Berichte über den Stand der Sitzungen im 2. Quartal 2020

Können Sie sich an eine einzige Arbeitswoche erinnern, in der Sie nicht mindestens 10 Termine in Ihrem Kalender eingetragen hatten?

Wir können das nicht. Und die meisten Menschen können es auch nicht. Die Zeit, die in Meetings verbracht wird, hat seit dem Jahr 2000 jedes Jahr um 10 Prozent zugenommen.

Wir brauchen Meetings, um organisiert zu bleiben, um mit anderen zusammenzuarbeiten, um Gruppenprojekte abzuschließen, um neue Kunden zu gewinnen, um Kunden zu informieren und zu binden, um über die Leistung zu berichten und vieles mehr. Oder lassen Sie es uns noch deutlicher sagen: Unternehmen können ohne Meetings nicht funktionieren und wachsen.

Aber Ausdrücke wie "Besprechungswahn", "Besprechungswahnsinn", "Zeitverschwendung" und "Produktivitätskiller" tauchen überall auf. Sie wissen, wovon wir sprechen: diese Besprechungen, denen eine klare Richtung fehlt, die schlecht organisiert sind und an denen viel zu viele Personen teilnehmen.

Die Vorstellung, dass die Durchführung einer effektiven Besprechung so einfach ist wie die Erledigung einer Aufgabe oder die Verwendung eines Instruments, ist der Fehler, den viele machen. Vielmehr bedarf es eines ganzheitlichen Ansatzes - von der Berücksichtigung von Faktoren wie Besprechungsgröße, Dauer, Ankündigungsfrist und -zeit bis hin zur Implementierung der richtigen Technologie, um Prozesse zu optimieren, Zeit zu sparen und letztlich Teams, Kollegen und Kunden in die Lage zu versetzen, während des gesamten Besprechungszyklus besser zusammenzuarbeiten." ***- Renato Profico, CEO, Doodle

Anfang dieser Woche haben wir unseren Q2 2020 State of Meetings Report veröffentlicht, der auf der Analyse von Meetings (geschäftlich und privat) basiert, die weltweit von mehr als 30 Millionen Nutzern auf Doodle im zweiten Quartal 2020 gebucht wurden. Was wir herausgefunden haben, ist augenöffnend und kann Unternehmen helfen, strategischere, datengestützte Entscheidungen darüber zu treffen, wann und wie Meetings geplant werden, damit sie so konzentriert und produktiv wie möglich sind.

Hier finden Sie eine Vorschau auf die Meeting-Statistiken aus unserem Bericht "Q2 2020 State of Meetings".

Meetings kurz und bündig halten (unter 30 Minuten)

Für die meisten Berufstätigen gelten einstündige Meetings als Standard für die Dauer von Besprechungen. Wie unsere Plattformdaten zeigen, ist dies jedoch nicht mehr der Fall. Im 2. Quartal 2020 war die beliebteste Meeting-Dauer 30 Minuten (36 Prozent). Einstündige Meetings waren dagegen weit weniger verbreitet (20 Prozent).

Unsere Plattformdaten zeigen auch, dass 15 Minuten (31 Prozent) die zweithäufigste Besprechungsdauer im zweiten Quartal 2020 waren. Dies könnte auf die Tatsache zurückzuführen sein, dass Stand-up-Meetings in den Unternehmen immer beliebter werden. Diese Art von Meetings findet in der Regel täglich statt und erfordert, dass die Teilnehmer aufstehen, um die Dinge kurz und bündig zu halten. Teams nutzen Stand-up-Meetings häufig, um sich schnell auszutauschen, über Fortschritte zu berichten und wichtige Punkte zu nennen, die Aufmerksamkeit erfordern.

Ein weiterer Grund für eine 15-minütige Besprechung, insbesondere während der aktuellen Coronavirus-Pandemie, könnte darin bestehen, die emotionalen Bedürfnisse der Mitarbeiter zu berücksichtigen. Die Begrenzung der Besprechungen auf 15 Minuten ermöglicht eine entspanntere Gesprächsführung und verringert die Wahrscheinlichkeit, dass Zeit in unproduktiven Besprechungen verschwendet wird (eine häufige Beschwerde von Besprechungsteilnehmern).

Unsere Daten deuten darauf hin, dass sich die Mitarbeiter nicht blind an traditionelle Terminplanungspraktiken halten (d. h. die Besprechungsdauer standardmäßig auf eine Stunde festlegen). Vielmehr stellen sie Planungsnormen in Frage und passen ihre Herangehensweise an - alles mit dem Ziel, die Kontrolle über ihre Zeit zurückzugewinnen, ihr Arbeitsleben effizienter zu gestalten und einen größeren Einfluss auf ihr Unternehmen auszuüben.

Kleinere Gruppen führen zu wirkungsvolleren Diskussionen

Wie Google-Mitbegründer Larry Page einmal sagte: "Kleine Gruppen von Menschen können eine wirklich große Wirkung haben." Bei der Analyse unserer Plattformdaten für Q2 2020 ist uns ein Trend aufgefallen, der sich mit der Philosophie von Larry Page deckt. Fast die Hälfte (44 Prozent) der Gruppentreffen waren auf vier bis sieben Personen beschränkt. 24 Prozent der Gruppentreffen waren sogar noch kleiner, mit insgesamt vier bis fünf Teilnehmern.

Wir sind der Meinung, dass die Organisatoren von Sitzungen selektiv und strategisch vorgehen sollten, wenn sie entscheiden, wen sie zu Sitzungen einladen. Nur die Personen, die einen aktiven Beitrag leisten, sollten zu den Sitzungen eingeladen werden. Oftmals sehen wir jedoch, dass Organisatoren eine große Anzahl von Personen zu den Treffen einladen, weil sie nicht wollen, dass sich jemand vom Prozess ausgeschlossen fühlt. In Wirklichkeit ist ein großer Teil der Teilnehmer an Gruppensitzungen jedoch nur Füllmaterial, spielt keine aktive Rolle im Prozess und hat keinen Einfluss auf den Zweck/die Ziele der Sitzung.

Die Amerikaner lieben Meetings ein wenig zu sehr

Als wir uns die Daten unserer Plattform für das zweite Quartal 2020 ansahen, stellten wir fest, dass es keine Zeit während des Arbeitstages gibt, zu der die Amerikaner weniger Meetings abhalten, mit Ausnahme von 12:00 Uhr mittags, wo es einen leichten Rückgang auf 9 Prozent gab (von 10 Prozent um 11:00 Uhr). Aber nur eine Stunde später, um 13:00 Uhr, steigt der Prozentsatz der Besprechungen sprunghaft auf 13 Prozent an. Dies zeigt ein klares Muster: Die Amerikaner sind ständig in Besprechungen und arbeiten ständig.

Wenn die Amerikaner ihren Arbeitstag mit zu vielen Besprechungen überziehen, könnte sich dies direkt auf ihre Fähigkeit auswirken, die Arbeit zu erledigen, zu Verzögerungen bei größeren Projekten führen und ihre individuelle Leistung beeinträchtigen. Infolgedessen ist es wahrscheinlich, dass sie die "verlorene Zeit" wieder aufholen, indem sie ihre Arbeit außerhalb der Geschäftszeiten erledigen. Das führt dazu, dass sie wieder überlastet, gestresst und ausgebrannt sind.

Die Vereinigten Staaten sind als Nation zum Synonym für eine Kultur der Überarbeitung geworden. Nach Angaben der ILO arbeiten Amerikaner 260 Stunden mehr pro Jahr als britische Arbeitnehmer und 499 Stunden mehr als französische Arbeitnehmer. Und während mindestens 134 Länder Gesetze zur Begrenzung der Wochenarbeitszeit haben, gibt es in den Vereinigten Staaten keine solchen Gesetze.

Laut einer Studie von Accounttemps sind 44 Prozent der amerikanischen Berufstätigen am frühen Morgen und 31 Prozent am späten Vormittag am produktivsten. Aus der Studie geht auch hervor, dass Arbeitnehmer es vermeiden sollten, Besprechungen zur Mittagszeit anzusetzen, da nur 2 Prozent der Befragten angaben, dass sie zur Mittagszeit am meisten Arbeit haben. Unsere Plattformdaten zeigen jedoch, dass die Amerikaner ihren morgendlichen Produktivitätsfluss" nicht voll ausschöpfen. Insbesondere wurden 33 Prozent der amerikanischen Meetings zwischen 7:00 und 11:00 Uhr morgens gebucht. Dies ist die gleiche Zeitspanne, die laut der Accounttemps-Studie für amerikanische Fachkräfte am produktivsten ist.

Der Großteil der deutschen Meetings findet am mittleren bis späten Nachmittag statt.

Bei der Untersuchung unserer Plattformdaten ist uns aufgefallen, dass mehr als die Hälfte (57 Prozent) der deutschen Meetings am späten Nachmittag, zwischen 12:00 und 18:00 Uhr, angesetzt wurden. Daraus lässt sich schließen, dass die Vormittage als Zeit der Konzentration, der Aufmerksamkeit für wichtige Projekte und der höchsten Produktivität angesehen werden. Deutsche Berufstätige verlegen ihre Besprechungen daher lieber in die zweite Hälfte ihres Arbeitstages, damit sie die Vormittagsstunden damit verbringen können, "tiefgründige" Arbeit zu erledigen und sich für den Rest des Tages zu organisieren.

Es hat mich überrascht, dass 15 Prozent der deutschen Meetings, die im zweiten Quartal 2020 gebucht wurden, an Samstagen und Sonntagen stattfanden. Im Gegensatz dazu waren Wochenendmeetings in den USA (7 Prozent), Großbritannien (8 Prozent), Frankreich (10 Prozent) und der Schweiz (12 Prozent) weniger verbreitet.

Diese Tendenz, für Wochenendsitzungen verfügbar zu sein, könnte einen hohen Preis haben. Wie eine Gallup-Umfrage kürzlich ergab, leiden 4,1 Millionen deutsche Arbeitnehmer unter arbeitsbedingtem mentalem oder emotionalem Stress. In einem Quartz-Artikel bestätigte der Vorstandsvorsitzende der Techniker Krankenkasse, einer der führenden gesetzlichen Krankenkassen in Deutschland, ebenfalls, dass "Lifestyle-Krankheiten" in Deutschland auf dem Vormarsch sind, und verwies auf die Tatsache, dass TK-Kunden im Durchschnitt mehr als 15 Tage pro Jahr der Arbeit fernbleiben.

Morgenbesprechungen haben keinen Platz in britischen Kalendern

Nach den Daten unserer Plattform sind die Nachmittagsstunden in Großbritannien die beste Zeit für Meetings. So fanden 24 Prozent der Besprechungen nach dem Mittagessen statt, also zwischen 14 und 16 Uhr. Bei der Frage, zu welcher Tageszeit die meisten Meetings stattfanden, lag 14:00 Uhr mit 9 Prozent an erster Stelle. Dies könnte darauf zurückzuführen sein, dass britische Berufstätige nach dem Mittagessen einen Energieschub und einen Motivationsschub erhalten. Daher sind sie vielleicht eher geneigt, diese neue Energie zu nutzen, um an Sitzungen teilzunehmen und ihre Hilfe, ihre Erkenntnisse und ihren Wert für die besprochenen Projekte einzubringen.

Ähnlich wie ihre amerikanischen Kollegen ziehen es britische Arbeitnehmer vor, die meisten ihrer Besprechungen in die Mitte der Woche zu legen, so dass montags mehr Zeit bleibt, sich zu konzentrieren und wichtige Aufgaben zu erledigen. Welche Tage im britischen Kalender sind also am ehesten mit Meetings gefüllt? Ausgehend von den Daten unserer Plattform lautet die Antwort: mittwochs (20 Prozent) und donnerstags (20 Prozent).

Interessant ist auch, dass Meetings am Wochenende für die Briten sehr ungewöhnlich sind: nur 5 Prozent finden samstags und 3 Prozent sonntags statt. Die Briten nehmen ihre persönliche Zeit größtenteils sehr ernst und es ist sehr unwahrscheinlich, dass sie Meetings organisieren oder daran teilnehmen, die ihre Wochenenden einschränken.

**Für weitere Meeting-Statistiken laden Sie bitte den Q2 2020 State of Meetings Report herunter.