Cómo la Coalición para la Prevención del Suicidio del Condado de Franklin utiliza Doodle para programar reuniones sin ánimo de lucro

Ser productivo y aprovechar el tiempo al máximo es algo que todo el mundo anhela. Este es sin duda el caso de las organizaciones sin ánimo de lucro, muchas de las cuales andan escasas de recursos, presupuesto y tiempo.

Las reuniones constituyen una parte importante del funcionamiento diario de las organizaciones sin ánimo de lucro, la búsqueda de donantes y el contacto con ellos, la organización de campañas y eventos de recaudación de fondos y mucho más. Sin embargo, según el informe Nonprofit Priorities Benchmark Report (https://www.wipfli.com/insights/articles/np-2020-nonprofit-priorities-benchmark-report), el 7,5% de las organizaciones sin ánimo de lucro encuestadas considera que uno de sus principales retos son los procesos manuales basados en papel y el software obsoleto. ¿Qué tiene que ver esto con la gestión del tiempo? Mucho.

Con tan poco tiempo libre en medio de un mar de responsabilidades y tareas que realizar, depender de procesos manuales puede complicar las cosas más de lo necesario. Y puede significar que las reuniones con donantes importantes se retrasen, que las decisiones se tarden y que la recaudación de fondos se detenga en seco. Todos estos son resultados indeseables para las organizaciones sin ánimo de lucro.

Por eso estamos orgullosos de trabajar con organizaciones sin ánimo de lucro como la Coalición para la Prevención del Suicidio del Condado de Franklin, en Ohio. La Coalición, un grupo comunitario basado en el voluntariado, está formada por 37 miembros de 19 organizaciones locales diferentes. Entre sus voluntarios hay supervivientes de suicidios y profesionales de los sectores sanitario, educativo, público, sin ánimo de lucro y policial.

El objetivo de la Coalición es prevenir el suicidio mediante la educación y la concienciación de la comunidad. Esto puede ser para padres, profesores, profesionales de la comunidad y proveedores de salud mental.

Me puse al día con Michelle Vargas, Directora de la Franklin County Suicide Prevention Coalition, para averiguar cómo Doodle ha ayudado a automatizar los procesos manuales y cómo está repercutiendo en su misión de prevenir el suicidio.

¿Cuántas personas utilizan Doodle?

Tenemos cinco miembros de la Coalición que están utilizando Doodle para gestionar las necesidades de programación. Entre ellos se encuentran nuestros miembros de liderazgo que coordinan nuestros dos comités de liderazgo y tres Equipos de Acción y sus reuniones mensuales. La mayoría de los grupos tienen más de diez personas, así que, como puedes imaginar, puede ser difícil planificar las reuniones.

Todos, excepto yo, somos voluntarios, así que poder utilizar Doodle para coordinar nuestras reuniones mensuales no sólo ahorra tiempo, sino que también significa que es más probable que obtengamos respuestas de personas que pueden estar haciendo otras cosas, como trabajar o cuidar de la familia.

Recuerdo los días antes de empezar a utilizar Doodle. Creaba una lista de días y horas de reunión disponibles y la compartía con varias personas por correo electrónico. Luego íbamos y veníamos para encontrar una hora que les viniera bien a todos. Cuando la mayoría de la gente se ponía de acuerdo sobre una hora de reunión, alguien decía: "Eso ya no me viene bien".

Doodle ha supuesto un cambio radical en términos de ahorro de tiempo para nosotros, especialmente para los miembros de la dirección que coordinan y participan en docenas de reuniones cada mes.

¿Qué importancia tiene la gestión del tiempo en tu trabajo diario?

Contamos con un Equipo de Acción de Datos e Investigación que trabaja con muchos servicios diferentes para crear informes exhaustivos. Luego los compartimos con los socios para que puedan identificar, por ejemplo, las poblaciones de mayor riesgo en el condado de Franklin.

También tenemos un Equipo de Acción de Divulgación y Educación que coordina a nuestros oradores para que podamos aumentar el número de personas en el condado de Franklin que están equipadas para reconocer los signos del suicidio y cómo conectar a alguien con apoyo.

Nuestro Equipo de Acción de Comunicaciones busca compartir material informativo a través de vídeos y medios similares para informar a la gente sobre los signos que indican que alguien podría estar pensando en suicidarse.

Al utilizar Doodle, los miembros de cada uno de nuestros equipos de acción acaban ahorrando cientos de horas al año y pueden dedicar ese tiempo a trabajar en los proyectos que marcan la diferencia, en lugar de estancarse en el ping pong del correo electrónico y esperar durante días a que la gente se ponga de acuerdo sobre la hora de una reunión.

¿Por qué cree tanto en el poder de Doodle?

Me gusta porque ahora que se integra con Microsoft Outlook, es mucho más fácil entrar en Doodle y decir: 'aquí está mi calendario, aquí está cuándo estoy libre'.

Desde que empezamos a utilizar Doodle para coordinar todas nuestras reuniones sin ánimo de lucro, no puedo expresar lo mucho que ha mejorado la situación. En general, cuando te pones en contacto con diez o más personas, es probable que alguien no responda. Esto sucede por varias razones. La gente está ocupada. A veces simplemente se olvidan porque están más centrados en prioridades y trabajo más importantes. O simplemente no han visto el correo electrónico entre el desorden de su bandeja de entrada. Pero eso puede ser problemático para nosotros y otras organizaciones sin ánimo de lucro, ya que cada reunión está vinculada a una decisión que hay que tomar, una iniciativa que hay que poner en marcha o materiales de comunicación que tenemos que desarrollar para difundir la prevención del suicidio.

Por eso nos resulta tan útil la capacidad de Doodle de establecer plazos y enviar recordatorios. En primer lugar, podemos fijar una fecha límite para que todo el mundo vote sobre su disponibilidad. De este modo, la responsabilidad de reservar la reunión recae en todos y no sólo en el organizador. Además, también podemos hacer un seguimiento de quién ha respondido y quién no a las invitaciones a las reuniones, y luego animarles con una nota personalizada. Funciona bastante bien. También significa que las reuniones importantes no se retrasan y que podemos avanzar rápidamente en las decisiones e iniciativas que afectan a nuestra comunidad.

Además, la Coalición se basa en el voluntariado. Esto significa que nadie está obligado a asistir a ninguna reunión como lo estaría si tuviera un trabajo a tiempo completo. Así que poder programar reuniones sin esfuerzo y rápidamente significa que podemos maximizar el tiempo limitado de nuestros voluntarios para un bien mayor.

¿Hay algún ejemplo de cómo Doodle os ha ayudado a ti y al equipo?

En realidad hay bastantes. Programo reuniones semanales con muchos socios, grupos de interés y equipos de la Coalición. En cada una de estas reuniones puede haber fácilmente diez personas o más, algo que me llevaría siglos organizar si no utilizara Doodle.

Así puedo emplear ese tiempo en otras tareas. En cosas que realmente ayudan a nuestra comunidad, como la formación en prevención del suicidio basada en pruebas o la planificación de conferencias.

También ayuda tener un sistema centralizado para cuando se unen nuevos voluntarios a la Coalición. A menudo me preguntan: "¿Cómo programamos las reuniones? Todo lo que tengo que decir es: "Usa Doodle".

Los presidentes de nuestros equipos de acción pueden centrarse en el contenido de sus reuniones en lugar de preocuparse por cómo programarlas.

Eso nos ayuda a alcanzar nuestros objetivos, porque todas las reuniones que celebramos son realmente productivas. Todos han tenido tiempo de preparar el material que necesitaban gracias al tiempo que han ahorrado utilizando Doodle.

¿Qué consejo le darías a alguien que está considerando utilizar una herramienta de programación online?

Si tu trabajo implica planificar reuniones, como reuniones de grupo o reuniones 1:1 con miembros específicos del equipo, partes interesadas o donantes, Doodle te evitará quebraderos de cabeza en el proceso de programación.

Para mí es la forma más sencilla y rápida de programar reuniones. También creo que no se puede subestimar lo popular y reconocido que es. Cuando la gente recibe un enlace Doodle, normalmente sabe lo que es y responde. No me preguntan: "¿Qué es esto y cómo se utiliza?

Cuando sumas todas las cosas que Doodle puede hacer por ti, el tiempo que ahorras es realmente notable. He tenido trabajos en los que pasaba mucho más tiempo organizando reuniones y poniéndome al día.

En una organización como la nuestra, en la que los impuestos pagan nuestro tiempo, cada minuto que puedes ahorrar en tareas como programar, te da más tiempo para dedicarlo a proyectos significativos para la comunidad. Ahí es donde puedes marcar la diferencia.

Para obtener más información sobre cómo Doodle ayuda a las organizaciones sin ánimo de lucro a satisfacer sus necesidades de programación, visita nuestra página de soluciones para organizaciones sin ánimo de lucro (https://doodle.com/en/solutions/non-profit/).