Conseils de planification asynchrone pour les équipes techniques à distance

La planification est difficile lorsque votre équipe est répartie sur plusieurs fuseaux horaires, qu'elle jongle avec plusieurs projets et qu'elle essaie de rester concentrée entre deux appels successifs. Et dans le domaine de la technologie ? C'est encore plus compliqué. Ingénieurs, concepteurs, chefs de produit, informaticiens, responsables de l'assurance qualité, tous travaillent dans des délais différents, avec des besoins différents.

La planification asynchrone n'est pas seulement un avantage. C'est le seul moyen pour les équipes techniques distantes de rester alignées sans se noyer dans les réunions. Mais pour y parvenir, il ne suffit pas d'activer la fonction "Ne pas déranger" et d'espérer que tout se passe bien.

Voici 5 conseils de planification asynchrone qui vous permettront d'aligner plus facilement votre équipe, de réduire le chaos du calendrier et de faire avancer les choses.

1. Gardez les outils simples et visibles

Les équipes techniques à distance adorent les outils, mais lorsque tout le monde utilise des outils différents, la planification se transforme en un véritable travail de détective. Où en est la portée du projet ? Avons-nous finalisé le sprint ? Qui met à jour le carnet de commandes ?

La solution : Choisissez un seul endroit pour suivre les plans, les décisions et les mises à jour. Tout le monde doit savoir où chercher.

Votre centre de planification asynchrone peut inclure

• les objectifs et le calendrier du projet

• les questions en suspens et les obstacles

• Mises à jour hebdomadaires ou décisions

• des liens vers des documents ou des spécifications pertinents.

Il peut s'agir d'une page Notion partagée, d'un document Google ou d'un tableau de projet. Faites en sorte qu'il soit public, facile à mettre à jour et léger. Votre équipe vous en remerciera.

2. Utilisez des check-ins asynchrones, pas seulement des réunions

Les réunions d'état se résument souvent à une personne qui parle pendant que les autres écoutent à moitié. Les check-ins asynchrones peuvent faire le même travail, plus rapidement et avec moins d'interruptions.

Essayez les formats suivants :

L'objectif est de rester informé sans interrompre le travail. Si quelqu'un a besoin d'une conversation plus approfondie, réservez un rendez-vous en tête-à-tête, mais n'organisez pas de réunions par défaut pour chaque mise à jour.

3. Planifiez en gardant à l'esprit la flexibilité

Les délais sont importants. Mais dans le domaine de la technologie, les priorités changent rapidement. La planification asynchrone vous permet de pivoter lorsque vous en avez besoin.

Cela commence par une certaine flexibilité quant au moment et à la manière de planifier. Le Sondage de Groupe de Doodle vous permet de trouver facilement un moment qui convient à tous les fuseaux horaires et à tous les rôles. Pas de chaînes d'emails interminables, juste un vote rapide.

Vous n'avez pas non plus besoin que tout le monde planifie en même temps. Documentez le plan, laissez les gens l'examiner à leur rythme et ne vous réunissez que lorsque cela apporte une réelle valeur ajoutée.

4. Impliquez les services informatiques dès le début du processus de planification

Dans de nombreuses entreprises, les services informatiques détiennent discrètement les clés pour faire avancer les choses. Ils connaissent les outils, les limites et la composition des équipes dans les différents services.

Faites-les participer à la planification dès le début, en particulier lorsque vous coordonnez des fonctions différentes ou que vous mettez en place de nouveaux outils. Ils peuvent vous aider à repérer les obstacles, à signaler les limites du système ou à suggérer de meilleures façons de travailler entre les équipes.

Lorsque l'informatique n'est pas impliquée jusqu'à la fin, vous risquez des retouches, des retards et beaucoup de temps perdu en coordination. Et personne n'a le temps pour cela.

5. Intégrez des tampons temporels et des révisions asynchrones

Il n'est pas nécessaire que tous les retours d'information se fassent en direct. Lorsque vous intégrez des révisions asynchrones dans votre planning, vous donnez aux gens le temps de réfléchir et vous réduisez les allers-retours.

Utilisez la Page de Réservation de Doodle pour permettre aux membres de l'équipe de réserver des sessions 1:1 ou des sessions de planification avec des leads selon leur propre calendrier. Plus besoin de s'envoyer des messages pour trouver une heure qui convienne.

Vous avez des clients ou des partenaires externes ? L'intégration de Stripe sur la Page de Réservation vous permet de collecter automatiquement les paiements lorsqu'ils réservent du temps avec vous.

La sécurité est importante, surtout lorsque vous planifiez de manière asynchrone

La planification asynchrone signifie qu'il y a plus d'informations qui circulent dans les outils, les documents et les messages. Garder ces données en sécurité n'est pas optionnel, c'est essentiel.

Doodle offre une sécurité au niveau de l'entreprise, y compris :

• Certification SOC 2

• Une conception axée sur la protection de la vie privée

• Aucune donnée personnelle n'est partagée sans le consentement de l'utilisateur.

Vous avez l'esprit tranquille en sachant que les données de planification de votre équipe et les informations de vos clients sont protégées.

Pourquoi Doodle fonctionne pour les équipes techniques asynchrones

Doodle a été conçu pour ce type de travail. A distance. Flexible. Clair.

Que vous soyez :

• Organiser une session de planification de sprint avec un Sondage de Groupe

• Permettre aux bénévoles ou aux membres de l'équipe de s'inscrire à des tâches avec un Planificateur d’Événements

• Offrir une disponibilité facile avec un 1:1

• Vous partagez votre Page de Réservation pour permettre à d'autres personnes de réserver du temps sans avoir à faire des allers-retours.

Doodle rend le travail asynchrone... efficace.

Et avec Doodle Pro, vous débloquerez :

• Un nombre illimité de sondages, de pages de réservation et de 1:1

• Une image de marque personnalisée

• Pas de publicité

• Outils de conférence Web comme Microsoft Teams et Webex

• Des descriptions de réunions intelligentes générées par l'IA

• Recouvrement des paiements avec Stripe

Dans les équipes techniques à distance, l'asynchronisme n'est plus optionnel. Doodle vous aide à planifier plus intelligemment, à rester aligné et à protéger le temps de votre équipe.