Meeting Status Report 2019

Ein neuer Bericht der weltweit führenden Terminplanungsplattform Doodle befragte über 6.500 Fachleute in Großbritannien, Deutschland und den USA und untersuchte 19 Millionen Meetings, die 2018 über die Plattform vereinbart wurden.

Die Online-Terminplanungsplattform Doodle kündigt heute die Veröffentlichung des umfassenden Doodle Meeting Reports 2019 an, der einen brandneuen, detaillierten Blick auf den aktuellen Stand von Meetings am Arbeitsplatz wirft. Er enthält eigene Daten und neue Untersuchungen, die mit 6.026 Berufstätigen in Großbritannien, Deutschland und den USA durchgeführt wurden.

Doodle wird jeden Monat von über 30 Millionen Menschen in Unternehmen wie Apple, Google und Amazon genutzt und ist weltweit führend in der Online-Terminplanung. Der Bericht gibt einen umfassenden Einblick in die Zeit, die durch abgesagte oder unnötige Meetings, ineffiziente Arbeitsweisen und bevorzugte Meeting-Methoden verloren geht, und enthält Expertenkommentare von Organisationswissenschaftlern und Psychologen.

Zu den wichtigsten Ergebnissen gehören:

schlecht organisierte Besprechungen beeinträchtigen das Endergebnis erheblich

Schlecht organisierte Besprechungen kosten die Unternehmen jedes Jahr eine Menge Zeit und Geld. Berufstätige im Vereinigten Königreich, Deutschland und den USA verbringen jede Woche zwei Stunden in sinnlosen Besprechungen, was sich im Laufe eines Jahres auf 13 Tage summiert. Der durchschnittliche Berufstätige hat drei Besprechungen pro Woche mit einer durchschnittlichen Dauer von einer Stunde pro Sitzung. Im Verhältnis dazu halten Fachleute zwei Drittel der Sitzungen, an denen sie teilnehmen, für unnötig.

Die Kosten für schlecht organisierte Meetings sind im Vereinigten Königreich am stärksten spürbar, wo 40 % der Fachleute dies als die größten Kosten für ihr Unternehmen ansehen, verglichen mit 38 % in Deutschland und 34 % in den USA. Doodle berechnete auch die kumulierten jährlichen Kosten in Zeit und Stunden für die Unternehmen in den untersuchten Ländern*:

Mehr als ein Viertel (26 %) gab an, dass schlecht organisierte Meetings die Beziehungen zu ihren Kunden beeinträchtigen, während andere der Meinung sind, dass sie für Verwirrung am Arbeitsplatz sorgen (43 %) und ihre Fähigkeit, ihre Arbeit zu erledigen, beeinträchtigen (44 %).

Unterstützt wird dies durch die Feststellung, dass ein Drittel (33 %) der Berufstätigen sich nicht in der Lage sieht, zu den meisten Sitzungen, an denen sie teilnehmen, etwas beizutragen - was darauf hindeutet, dass übermäßige Einladungen eine große Zeitverschwendung bei der Arbeit darstellen.

Doodle hat über 19 Millionen Meeting-Anfragen und -Antworten analysiert, um die durchschnittliche Zeit zu ermitteln, die jemand braucht, um auf eine Meeting-Einladung zu antworten, und um die Länder zu identifizieren, die bei der Planung von Meetings am effizientesten und am wenigsten effizient sind:

Am effizientesten

Am wenigsten effizient

[Paul Axtell, Autor von "Meetings Matter" (https://www.paulaxtell.com/), kommentiert die Auswirkungen schlecht organisierter Meetings:

*"Die Auswirkungen schlecht organisierter Meetings wirken sich auch auf das Verhalten der Mitarbeiter aus. Wenn sie das Gefühl haben, dass eine Besprechung für sie nicht funktioniert, bringen sie am Ende andere Arbeiten mit und betreiben Multitasking, anstatt das Gespräch zu führen.

Die Mitarbeiter sind auch diejenigen, die die weniger offensichtlichen Kosten schlechter Meetings tragen, weil sie nicht auf dem Laufenden und organisiert sind, was dazu führen kann, dass sie Arbeit mit nach Hause nehmen und sich nicht entspannen und regenerieren können. Kurzfristig kann der Einzelne diese Probleme verdrängen - aber langfristig zahlt er einen hohen Preis durch den zusätzlichen Stress. "* Von Angesicht zu Angesicht ist es am besten

Obwohl die Technik es uns ermöglicht, überall auf der Welt an Meetings teilzunehmen, sind persönliche Treffen immer noch unsere bevorzugte Methode.

76 % der befragten Berufstätigen gaben dies als ihr bevorzugtes Format an, während andere Methoden nur eine untergeordnete Rolle spielten:

Auf die Frage nach den Vorteilen von persönlichen Treffen waren sich die Befragten einig, dass ein persönliches Treffen definitiv von Vorteil ist:

Steven Rogelberg, Chancellor's Professor und Professor für Management an der University of North Carolina undAutor von 'The Surprising Science of Meetings' kommentiert dieses Ergebnis:

*"Die Forschung über Meetings ist so wichtig. Es gibt vielleicht keine andere Arbeitstätigkeit, die so häufig vorkommt und über die so viel geklagt wird.

"Obwohl es dank der Technologie immer einfacher geworden ist, sich aus der Ferne zu treffen, und das ist eine gute Sache, hat es etwas besonders Kraftvolles, wenn Menschen zusammenkommen, um sich persönlich zu treffen. Die Kommunikation ist in der Regel reichhaltiger und nuancierter, da verbale und nonverbale Hinweise in Hülle und Fülle vorhanden sind. Diese zusätzlichen Ebenen können nicht nur zu einem tieferen Verständnis beitragen, sondern auch die Beziehungen fördern, da die Kommunikationsabsicht leichter zu erkennen und nachzuvollziehen ist und Missverständnisse leichter zu vermeiden sind. Im Gegensatz zu virtuellen Besprechungen, bei denen es leichter ist, sich im Hintergrund zu verstecken und Multitasking zu betreiben, sind persönliche Besprechungen in der Regel mit mehr Verantwortlichkeit und Engagement verbunden. "

Was macht ein gutes oder schlechtes Meeting aus?

Die Befragten wurden auch dazu befragt, was eine gute oder schlechte Besprechung ausmacht. Die Ergebnisse zeigen, dass eine klare Organisation für eine gute Besprechung unerlässlich ist, während ablenkendes oder ineffizientes Verhalten Besprechungen entgleisen lässt:

Was macht eine gute Besprechung aus?

Was macht eine schlechte Sitzung aus?

Dr. Sankalp Chaturvedi, außerordentlicher Professor für Organisationsverhalten und Führung am Imperial College London, kommentiert, was ein gutes Meeting ausmacht:

Das Geheimnis eines erfolgreichen und zeitsparenden Meetings ist die Vorbereitung. Die Tagesordnung darf nicht zu lang sein. Andernfalls besteht die Gefahr, dass zu viel Zeit auf die ersten Punkte verwendet wird und spätere Punkte übereilt behandelt werden. Die Tagesordnung sollte rechtzeitig im Voraus verteilt werden, einschließlich der Ziele, die von der Sitzung erwartet werden, und genauer Angaben zu den Themen und der Zeiteinteilung. "*

Gabriele Ottino, CEO von Doodle, kommentiert:

*"Jeder kennt die Qualen von langweiligen, sinnlosen Meetings. Sie finden jeden Tag statt, aber der kumulative Effekt ist ehrlich gesagt schockierend! Wenn Sie nicht versuchen, die Effizienz von Meetings in Ihrem Unternehmen zu verbessern, verschwenden Sie eine enorme Menge an Geld und Zeit. Viele Unternehmen leiden darunter, dass die Planung und Durchführung von Besprechungen zu locker gehandhabt wird, insbesondere die 25 % der Berufstätigen, die durchschnittlich fünf oder mehr Besprechungen pro Woche abhalten.

Wir haben diesen Bericht in Auftrag gegeben, weil wir besser verstehen wollten, was ein schlechtes Meeting ausmacht und wie es sich auf die Menschen im Alltag auswirkt. Das Positive daran ist, dass sich hinter den enormen finanziellen Auswirkungen einfache Probleme verbergen, die leicht behoben werden können. Dinge wie die Festlegung einer klaren Tagesordnung, die Einladung nur relevanter Personen und eine gute Planung lassen sich leicht umsetzen, und wenn wir uns an diese Grundsätze halten, gibt es eine klare Möglichkeit, enorme Einsparungen zu erzielen, die Zeitverschwendung zu reduzieren und die Irritation der Mitarbeiter zu verringern - wovon alle profitieren.