El arte de programar reuniones con eficacia: Consejos para líderes ocupados

Como líder empresarial, conoce la importancia de las reuniones para reunir a su equipo, tomar decisiones y llevar a su empresa viento en popa. Sin embargo, con tantas exigencias de tiempo, programar reuniones de forma eficaz es uno de los grandes retos para la mayoría de los directores generales y altos ejecutivos que hay que dominar. Entonces, ¿cómo sacar tiempo para los líderes ocupados?

Según una encuesta realizada a empleados por la Universidad de Carolina del Norte, la mayoría afirmó que hasta un tercio de las reuniones eran improductivas. Esto añade otro punto importante. Todos los miembros de una organización, y no sólo los altos cargos, deben aprovechar su tiempo al máximo.

Las herramientas de programación como Doodle son sólo una de las formas en que las personas pueden reducir el ruido y recuperar el control de su día, pero para ayudarte aún más, aquí tienes algunos trucos de productividad para líderes ocupados que te convertirán en un profesional de la programación.

Empezar con un objetivo claro

Antes incluso de empezar a programar una reunión, tómese un tiempo para pensar en el propósito de la reunión y en lo que quiere conseguir. Esto le ayudará a determinar quién debe participar y cuánto tiempo se necesita.

Una de las mejores cosas que puedes hacer es crear un esquema de la reunión. Es algo distinto de un orden del día, ya que se trata más bien de establecer o elaborar expectativas, metas y objetivos de alto nivel. No tiene por qué ser algo formal ni llevar mucho tiempo, pero te dará una idea de lo que tienes que conseguir.

Invita a las personas adecuadas

No es necesario que en todas las reuniones participe todo el equipo. Piense en quién es realmente necesario que esté presente en función de su experiencia, sus aportaciones o su poder de decisión. Invitar a demasiadas personas puede hacer perder el tiempo y diluir la conversación, mientras que no invitar a las personas adecuadas puede obstaculizar el progreso.

Cuando planifiques la reunión, piensa en quién va a aportar valor añadido a la reunión y asegúrate de que los siguientes pasos van a estar claros cuando termine.

Establecer una agenda específica

Una vez que sepas el propósito de la reunión y quién tiene que estar presente, elabora un orden del día específico con metas y objetivos claros. Esto ayudará a todos a entender lo que se va a discutir y lo que se espera de ellos. También garantizará que la reunión no se desvíe hacia temas inconexos.

También es importante asegurarse de dedicar tiempo a reconocer los logros del equipo. Añade un par de minutos al orden del día para reconocer un gran trabajo. Ayudará a motivar a tu equipo y a levantar el ánimo de la reunión.

Elegir el momento y el lugar adecuados

Cuando programes una reunión, ten en cuenta la disponibilidad de todos los asistentes y elige una hora que funcione para todos. Aquí es donde una herramienta como Doodle puede simplificar el proceso. Si necesitas reunir a un grupo, prueba a enviar una invitación de Encuesta de grupo y encuentra una hora que funcione para todos.

Piensa también en el lugar y si necesitas estar en persona o en línea para que el debate sea productivo. Por ejemplo, una sala de conferencias puede ser mejor para un grupo más grande, mientras que una reunión individual podría tener lugar en una cafetería.

Considerar la tecnología

Con las videoconferencias, ahora parte fundamental de la mayoría de las empresas, es más fácil que nunca celebrar reuniones con personas que no están en el mismo lugar que tú. Es una de las mejores técnicas de gestión del tiempo para ejecutivos ocupados.

También puede ser una gran opción para equipos remotos o para invitar a expertos externos a unirse a la conversación. Sólo tienes que asegurarte de probar la tecnología con antelación, tener en cuenta las zonas horarias y proporcionar instrucciones claras para garantizar una reunión sin problemas.

Seguimiento tras la reunión

Uno de los mayores errores que se cometen en las reuniones es no hacer un seguimiento de las acciones y decisiones.

Después de la reunión, tómate un tiempo para revisar las notas y enviar un resumen de lo que se ha tratado, así como los siguientes pasos y quién tiene que hacer qué. Esto ayudará a que todo el mundo se mantenga en el buen camino y sea responsable de su parte en la consecución de los objetivos de la reunión.

Una programación eficaz de reuniones puede ser un factor clave para el éxito de su empresa. Siguiendo estos consejos, puedes asegurarte de que tus reuniones sean productivas, eficientes y valiosas para tu equipo.

Para recapitular estos consejos de gestión eficaz del tiempo, recuerde empezar con un propósito claro, invitar a las personas adecuadas, establecer un orden del día específico, elegir la hora y el lugar adecuados, tener en cuenta la tecnología como la videoconferencia y hacer un seguimiento después de la reunión. Si haces estas cosas, podrás aprovechar al máximo tu tiempo y alcanzar tus objetivos con mayor eficacia.