Temps de concentration ou réunions : Comment trouver le bon équilibre

Combien d'heures avez-vous passé en réunion la semaine dernière ? Et combien de ce temps aurait pu être consacré à la réalisation d'un véritable travail ? Les réunions sont utiles, mais seulement lorsqu'elles sont bien faites.

Mais trop souvent, elles remplissent nos agendas au détriment du temps dont nous avons besoin pour nous concentrer, créer et faire avancer les choses. Le vrai défi ? Trouver un équilibre qui fonctionne.

Qu'est-ce qu'un bon temps de concentration ?

La plupart des professionnels comprennent la valeur du temps de concentration. Mais il ne s'agit pas seulement d'en disposer, il faut aussi s'assurer qu'il est efficace.

Un bon temps de concentration est programmé avec intention. Il ne s'agit pas simplement d'un intervalle entre deux appels, mais d'un bloc clairement défini réservé au travail qui requiert de l'attention et de l'espace mental. Il est utile que ce temps corresponde aux moments de la journée où vous vous sentez le plus alerte.

Même un bloc de 90 minutes de temps bien gardé peut être plus productif qu'une journée entière d'attention fragmentée. Ce qui importe le plus, c'est de protéger ce temps et de le traiter avec la même importance que n'importe quelle réunion.

Les réunions ne sont pas le problème

Les réunions ne sont pas le problème. Elles sont essentielles à la collaboration, à l'alignement et à la prise de décision rapide. Une réunion bien menée peut vous faire gagner du temps en évitant les messages contradictoires ou les retards dans les projets.

Cependant, les problèmes commencent lorsque vos réunions manquent de structure ou d'objectif. En l'absence d'un ordre du jour ou d'un objectif précis, ou sans la présence des bonnes personnes dans la salle, les réunions commencent à ressembler à une perte de temps. En déterminant plus précisément quand et pourquoi nous nous réunissons, nous nous assurons que les réunions restent productives et non perturbatrices.

Équilibrer vos priorités

Pour trouver le bon équilibre, réfléchissez à la manière dont vous pouvez organiser votre agenda de façon à ce qu'il vous soit utile. L'un des moyens les plus simples de protéger la productivité consiste à bloquer du temps pour un travail ciblé. Vous pouvez également regrouper vos réunions à des moments précis de la journée afin de ne pas changer constamment de rythme.

Il est également utile de revoir régulièrement vos réunions récurrentes. Certaines n'ont peut-être plus de raison d'être ou pourraient être raccourcies. Lorsque c'est possible, utilisez la communication asynchrone - les mises à jour, les vérifications ou les décisions qui ne nécessitent pas de discussion en temps réel peuvent souvent être traitées plus efficacement de cette manière.

Lorsque vous réfléchissez à votre travail ciblé et à votre temps de collaboration, votre emploi du temps commence à soutenir vos objectifs au lieu d'entrer en concurrence avec eux.

Planifiez plus intelligemment avec Doodle

Doodle rend la planification plus facile et plus efficace tout en vous aidant à protéger votre temps de concentration.

Grâce à la page de réservation, vous pouvez définir les heures ouvertes aux réunions afin que d'autres personnes puissent planifier avec vous uniquement lorsque cela leur convient. Votre temps de concentration n'est pas interrompu.

Si vous devez vous coordonner avec plusieurs personnes, les sondages de groupe vous permettent de trouver rapidement une heure qui convient à tout le monde, sans avoir à envoyer d'innombrables courriels. Pour les conversations en tête-à-tête, les invitations 1:1 vous permettent de proposer un éventail d'options et de laisser l'autre personne choisir - le tout en fonction de la disponibilité que vous contrôlez.

Doodle fonctionne avec votre calendrier et vos outils de vidéoconférence, ce qui vous permet d'éviter les doubles réservations tout en planifiant plus efficacement. C'est un moyen simple de rester maître de votre temps tout en restant connecté.

Si vous êtes prêt à prendre le contrôle de votre temps, essayez de créer une page de réservation Doodle et voyez comme il est facile de protéger votre concentration tout en facilitant la gestion des réunions.