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Wenn ich an Gruppenprojekte während des Studiums denke, war die eigentliche Arbeit nicht der schwierigste Teil. Es war die Terminplanung. Der Versuch, fünf Kalender in Einklang zu bringen, war wie das Lösen eines Zauberwürfels... mit verbundenen Augen.
Ein Projekt ist mir besonders in Erinnerung geblieben: Wir haben im Gruppenchat mehr Zeit damit verbracht, über Sitzungszeiten zu diskutieren, als über die Präsentation. Danach wurde mir etwas klar: Organisation ist keine Option. Es war die Grundlage für gute gemeinsame Arbeit.
Im Folgenden erfahre ich, wie man die Terminplanung in der Gruppe vereinfacht, damit man sich auf das Projekt konzentrieren kann und nicht auf die Ping-Pong-Nachrichten.
1. Frühzeitig den Ton angeben (nicht auf das Chaos warten)
Sobald die Gruppe gebildet ist, sollte jemand (vielleicht Sie?) die Führung bei der Planung des ersten Treffens übernehmen. Warten Sie nicht, bis das Chaos losgeht, sondern seien Sie proaktiv.
Schreiben Sie zunächst eine kurze Willkommensnachricht in den Gruppenchat. Bieten Sie dann drei oder vier mögliche Treffpunkte innerhalb der nächsten Tage an. Lassen Sie es die Gruppe wissen: "Lassen Sie uns das bis zum [Datum] festmachen". Und geben Sie gleich einen Link zur Terminplanung weiter (dazu kommen wir gleich noch).
Wenn Sie die Initiative ergreifen, sind Sie nicht rechthaberisch, sondern sorgen dafür, dass das Projekt für alle reibungsloser verläuft.
2. Verwenden Sie eine Planungssoftware, um die Planungsspirale zu durchbrechen
Wenn Sie schon einmal die Frage "Wann passt es allen?" gestellt haben und Schweigen oder widersprüchliche Antworten erhalten haben, wissen Sie bereits, warum eine Gruppenabstimmung wichtig ist.
Ich gehe folgendermaßen vor:
Zuerst stelle ich vier bis sechs realistische Zeitoptionen in eine Gruppenumfrage mit Doodle ein. Dann teile ich den Link im Gruppenchat. Jeder wählt aus, was für ihn passt, und Doodle findet automatisch die beste Zeit.
Keine ungelesenen Nachrichten. Keine vagen "vielleicht Donnerstag?"-Antworten. Einfach Klarheit, schnell.
3. Nicht zu viele Einladungen aussprechen oder zu kompliziert machen
Nicht jede Sitzung braucht jede Person. Wenn es in der ersten Sitzung nur darum geht, Ideen zu skizzieren oder Rollen zu verteilen, reichen manchmal zwei oder drei Personen aus, um die Dinge in Gang zu bringen.
Was mir geholfen hat: die Zuweisung wechselnder Leiter für verschiedene Sitzungen, die Aufteilung in kleinere Arbeitspaare und die Festlegung von asynchronen Terminen, damit nicht alles live passieren muss.
Kleine, zielgerichtete Besprechungen bringen oft mehr als Gruppengespräche, die sich ohne klare Richtung hinziehen.
4. Jede Besprechung sollte sinnvoll sein
Sobald der Termin feststeht, sollten Sie sicherstellen, dass jeder weiß, worum es in der Besprechung geht. Ich habe angefangen, vor jeder Sitzung eine kurze Tagesordnung zu verschicken, und das hat einen großen Unterschied gemacht.
Eine typische Tagesordnung könnte Folgendes beinhalten: eine Überprüfung des individuellen Fortschritts, die Durchsicht eines gemeinsamen Dokuments oder einer Gliederung, die Klärung der nächsten Schritte und die Festlegung einer Frist bis zur nächsten Überprüfung.
Zwei Minuten Vorbereitung machen die ganze Sitzung produktiver - und respektieren die Zeit aller.
5. Bestätigen, terminieren, wiederholen
Sobald sich die Gruppe auf einen Termin geeinigt hat, sende ich sofort eine Kalendereinladung. Ich gebe das Datum, die Uhrzeit (und überprüfe die Zeitzonen), den Link zu dem gemeinsam genutzten Dokument, einen Videoanruf-Link und eine Erinnerung 15 Minuten vorher an.
So wirkt die Besprechung offiziell und nicht "provisorisch". Wenn der Termin im Kalender eingetragen ist, ist die Wahrscheinlichkeit größer, dass die Teilnehmer auch erscheinen.
Die Terminplanung muss nicht das Problem sein, das Ihr Projekt zum Scheitern bringt. Mit den richtigen Tools (und ein wenig Initiative) kann sich die Zusammenarbeit in einer Gruppe tatsächlich... einfach anfühlen. Oder zumindest einfacher als früher.
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