Wie du Preise festlegst und Zahlungen eintreibst, wenn Kunden buchen: Ein Leitfaden für Berater

Als Berater/in ist deine Zeit dein Produkt. Dennoch verbringen viele Berater/innen jede Woche Stunden damit, Angebote zu erstellen, Rechnungen zu verschicken und verspäteten Zahlungen nachzugehen. Diese Zeit geht zu Lasten der abrechenbaren Arbeit und verursacht Stress, wenn der Cashflow sinkt.

Die gute Nachricht ist, dass du klare Preise festlegen, sie einmalig veröffentlichen und die Zahlung zum Zeitpunkt der Buchung einfordern kannst. Dieser Leitfaden gibt dir ein praktisches Handbuch für Berater/innen an die Hand. Du lernst, wie du Preismodelle auswählst, klare Zahlungsrichtlinien aufstellst und Doodle mit Stripe nutzt, um bei jedem Termin pünktlich bezahlt zu werden.

Am Ende wirst du ein einfaches System haben, das zu deiner Praxis passt: Kunden buchen, dein Kalender wird aktualisiert und das Geld landet auf deinem Konto - damit du dich wieder der Beratung widmen kannst.

Die Herausforderung für Berater/innen

Berater/innen jonglieren oft mit Beratungsgesprächen, bezahlten Sitzungen und Projektarbeit für mehrere Kunden. Ohne ein System tauchen schnell ein paar Probleme auf:

• Uneinheitliche Tarife zwischen den Kunden

• Ausufernder Umfang, wenn die Zeit nicht an den Preis gekoppelt ist

• Nichterscheinen und verspätete Stornierungen ohne Entschädigung

• Manuelle Rechnungsstellung und langsame Zahlung

• Zeitzonenverwirrung und verpasste Anrufe

• Doppelte Buchungen in verschiedenen Kalendern

Jedes dieser Probleme schmälert die abrechenbaren Stunden und schwächt das Kundenerlebnis, wenn die Regeln unklar sind oder die Bezahlung schwierig ist.

Warum dies für Berater wichtig ist

Klare Preise und Bezahlung bei der Buchung schützen nicht nur deinen Cashflow - sie heben deine Marke hervor und beschleunigen die Entscheidungen deiner Kunden.

• Die Kunden sehen die Preise im Voraus und wissen, was sie bekommen.

• Anzahlungen reduzieren Absagen und Änderungen in letzter Minute

• Du verbringst weniger Zeit mit der Verwaltung und mehr Zeit mit der Beratung

• Dein Kalender bleibt in allen Tools korrekt

Wenn du deinen Kalender mit Doodle verbindest, sehen deine Kunden nur die verfügbaren Zeiten. Wenn du Stripe zu deiner Buchungsseite oder deiner 1:1-Einrichtung hinzufügst, kannst du automatisch Anzahlungen oder vollständige Zahlungen einziehen. So entsteht ein nahtloser Weg vom Interesse zum bezahlten Termin.

Wähle das richtige Preismodell und lege deinen Grundpreis fest

Dein Preismodell sollte den Wert und das Risiko deiner Arbeit widerspiegeln. Entscheide dich für ein oder zwei Modelle und bleibe konsequent, um Klarheit zu schaffen.

Gängige Preismodelle für Berater/innen

Wenn du unsicher bist, wo du anfangen sollst, biete eine bezahlte Sitzungsart und ein kostenloses oder kostengünstiges Schnuppergespräch an. Einfachheit hilft Kunden, schneller zu buchen.

Wie du deinen Grundpreis festlegst

Verwende diese schnelle Formel, um eine Unterbewertung zu vermeiden:

1. Lege dein jährliches Zieleinkommen fest (z.B. 150.000 USD).

2. Schätze die insgesamt abrechenbaren Stunden. Beispiel: 48 Wochen × 30 Stunden = 1.440 Stunden. Wenn nur 60% abrechenbar sind, sind das 864 Stunden.

3. Addiere Gemeinkosten und Steuern (z.B. +30%).

4. Basissatz = Zieleinkommen × 1,3 ÷ abrechenbare Stunden.

Beispiel: 150.000 $ × 1,3 = 195.000 $ ÷ 864 = 226 $/Stunde.

Runde auf eine saubere Zahl wie $225 oder $250.

Bei Pauschalhonoraren multiplizierst du die geschätzten Stunden mit deinem Tarif und fügst einen kleinen Puffer hinzu. Eine 90-minütige Sitzung mit 50 Minuten Vorbereitung und Rekapitulation ergibt 2,3 Stunden bei 225 $/Stunde → etwa 520 $. Setze den Preis der Einfachheit halber auf 495 $ oder 550 $ fest.

Erstelle eine einfache Zahlungs- und Buchungsrichtlinie

Deine Richtlinien schützen deine Zeit und legen die Erwartungen fest. Veröffentliche sie auf deiner Website und deinen Buchungsseiten, damit deine Kunden sie sehen, bevor sie zahlen.

Was sollte darin stehen?

• Zahlungsbedingungen: Vollständige Zahlung oder Anzahlung bei Buchung erforderlich

• Stornierungsfrist: z.B. bis zu 24 Stunden vor der Startzeit

• No-Show-Politik: Verpasste Sitzungen werden in voller Höhe berechnet

• Umplanen: Eine Verschiebung pro Buchung

• Verspätete Ankünfte: Die Sitzungen enden zur geplanten Zeit

• Steuern und Währung: Inklusivleistungen und Währung abklären

• Rückerstattungen: Lege fest, wann Zahlungen zurückerstattet werden können

Beispielrichtlinien, die du anpassen kannst

Bezahlung: Der volle Betrag ist bei der Buchung über die sichere Kasse zu zahlen.

Stornierung: Du kannst bis zu 24 Stunden vor der Startzeit stornieren oder umbuchen.

Nicht-Erscheinen: Verpasste Sitzungen werden in voller Höhe berechnet.

Verspätetes Eintreffen: Ich warte bis zu 10 Minuten; die Sitzung wird trotzdem wie geplant beendet.

Steuern: Die Preise enthalten die anfallenden Steuern und sind in USD angegeben.

Halte sie kurz, einheitlich und für alle Buchungslinks sichtbar.

Konfiguriere Doodle für den Zahlungseinzug bei Buchungen

Du kannst Doodle in wenigen Minuten so einrichten, dass die Preise veröffentlicht und Zahlungen automatisch eingezogen werden.

Schritt 1: Verbinde deinen Kalender

• Verbinde Google Kalender, Outlook oder Apple Kalender

• Wähle Kalender aus, die Doodle auf Konflikte prüfen soll

• Lege deine Arbeitszeiten und Zeitzone fest

So bleibt deine Verfügbarkeit genau und verhindert Doppelbuchungen.

Schritt 2: Erstelle deine Buchungsseite

• Füge Besprechungstypen hinzu (z.B. Discovery Call 20 min, Strategy Session 90 min)

• Lege Puffer vor/nach den Sitzungen fest

• Schränke die täglichen Sitzungen ein, um die Fokuszeit zu schützen

• Füge Aufnahmefragen für Ziele oder Links hinzu

Mit Doodle Pro kannst du dein Logo und deine Farben hinzufügen. Du kannst auch KI-generierte Sitzungsbeschreibungen verwenden, um die Einrichtung zu beschleunigen.

Schritt 3: Stripe verbinden und Preise festlegen

• Verbinde dein Stripe-Konto

• Wähle eine Währung pro Meeting-Typ

• Lege deinen Preis oder deine Anzahlung fest

• Wähle eine vollständige oder teilweise Zahlung bei der Buchung

Bei Anzahlungen gib an, wie und wann du den Restbetrag einziehen wirst (z.B. 50% im Voraus, 50% nach der Sitzung).

Schritt 4: Füge Erinnerungen und Buchungsregeln hinzu

• Aktiviere automatische E-Mail-Erinnerungen

• Lege Buchungsfristen fest (z. B. keine Buchungen am selben Tag nach 15 Uhr)

• Lege eine Mindestkündigungsfrist fest (z. B. 12-24 Stunden)

• Zeige deine Stornierungsbedingungen an

Doodle fügt automatisch deine Videolinks für Zoom, Google Meet, Webex oder Teams zur Kalendereinladung hinzu.

Schritt 5: Nutze 1:1 für begrenzte oder Premium-Slots

Biete feste Zeitfenster für VIP-Sitzungen, Einführungen oder Audits an. Kunden wählen aus und bezahlen über Stripe - kein Hin und Her.

Erstelle Pakete und Sitzungsarten, die deine Kunden verstehen.

Klarheit verkauft. Verwende klare Namen und einfache Stufen, damit deine Kunden sich sicher entscheiden können.

Erstelle drei Kernangebote

• Starter: 60-minütige Beratung mit schriftlichen Notizen - für schnelle Erfolge.

• Core: 90-minütige Strategiesitzung mit einem einseitigen Aktionsplan.

• Premium: Vier 60-minütige Sitzungen über sechs Wochen mit E-Mail-Unterstützung.

Jedes Angebot sollte einen klaren Preis und eine Beschreibung auf deiner Doodle-Buchungsseite haben.

Entdeckungsanrufe absichtlich nutzen

Biete kurze Discovery Calls (15-20 Minuten) an, um Leads zu qualifizieren - und nicht, um kostenlose Ratschläge zu geben. Füge im Buchungsformular die erforderlichen Fragen hinzu (z. B. Budget, Ziele).

Handle mit Zeitzonen und Reisen

Wenn du weltweit reist oder arbeitest, solltest du Zeitzonen und Buchungszeitfenster festlegen. Wenn du persönlich arbeitest, erstelle einen eigenen Besprechungstyp mit Ortsfeldern und einem höheren Preis, um die Reisezeit zu berücksichtigen.

Praktische Tipps zur Reduzierung von Nichterscheinen und verspäteten Zahlungen

• Verlange eine Zahlung bei der Buchung

• Biete Anzahlungen nur für Pakete mit mehreren Sitzungen an

• Sende 24 Stunden vor dem Treffen eine Erinnerung

• Füge Links zur Terminverschiebung in die Bestätigungen ein

• Füge 15-30 Minuten Puffer zwischen den Gesprächen hinzu

• Deaktiviere Buchungen am selben Tag für Sitzungen mit hohem Vorbereitungsaufwand

• Spare Vorbereitungszeit, indem du Eingangsfragen verwendest.

• Automatisiere den Datenfluss mit Zapier

Bei Doodle sind Erinnerungen und Buchungsfristen bereits integriert. Du kannst sogar bis zu 1.000 Teilnehmer/innen direkt zu Gruppensitzungen oder Workshops einladen.

Häufige Fehler, die du vermeiden solltest

• Zu niedrige Preise durch vergessene Vor- oder Nachbereitungszeit

• Unstimmige Preise angeben

• Fakturierung nach dem Gespräch statt bei der Buchung

• Fehlender oder vager Umfang in Sitzungsbeschreibungen

• Keine sichtbaren Stornierungsrichtlinien

• Back-to-Back-Meetings ohne Puffer

• Ignorieren von Steuern oder Währungen

• Anbieten von Rabatten ohne Grenzen

Behebe diese Probleme mit einer zentralen Quelle der Wahrheit - deiner Doodle-Buchungsseite.

Tools und Lösungen, die Beratern helfen

• Buchungsseite + Stripe: Erfasse Zahlungen bei der Buchung.

• 1:1 Terminplanung: Biete feste Zeitfenster für VIP-Sitzungen an.

• Kalenderverbindungen: Zeige nur offene Termine in allen Kalendern an.

• Video-Verbindungen: Erstelle automatisch Zoom-, Meet-, Webex- oder Teams-Links.

• Benutzerdefiniertes Branding: Füge dein Logo und deine Markenfarben hinzu.

• KI-Beschreibungen: Erstelle ausgefeilte Sitzungsbeschreibungen.

• Erinnerungen und Limits: Reduziere No-Shows automatisch.

• Gruppenumfragen: Finde Sitzungstermine mit bis zu 1.000 Teilnehmern.

• Anmeldeformulare: Verwalte Trainingseinheiten oder Workshops.

• Zapier-Integrationen: Sende Buchungsdaten an dein CRM oder deine Tabellen.

• Datenschutz und Sicherheit: Unternehmensgerechter Schutz für Kundendaten.

Beispiele aus der Beraterpraxis

Marketingberater: Bezahlte Strategiesitzungen

Tara bietet ein 20-minütiges Informationsgespräch und eine 90-minütige Strategiesitzung an.

• Preis: $225/Stunde → $495 pro Sitzung

• Bezahlung: Vollständige Zahlung über Stripe bei der Buchung

• Einrichtung: 20-Minuten-Puffer und 24-Stunden-Vorankündigung

• Tools: Zoom + Erinnerungen

Ergebnis: Weniger Nichterscheinen, Bezahlung im Voraus, einfache Terminverschiebung.

IT-Sicherheitsberater: Festanstellungen und dringende Anrufe

Andre unterstützt kleine IT-Teams sowohl mit Festanstellungen als auch mit Ad-hoc-Anrufen.

• Stammkunden: Private Buchungsseite (keine Zahlung; monatliche Rechnung)

• Dringende Anrufe: $500/Stunde mit 50% Anzahlung für neue Kunden

• Limit: Zwei dringende Termine pro Tag

Ergebnis: Klare Erwartungen und bezahlte Buchungen, bevor die Zeit reserviert ist.

Karriereberaterin: Gruppensitzungen und Nachfassaktionen

Maya bietet einen monatlichen Workshop für Arbeitssuchende und 1:1-Follow-up-Gespräche an.

• Verwendet ein Anmeldeformular für 20 Plätze, versteckt die Teilnehmerdaten

• Schickt Gruppenumfragen an Partner, um Termine auszuwählen

• Nachbereitung: $175 über Booking Page + Stripe

Ergebnis: Einfache Workshop-Verwaltung und automatische bezahlte Nachfassaktionen.

Messe und passe deine Preise an

Die Preise sind nicht von Dauer. Nutze die Daten, um sie mit der Zeit zu verbessern.

• Verfolge die Buchungskonversionsraten

• Überwache Nichterscheinen und späte Änderungen

• Erhöhe die Preise für stark nachgefragte Veranstaltungen

• Ziehe Angebote mit geringer Nachfrage zurück

• Sitzungslänge oder Preis anpassen

• Vierteljährliche Überprüfung und Aktualisierung in Doodle

Änderungen werden sofort auf neue Buchungen angewendet - keine Nachbearbeitung erforderlich.

Wichtigste Erkenntnisse

• Wähle einfache, transparente Preismodelle

• Erstelle und veröffentliche eine klare Zahlungspolitik

• Verwende Doodle + Stripe, um Zahlungen automatisch einzuziehen

• Füge Mahnungen, Limits und Puffer hinzu, um deine Zeit zu schützen

• Überprüfe regelmäßig deine Preise und Richtlinien

Beginne mit einer besseren Terminplanung

Du brauchst kein komplexes technisches System, um Tarife festzulegen und Zahlungen einzuziehen. Mit Doodle kannst du deinen Kalender verbinden, deine Sitzungsarten hinzufügen und Stripe verlinken, um Zahlungen sofort einzuziehen. Die Kunden wählen eine passende Zeit, zahlen sicher und erhalten die Einladung - während dein Kalender und dein Geldfluss synchron bleiben.