¿Necesita una herramienta de gestión de proyectos? Por dónde empezar

La gestión de proyectos puede parecer un concepto contemporáneo. De hecho, existe desde que hay proyectos que gestionar. Piense en la complejidad de planificar y ejecutar la construcción de la Gran Muralla o el ferrocarril transcontinental. (O: al fin y al cabo, gracias a la gestión de proyectos tenemos la Gran Muralla China y el ferrocarril transcontinental, dos proyectos complejos con -literalmente- muchas piezas móviles).

Pero no hace falta crear una estructura que pueda verse desde el espacio para beneficiarse de la gestión de proyectos. Cualquier tarea que implique un objetivo, un calendario, un presupuesto y partes interesadas necesita cierto grado de gestión de proyectos. Tanto si estás pintando la cocina como elaborando un presupuesto para tu equipo en la oficina, existen muchas herramientas diferentes que te ayudarán a hacer el trabajo. Hemos evaluado los programas de gestión de proyectos más populares para que puedas planificar, documentar, ejecutar y evaluar eficazmente tu próximo gran (¡o pequeño!) proyecto. Manos a la obra.

Qué debe saber antes de empezar su próximo proyecto

Todos los proyectos deben tener un objetivo claro y mensurable. Así es fácil saber si se ha conseguido el resultado deseado o no. Debe ser posible hacer un seguimiento y una evaluación a posteriori para poder mejorar los procesos en la siguiente ronda. También es importante hablar con todas las partes interesadas y documentarse para asegurarse de que todo el mundo entiende el plan antes de empezar. No hay nada peor que llegar a la mitad de un proyecto y tener que volver a empezar porque alguien no ha tenido la oportunidad de opinar. Con todo esto y mucho más que gestionar, ¿cómo puede un buen gestor de proyectos cubrir todas sus bases y llevar a cabo un proyecto de forma eficaz? Con la mejor herramienta.

Hive

La maquinaria de marketing de Doodle es multinivel, multiengranaje y multitarea. Contamos con redactores publicitarios, blogueros, diseñadores web, especialistas en marketing por correo electrónico, etc., que informan a nuestra base de usuarios de 30 millones de personas sobre las mejores formas de agilizar su programación y sacar el máximo partido a Doodle, además de mantenerles informados sobre las nuevas funciones y novedades.

Utilizamos Hive para mantener en marcha el motor de marketing de Doodle. Hive es la herramienta de gestión de proyectos y productividad que permite a los equipos trabajar como quieran. Cada proyecto en Hive permite 6 vistas distintas: Gantt, Kanban, calendario, tabla, etiqueta y vistas de equipo. Este tipo de flexibilidad significa que cada miembro del equipo de marketing de Doodle puede trabajar de la forma que más le convenga. A veces, ver las dependencias en un diagrama de Gantt es incluso más importante que la excesivamente simple columna "En curso" de un tablero de estado. Hive también ofrece integraciones con miles de otras aplicaciones que utilizamos a diario a través de Zapier, lo que nos permite mantener la agilidad de nuestros procesos.

Trello

Trello es increíblemente genial. Basta con echar un vistazo a Taco, el simpático perro mascota, para querer probarlo. Pero más allá del simpático perro, Trello ofrece una aplicación de gestión de tareas que te ayuda a controlar en qué tareas se está trabajando y quién es responsable de cada una. Aunque carece de la flexibilidad de Hive y de algunas otras características clave (como el chat local), Taco es realmente intuitivo de usar. Cada proyecto vive en su propio tablero. Cada tablero de Trello es como una lista dinámica de tareas pendientes. Puedes añadir tarjetas a cada lista, que representan tareas, y mover las tarjetas en función del progreso. Etiqueta cada tarjeta con "por hacer", "en curso" o "hecho" para mostrar su estado. Las tarjetas pueden asignarse a distintos miembros del equipo. Cuando alcances determinados hitos, Trello te avisará.

Asana

Asana puede ayudarte a gestionar proyectos complejos compuestos por múltiples tareas y subtareas con un poco más de destreza que Trello. Asana funciona de forma similar a Trello, con listas y tableros, pero su formato te permite ver con mayor claridad las dependencias entre tareas y grupos de tareas. Gracias a su función de línea de tiempo, puedes detectar fácilmente los cuellos de botella y prepararte para situaciones inesperadas. Con Trello, las tarjetas pueden perderse en la confusión cuando tienes demasiadas en tu tablero. Con Asana, es más fácil hacer un seguimiento de las tarjetas individuales, incluso si tu proyecto crece más de lo previsto. Asana también tiene una vista de calendario, que es realmente útil si necesitas comprender el alcance completo de tu proyecto y gestionar tus plazos. También añadiríamos que la interfaz de usuario es un poco más profesional, mientras que Trello tiene un toque divertido e informal.