Comment planifier sans effort les sessions de coaching avec les clients

Vous avez des clients. Vous avez de solides compétences en matière de coaching. Mais la programmation ? Cette partie peut être étonnamment frustrante. Qu'il s'agisse d'une rencontre individuelle ou d'une session de groupe, la planification, l'invitation, la collecte des paiements et la confirmation de la logistique peuvent prendre des heures. Mais ce n'est pas une fatalité.

Avec la bonne configuration et quelques habitudes intelligentes, vous pouvez faire de la planification l'une des parties les plus faciles de votre flux de travail de coach. Voici comment procéder.

Commencez par une page de réservation pour les séances individuelles

Si vous travaillez avec des clients individuels, une page de réservation est votre meilleure amie. Elle leur permet de choisir un moment qui vous convient à tous les deux - pas d'échanges de courriels, pas de malentendus.

Voici ce qu'il faut inclure sur la page :

• Le titre de la séance (par exemple, "Coaching professionnel - 60 minutes")

• Votre disponibilité pour la semaine

• Des questions pour recueillir des informations importantes, comme par exemple :

  • "Sur quoi voulez-vous vous concentrer ?"

  • "Est-ce la première fois que vous travaillez avec un coach ?

• Le lieu ou le lien vidéo de la séance

Avant de partager le lien, prévisualisez l'invitation. De cette façon, vous pourrez repérer toute information manquante et voir l'invitation exactement comme le fera votre client.

Utiliser une feuille d'inscription pour les séances de groupe

Vous organisez un atelier de groupe ou un événement en personne ? Utilisez une feuille d'inscription. Elle vous permet d'organiser les participants et de fixer des limites si l'espace est restreint.

Voici un exemple de configuration :

Vous pouvez même décider de la manière dont les participants paieront, soit à l'avance via Stripe, soit manuellement lors de l'événement.

Clarifiez chaque invitation

Quel que soit le format, votre invitation doit répondre aux questions que votre client ne savait même pas qu'il se posait. Essayez d'inclure

• L'objectif ou le thème de la session

• Ce qu'il faut apporter ou préparer

• Le déroulement de la session (par exemple : "Nous aborderons X, puis Y, puis les questions-réponses")

• Où et comment s'inscrire

• Le mode de paiement

Cela ne prend que quelques minutes supplémentaires, mais cela fait une grande différence en termes de professionnalisme et de confiance.

Choisissez comment et quand les clients paient

Doodle vous permet d'encaisser les paiements automatiquement via Stripe, mais vous pouvez gérer les paiements manuellement si cela convient mieux à votre configuration.

Soyez clair dès le départ pour ne pas courir après les paiements après coup.

Pensez à ajuster votre calendrier

Parfois, votre agenda semble plein, mais pas de coaching. Il y a peut-être des plages de temps libre ou des tâches personnelles que vous pourriez déplacer pour libérer des créneaux.

Posez-vous la question :

• Puis-je déplacer des tâches non essentielles ?

• Est-ce que je bloque trop de créneaux privés ?

• Est-ce que le fait d'offrir une ou deux séances supplémentaires m'aiderait à avancer cette semaine ?

Mais cela peut aussi aller dans l'autre sens. Votre agenda est peut-être trop chargé en séances et votre temps personnel est réduit à néant. Cette situation n'est pas viable. Réservez du temps à la récupération, à la santé mentale, aux activités familiales et à tout ce qui vous permet de garder les pieds sur terre. Vous pouvez même bloquer ces heures sur votre calendrier afin de ne pas les divulguer accidentellement. Ce n'est pas parce qu'un créneau est disponible que vous devez l'occuper.

Fixez vos limites

Les clients apprécient les règles claires en matière d'annulation et de reprogrammation. Voici ce que vous pourriez inclure dans votre invitation :

• "Les annulations dans les 24 heures peuvent être facturées.

• "Si vous êtes en retard de plus de 15 minutes, la séance pourra être écourtée.

• "Veuillez arriver préparé avec vos notes ou votre journal".

Il ne s'agit pas d'être strict. Il s'agit de fixer des attentes pour que tout le monde soit sur la même longueur d'onde.

Voyez les choses à travers les yeux de votre client

Avant d'envoyer une invitation, prévoyez un aperçu. Examinez-la :

• Les instructions sont-elles claires ?

• La présentation est-elle soignée et accueillante ?

• Avez-vous personnalisé l'expérience dans la mesure du possible ?

Ces 30 secondes supplémentaires permettent de donner à vos sessions un caractère intentionnel.

Laissez Doodle vous débarrasser du stress de la programmation

Que vous organisiez des sessions individuelles, des ateliers de groupe ou quelque chose entre les deux, Doodle vous donne les outils pour rendre la programmation sans effort. Partagez votre page de réservation, collectez les paiements avec Stripe, gérez les inscriptions avec des limites de places, et gardez tout en un seul endroit. Vous pouvez ainsi vous concentrer moins sur la logistique et plus sur le coaching.