envoie un rappel de tâche de 24 heures Inclure les étapes de préparation. Pour le conseil académique, il peut s'agir de "Apporter l'audit du diplôme et la liste de trois cours". Pour la santé mentale, ce pourrait être "Arriver 5 minutes à l'avance pour remplir les formulaires". Doodle Pro peut rédiger une liste de contrôle concise à l'aide de l'IA, que tu peux modifier pour qu'elle corresponde à ton ton.

• Conseil 3 : Donne un coup de pouce le jour même Un petit rappel matinal fonctionne bien. Ne dépasse pas deux phrases. Inclus un lien de report de rendez-vous. Les rappels Doodle incluent une option de reprogrammation lorsque tu utilises 1:1 ou une page de réservation.

• Conseil 4 : Utilise des feuilles d'inscription pour l'aide de groupe Pour les soirées FAFSA ou les séances d'information sur les transferts, utilise une feuille d'inscription Doodle. Définis le nombre de places par créneau horaire, ajoute un plan de liste d'attente et active les rappels automatiques. Tu peux aussi utiliser les feuilles d'inscription comme un sondage textuel rapide pour demander aux étudiants ce qu'ils attendent de la session.

• Conseil 5 : Réduis les erreurs de fuseau horaire Si tu rencontres en ligne des étudiants qui ne vivent pas dans un État, connecte ton calendrier Google, ton calendrier Microsoft Outlook ou ton calendrier Apple à Doodle. Les élèves ne voient que les heures qui correspondent à ton emploi du temps, et l'invitation indique leur fuseau horaire. Ton calendrier reste privé.

• Astuce 6 : Créer des blocs de rencontre près des habitudes des étudiants Offre des heures juste avant ou après les cours les plus populaires. Les étudiants sont déjà sur le campus, ce qui réduit le nombre d'abandons. Utilise une page de réservation Doodle pour partager des heures fixes plutôt que d'échanger des courriels.

• Conseil 7 : Clarifie ta politique Indique ta politique de non-présentation et de retard dans chaque confirmation. Veille à ce qu'elle soit juste et centrée sur l'élève. Pour les conseillers privés ou les conseillers en préparation aux examens, tu peux collecter un acompte ou des frais par l'intermédiaire de Stripe lorsque les élèves réservent via une page de réservation Doodle ou 1:1. L'étape du paiement permet d'augmenter le suivi.

• Conseil 8 : Place le lien de participation en tête Pour les sessions virtuelles, place le lien Google Meet, Zoom, Cisco ou Microsoft Teams en tête du rappel. Doodle ajoute ton lien vidéo automatiquement lorsque tu connectes ton outil de conférence.

• Conseil 9 : Boucle la boucle après un manque Si un élève manque, envoie un suivi aimable dans les 30 minutes. Offre-lui deux fois la possibilité de se réinscrire et inclus ta page de réservation. Exemple : "Tu nous as manqué aujourd'hui. Tu es important. Choisis une nouvelle heure ici."

Erreurs courantes à éviter

Évite ces pièges qui augmentent le nombre de non-présentations.

• Rappels uniformes

• Instructions vagues ou manquantes

• Pas de moyen facile de reporter le rendez-vous

• Trop de rappels

• Ne pas tenir compte de la vie privée

• Travail de rappel manuel

Outils et solutions : comment Doodle soutient les rappels intelligents

Doodle est conçu pour faciliter les réservations et les rappels pour les conseillers. Voici comment chaque produit t'aide à réduire les no-shows.

Page de réservation : rendez-vous en pilote automatique

• Partage un lien qui n'affiche que tes heures d'ouverture

• Confirmations et rappels automatiques

• Collecte du paiement lorsque c'est nécessaire

• Lien vidéo intégré

• Marque personnalisée

1:1 : propose une série d'horaires et laisse les étudiants choisir

• Partage une liste de créneaux horaires triés sur le volet

• Reprogrammation facile

• Prise en charge de Stripe pour les sessions payantes

Feuille d'inscription : planifie les ateliers et réduit le nombre d'abandons

• Fixe la capacité d'accueil et évite les débordements

• Sert de sondage rapide

• Cache les détails des participants

Sondage de groupe : trouver le meilleur moment pour conseiller le groupe

• Invite une classe ou une cohorte à voter sur les horaires.

• Fixe une date limite et des rappels automatiques

Des intégrations qui réduisent les frictions

• Calendriers

• Vidéo conférence

• Zapier

Une sécurité et une confidentialité auxquelles tu peux faire confiance

• Sécurité et confidentialité des données au niveau de l'entreprise

Une puissance supplémentaire pour les équipes

• Descriptions de réunions générées par l'IA

• Expérience sans publicité

• Marque et logo

Exemples concrets d'équipes de conseil et d'orientation

Conseil académique dans un collège communautaire

Problème Manque de réunions 1:1 pendant la saison des inscriptions

Solution

• Page de réservation avec des instructions claires

• Rappels automatiques à 24 heures et à 2 heures

• Liens de reprogrammation dans les messages

Résultat Moins de lacunes le jour même et des élèves mieux préparés.

Conseiller scolaire organisant des ateliers sur le FAFSA

Problème Taux d'abandon élevé lors des événements de groupe

Solution

• Feuille d'inscription avec rappels

• Liste du matériel de préparation dans la description

• Cacher les noms des participants

Résultat Une plus grande participation et une meilleure qualité des sessions.

Conseiller privé en préparation d'examens au service de familles très occupées

Problème Absence fréquente le soir

Solution

• Page de réservation avec dépôt Stripe

• Zapier pour les rappels par SMS

• Liens de zoom dans les rappels de 2 heures

Résultat Les no-shows ont chuté ; la qualité des préparations s'est améliorée.

Principaux enseignements

• Utilise une échelle de rappel simple : confirmation, 24 heures, 2 heures, 10 minutes en option.

• Inscris le lien vers le lieu ou la vidéo dans chaque objet et dans chaque rappel.

• Le report de rendez-vous se fait en un seul clic pour sauvegarder le rendez-vous

• Adapte les canaux aux habitudes des élèves et fais en sorte que les messages soient courts

• Utilise la page de réservation Doodle, le 1:1, les feuilles d'inscription et les sondages de groupe pour appuyer ton processus.

Commence à améliorer ton planning

De petits changements peuvent réduire les absences et ramener les élèves dans la conversation. Construis un plan de rappel clair, écris des messages simples et utilise des outils qui facilitent la réservation et la reprogrammation. Doodle offre aux conseillers les fonctionnalités dont tu as besoin, comme les rappels automatiques, les connexions au calendrier, les liens vidéo, les marques personnalisées, et même Stripe lorsque le paiement est logique.

Prêt à faciliter la prise de rendez-vous ? Crée un Doodle et vois comment les conseillers économisent des heures chaque semaine tout en gardant plus de rendez-vous sur la bonne voie.