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Ya sea en el trabajo o en la vida personal, surgen circunstancias inesperadas que llevan a la necesidad de reprogramar reuniones. Ya se trate de un conflicto repentino, de un asunto urgente o simplemente de un cambio de prioridades, es esencial saber cómo gestionar profesionalmente el proceso de reprogramación de reuniones.
Esto se vuelve aún más crucial cuando trabajas en diferentes culturas, donde las normas y expectativas varían. En este artículo, exploraremos el arte de reprogramar reuniones con elegancia y daremos consejos sobre cómo hacerlo con eficacia.
Motivos habituales para reprogramar reuniones
Antes de entrar en la mecánica de la reprogramación, es importante entender qué constituye una razón válida para cambiar la hora de una reunión. Mientras que algunas situaciones pueden ser inevitables, otras pueden requerir una cuidadosa consideración. Entre las razones válidas para reprogramar una reunión se incluyen compromisos en conflicto, emergencias y circunstancias imprevistas.
Hay ocasiones en las que las opciones de reunión vinculadas a prioridades más altas son limitadas y la única opción posible sería programarla solapando un compromiso existente. Cuando surge un conflicto repentino, como una reunión inesperada con un cliente o una fecha límite urgente, es aceptable reprogramar la reunión original para otro día.
Sin embargo, a veces también pueden surgir emergencias o circunstancias imprevistas. Por ejemplo, cuando se trata de una enfermedad o de asuntos familiares, es esencial dar prioridad al bienestar personal y reprogramar la reunión en consecuencia. Otras circunstancias inesperadas pueden ser problemas de transporte, cortes de electricidad o problemas de conexión a Internet. Estos acontecimientos escapan a tu control, por lo que es necesario reprogramar una reunión.
La forma correcta de reprogramar una reunión
Cuando resulte evidente que es necesario reprogramar una reunión, conviene manejar la situación con profesionalidad y cortesía.
En cuanto te des cuenta de la necesidad de reprogramar la reunión, notifícalo sin demora a todos los participantes. Explica brevemente el cambio de planes y pide disculpas por las molestias causadas. Depende de ti cuánto contexto quieras proporcionar, pero respetar la privacidad también es igual de importante.
Cuando propongas una nueva hora de reunión, ofrece varias fechas y horas alternativas para acomodar los horarios de todos los participantes. Sé flexible y ten en cuenta su disponibilidad. Una vez que todos los participantes hayan acordado una nueva hora de reunión, confirma por escrito la reunión reprogramada. Esto puede hacerse a través de herramientas de reprogramación o mediante una invitación en el calendario, para garantizar que todos estén de acuerdo.
Evita reprogramar una reunión una vez que ya haya comenzado, ya que esto puede percibirse como una falta de respeto al tiempo de los demás. Por otra parte, si la reunión acaba siendo innecesaria, no la reprogrames a menos que aporte valor.
Mejores prácticas para reprogramar reuniones
Para garantizar un proceso de reprogramación fluido y respetuoso, sea transparente. Comunique claramente las razones para reprogramar la reunión y avise con la mayor antelación posible para que los participantes puedan ajustar sus agendas en consecuencia.
Pida disculpas sinceras por cualquier inconveniente que haya causado la necesidad de reprogramar la reunión. Reconozca el impacto en el tiempo de los participantes y demuestre empatía.
Mantenga también un tono y una conducta profesionales durante todo el proceso de reprogramación. Evita culpar a nadie o poner excusas, y céntrate en encontrar una solución de mutuo acuerdo.
Automatice la reprogramación con Doodle
Para los profesionales que desean aumentar su productividad, la automatización del proceso de programación y reprogramación puede ser transformadora. Con Doodle, los organizadores y los participantes pueden reprogramar fácilmente las reuniones con sólo unos clics.
Las reuniones programadas con Doodle vienen con un enlace de reprogramación, para que los participantes puedan evitar la incomodidad de preguntar y las idas y venidas que a menudo acompañan a la reprogramación.
Gracias a su perfecta integración con plataformas de calendario como Google Calendar, Microsoft 365 y Apple Calendar, Doodle agiliza el proceso de programación, lo que permite a los equipos centrarse en lo que más importa. Solo se ofrecerán alternativas a las citas disponibles.
Reprogramar reuniones es algo habitual e inevitable en el dinámico panorama empresarial actual. Pero cuando se hace con gracia y eficacia, una situación aparentemente negativa puede convertirse en una oportunidad para crear una impresión positiva.
