¿Necesitamos una reunión para esto? Lista de control para evitar reuniones innecesarias

¿Recuerda la última vez que asistió a una gran reunión? ¿De esas en las que el equipo se llenó de energía, se compartió información importante y se tomaron decisiones críticas? Es más probable que recuerde las terribles: aquellas en las que realmente no necesitaba estar, en las que todo el mundo estaba mentalmente desconectado, o en las que ese colega (ya sabe a quién me refiero) no paraba de hacer preguntas, mucho después de que todos los demás estuvieran listos para irse. Claro que a veces una reunión es exactamente lo que necesitas: una oportunidad para reunir a todo el mundo en la misma sala y que surja la magia. Pero otras veces basta con un correo electrónico bien redactado o un chat en grupo. Así que, antes de reservar la sala de conferencias, consulta nuestra lista de comprobación y pregúntate: ¿realmente necesitas esa reunión?

¿Tengo un orden del día?

Antes de pedir a todos tus colegas que dejen de hacer lo que están haciendo, asegúrate de saber por qué necesitas una reunión. ¿Tienes una agenda clara de cosas que plantear o discutir? Si no es así, dedique un tiempo a pensar estratégicamente qué quiere conseguir con la reunión. A continuación, redacte un orden del día con los puntos a tratar. Así podrá compartirlo con el equipo de antemano, éste podrá llegar preparado y usted podrá asegurarse de que nadie descarrila la reunión con otras preocupaciones.

¿Es este el trabajo más importante en este momento?

Nuestro gran Informe sobre el estado de las reuniones señala que las reuniones tienen un coste de productividad, en términos de tiempo restado a otras tareas. Antes de apartar a la gente de su trabajo, asegúrese de que su reunión tiene un valor estratégico para su empresa. Asimismo, pregúntese si se trata del trabajo más importante que la gente necesita hacer en este momento. ¿Hay plazos contradictorios o hay prisa? ¿Sería mejor esperar uno o dos días, para que la gente pueda concluir sus compromisos actuales? Una buena forma de comprobar si una reunión es realmente crítica es preguntarse "¿Qué pasaría si no la celebráramos?".

¿Tengo toda la información que necesito?

Pregúntese qué necesita para avanzar. No hay nada peor que introducir un tema, sólo para darte cuenta de que no tienes suficiente información para tomar una decisión. Tómate tu tiempo para reunir las piezas fundamentales del rompecabezas antes de pensar siquiera en reservar el tiempo de la gente.

¿Es información necesaria?

Pregúntate quién tiene que saberlo realmente. ¿Se trata de un asunto de toda la oficina o es relevante para unos pocos? A veces puede ser más eficaz pasarse por las mesas de las personas adecuadas para una charla rápida e individual. Si es relevante para un grupo más grande, comprueba si todos los miembros del equipo podrán asistir. Si de todos modos vas a hacer un resumen para algunas personas, quizá puedas saltarte la reunión y simplemente enviar un resumen del asunto a todo el mundo. Por último, tómate un tiempo para comprobar los horarios de las personas, para saber si las personas con la información clave o con poder de decisión estarán disponibles.

¿Qué otros canales podría utilizar?

Actualmente disponemos de más herramientas de comunicación en el lugar de trabajo que nunca. Pueden ser formas realmente eficaces de mantener a la gente al tanto o de llegar a un consenso. ¿Necesitas comentarios sobre una idea? El correo electrónico permite que la gente se tome más tiempo para leer una presentación y dar su opinión. Además, se evita el riesgo de pensar en grupo y se pueden expresar opiniones con discreción. ¿Quieres tomar una decisión? Utiliza una herramienta como Slack para iniciar un debate o pedir a los participantes que voten las opciones. Además, no hace falta levantar acta: todo queda por escrito y bien ordenado en el hilo. ¿Necesitas actualizaciones? Utiliza tablones de gestión de proyectos como Trello, donde los participantes pueden añadir actualizaciones periódicas de los proyectos para que las vea todo el equipo. Además, puedes utilizar los tablones para delegar tareas o hacer un seguimiento del progreso.

¿Es urgente?

No hay nada peor que enviar un correo electrónico urgente y recibir grillos a cambio. Los chats de grupo pueden ser una buena opción para obtener información urgente, pero en este caso una reunión es la forma más rápida de obtener una respuesta inmediata.

Wrike ha creado una práctica infografía para ayudarle a decidir si una reunión es realmente necesaria. Porque a veces lo es, por supuesto. Así que si repasa nuestra lista de comprobación y decide que realmente necesita reunir a todo el mundo en la sala, asegúrese de que sea la mejor reunión posible. Una reunión con un orden del día claro, toda la preparación necesaria y las personas adecuadas. Y luego pregúntate una vez más: ¿estás seguro de que no podrías enviar esto por correo electrónico?