Wie du die Terminplanung für Agenturen einfacher machst und mehr Pitches gewinnst

Der Erfolg eines Pitches hängt von Geschwindigkeit und Klarheit ab. Mit Doodle kannst du die Terminplanung deiner Agentur vereinfachen, Absagen vermeiden und deinen Kunden ein reibungsloses Buchungserlebnis bieten. Wenn ein heißer Kandidat diese Woche um einen Termin bittet, kann dich ein langsamer E-Mail-Thread das Treffen - und den Vertrag - kosten.

Agenturen arbeiten schnell. Du jonglierst mit Discovery Calls, internen Überprüfungen, Interviews mit Stakeholdern, kreativen Präsentationen und Schulungen. Jeder Tag, der mit der Terminplanung verloren geht, ist ein Tag, an dem der Konkurrent Beziehungen aufbaut.

Dieser Leitfaden zeigt dir, wie du die Terminplanung in jeder Phase deines Pitch-Prozesses vereinfachen kannst. Du wirst praktische Schritte, bewährte Tools und echte Beispiele kennenlernen. Außerdem erfährst du, wie du mit Doodle das richtige Meeting schneller und mit weniger Klicks buchen kannst und wie du deinen Kunden ein angenehmeres Erlebnis bieten kannst.

Die Herausforderung für Agenturprofis

Agenturkalender sind kompliziert. Du brauchst oft deinen Account Lead, den Strategen, den Kreativdirektor und manchmal auch den Finanzchef des Kunden. Viele Leute, viele Zeitzonen und sehr wenig Zeit zum Koordinieren.

Häufige Probleme sind:

• Endlose E-Mail-Threads, die den Schwung bremsen

• Verpasste Übergaben zwischen Vertrieb und Lieferung

• Nichterscheinen aufgrund von unklaren Einladungen oder fehlenden Mahnungen

• Verwirrung über Zeitzonen

• Festhalten von Plätzen für Workshops mit begrenzter Kapazität

• Verstreute Meeting-Links und Dateien, die Kunden verwirren

Wenn du die Terminplanung verbesserst, gewinnst du jede Woche Stunden zurück. Du reagierst nicht mehr, sondern führst - und dieser Vorteil kann dir bei deinem nächsten Pitch zum Vorteil gereichen.

Warum dies für Agenturen wichtig ist

In der Agenturarbeit bestimmt das Timing die Wahrnehmung. Ein schneller, klarer Buchungsprozess signalisiert, dass du organisiert und verlässlich bist. Eine Verzögerung - oder eine unordentliche Einladung - deutet auf Chaos hin.

Eine effektive Terminplanung bringt echte Vorteile mit sich:

• Höhere Abschlussquoten, weil potenzielle Kunden buchen, wenn die Absicht hoch ist

• Mehr abrechenbare Zeit, da dein Team nicht mehr den Antworten hinterherlaufen muss

• Weniger Absagen dank Erinnerungen und klarer Terminvorgaben

• Stärkeres Kundenvertrauen, weil sich dein Prozess einfach und professionell anfühlt

Die Lösung ist nicht mehr Koordination. Es ist ein System, das du bei jedem Gespräch anwenden kannst.

Erstelle ein Planungsbuch für deinen Pitch-Prozess

Beginne damit, jedes Treffen in deiner Vertriebs- und Lieferpipeline zu planen. Lege fest, wer teilnimmt, wie lange es dauert und welches Doodle-Tool am besten passt.

Schritt 1: Liste alle Besprechungstypen auf

• Sondierungsgespräche

• RFP-Scoping-Sitzungen

• Interner Pitch Kickoff

• Interviews mit Stakeholdern

• Kreative Überprüfungen

• Abschließende Pitch-Probe

• Abschließende Kundenpräsentation

• Onboarding und Schulungsworkshops

Schritt 2: Zuweisung von Standardlängen, Eigentümern und Tools

Schritt 3: Lege klare Zeitfenster für die Pitch-Arbeit fest

• Blockiere zwei Vormittage pro Woche für Discovery Calls

• Nutze Freitagnachmittage für kreative Überprüfungen

• Reserviere ein wöchentliches Zeitfenster für Stakeholder-Interviews

Dieses Playbook macht Schluss mit dem Rätselraten. Dein Team weiß genau, wie es jeden Schritt planen muss, bevor die Ausschreibung eintrifft.

Erstelle wiederverwendbare Vorlagen in Doodle

Vorlagen helfen dir, die Qualität hoch und die Buchungszeiten kurz zu halten.

Buchungsseite für die Entdeckung

• Verbinde Google Kalender, Microsoft Outlook oder Apple Kalender

• Füge Puffer, Mindestvorgaben und Buchungslimits hinzu

• Füge Zoom-, Google Meet-, Microsoft Teams- oder Cisco Webex-Links ein

• Benutzerdefiniertes Branding mit Doodle Pro oder Teams hinzufügen

• Füge benutzerdefinierte Fragen hinzu (Agenda, Ziele, RFP-ID)

• Aktiviere Stripe, wenn du bezahlte Audits oder Beratungen anbietest

1:1-Einladungen für Stakeholder-Interviews

• Biete eine Reihe von Terminen für dieselbe Woche an

• Überlasse Doodle die Bestätigungen und Kalendereinladungen

• Aktiviere Erinnerungen, um die Zahl der Nichtteilnehmer zu reduzieren

• Verwende Stripe für bezahlte Forschungsanreize, falls zutreffend

Gruppenumfragen für Team- oder Kundengespräche

• Schlage mehrere Zeitoptionen vor

• Bis zu 1000 Personen einladen

• Füge Fristen hinzu, um Antworten zu beschleunigen

• Verbirg die Teilnehmerdaten mit Pro für den Datenschutz

Anmeldeformulare für Schulungen oder Recherchen

• Mehrere Zeitfenster erstellen

• Sitzplätze pro Sitzung begrenzen

• Automatische Anwesenheitskontrolle

• Sende Erinnerungen für jedes Zeitfenster

Schütze die Konzentrationszeit, ohne deinen Prozess zu verlangsamen

Eine gute Zeitplanung ermöglicht den Kunden einen schnellen Zugang und schützt gleichzeitig die intensive Arbeit deines Teams.

• Füge 15-Minuten-Puffer vor und nach wichtigen Meetings hinzu

• Erstelle einen täglichen Block ohne Besprechungen für kreative Arbeit

• Lege eine Mindestvorankündigung fest, damit Kunden keine Last-Minute-Termine buchen können, auf die du dich nicht vorbereiten kannst

• Schalte Erinnerungen ein, damit die Leute pünktlich erscheinen

Diese Regeln werden auf deiner Doodle-Buchungsseite und in deinen 1:1-Einstellungen verwendet, um Konsistenz zu gewährleisten.

Praktische Tipps für schnellere Buchungen und bessere Meetings

Diese einfachen Änderungen beseitigen Reibungsverluste sofort.

• Füge deine Buchungsseite zu deiner E-Mail-Signatur hinzu

Beschrifte sie mit "Buche ein Discovery-Call", damit deine potenziellen Kunden sich in Sekundenschnelle selbst darum kümmern können.

• Binde deine Buchungsseite in deine Website ein

Füge sie zu Kontakt- und Fallstudien-Seiten hinzu, um warme Leads zu konvertieren.

• Verwende eine Gruppenumfrage, um dein internes Pitch Kickoff abzuschließen

Lade das Kernteam ein und setze eine Frist, um Antworten zu erhalten.

• Verwende 1:1-Links für Stakeholder-Interviews

Teile kuratierte Zeiten. Doodle verschickt die Einladungen und Erinnerungen automatisch.

• Sammle wichtige Informationen im Voraus

Füge benutzerdefinierte Fragen zu Budgetbereichen, Zielen und Zeitrahmen hinzu.

• Standardisiere Besprechungsbeschreibungen

Nutze die KI-generierten Beschreibungen von Doodle Pro für klare, einheitliche Tagesordnungen.

• Automatisches Anhängen von Videolinks

Verbinde Zoom, Microsoft Teams, Google Meet oder Webex.

• Integriere CRM und Slack über Zapier

Schicke Buchungen in deine Pipeline und benachrichtige das Pitch-Team sofort.

• Verwende Stripe für bezahlte Sitzungen

Perfekt für Audits, Beratung oder Schulungen.

• Begrenze die Plätze für Workshops

Vermeide Überbuchungen, indem du Limits in Anmeldebögen festlegst.

• Verwende Erinnerungen und Fristen

Diese reduzieren die Zahl der Nichtteilnehmer/innen und beschleunigen Gruppenentscheidungen.

• Halte dich an einen Link pro Zweck

Einer für die Entdeckung, einer für die Recherche, einer für die Schulung. Halte es einfach.

Häufige Fehler, die du vermeiden solltest

Vermeide diese Probleme, die die Terminplanung verlangsamen und das Vertrauen der Kunden beeinträchtigen.

• E-Mails hin und her schicken, um einen Termin zu finden

• Lange Listen mit "freien Zeiten", die schnell veraltet sind

• Vergessen von Zeitzonen

• Einladungen ohne Videolink verschicken

• Vermischung von persönlichen und Team-Buchungslinks

• Kein Sammeln von Informationen vor Anrufen

• Versäumnis, einen Ersatzmoderator für Pitch-Meetings zu bestimmen

• Offenlegung von Teilnehmerlisten, wenn der Datenschutz wichtig ist

Tools und Lösungen für Agenturen

Doodle bietet Agenturen ein einheitliches System für jedes Treffen im Pitch-Zyklus.

Buchungsseite

Teile Live-Verfügbarkeiten mit, vermeide Konflikte, füge Videolinks hinzu, ziehe Zahlungen über Stripe ein, füge benutzerdefinierte Fragen hinzu, wende Branding an und verwalte Puffer und Mindestvorgaben.

Gruppenumfragen

Biete Zeitoptionen für beschäftigte Gruppen an, lade bis zu 1000 Personen ein, verstecke Teilnehmerdetails, füge Fristen hinzu und verwende Erinnerungen.

1:1

Biete eine Reihe von Zeiten für eine Person an. Nutze Stripe für abrechenbare Sitzungen und automatische Erinnerungen, um die Teilnahmequote zu erhöhen.

Anmeldeformulare

Erstelle Sitzungen mit begrenzten Plätzen für Forschung, Schulungen oder Kundenworkshops.

Premium-Funktionen in Doodle Pro und Doodle Teams

• KI-Sitzungsbeschreibungen

• Benutzerdefiniertes Branding

• E-Mail-Einladungen an bis zu 1000 Teilnehmer

• Zapier-Anbindung

• Unbegrenzte Sign-up Sheet Sitzungen

• Teilnehmerdetails ausblenden

• Werbefreies Erlebnis

• Sicherheit auf Unternehmensniveau

Richte dein System in 30 Minuten ein

Folge diesem schnellen Plan:

1. Verbinde deinen Kalender (Google, Outlook oder Apple)

2. Erstelle eine Vorlage für deine Buchungsseite mit Puffern, Mindestangaben, Fragen und Branding

3. Erstelle eine 1:1-Vorlage für Interviews

4. Erstelle eine Vorlage für eine Gruppenumfrage für interne Überprüfungen

5. Füge einen Anmeldebogen für Recherchen oder Schulungen hinzu

6. Verbinde Stripe für Audits oder bezahlte Sitzungen

7. Verbinde Zapier für CRM und Slack-Automatisierung

Sobald dies erledigt ist, hat deine gesamte Agentur eine einheitliche Methode, um jedes Treffen im Pitch-Zyklus zu buchen.

Beispiele aus der Praxis von Agenturteams

Kreativagentur, Pitch im Einzelhandel

Der Stratege verschickt 1:1-Links für Interviews über drei Zeitzonen hinweg. Der Account Lead nutzt eine Gruppenumfrage für das interne Kickoff. Alles wird innerhalb von 48 Stunden gebucht, so dass das Kreativteam zwei weitere Tage für die Konzeption hat.

PR-Agentur, Medientrainingstag

Sie veröffentlichen einen Anmeldebogen mit acht einstündigen Sitzungen. Stripe zieht die Zahlung ein. Erinnerungen reduzieren die Zahl der Nichtteilnehmer. Doodle Pro AI fügt jeder Einladung Anweisungen zur Vorbereitung hinzu.

Performance-Marketing-Agentur, wöchentlicher Status

Zwölf wechselnde Interessenvertreter/innen wählen über eine monatliche Gruppenumfrage eine feste Sitzungszeit. Das Ausblenden von Teilnehmerdetails schützt die Privatsphäre. Erinnerungen stabilisieren die Anwesenheit.

Boutique-Designstudio, Erkundungsanrufe

Sie fügen eine gebrandete Buchungsseite auf ihrer Website und auf LinkedIn ein. Leads buchen sofort. Mit benutzerdefinierten Fragen werden Projektziele und Zeitvorgaben erfasst.

Integrierte Agentur, bezahlte Audits

Interessenten buchen ein zweistündiges Audit und zahlen über Stripe. Zapier erstellt einen CRM-Deal und postet ihn in Slack. Das Team schließt sich mit einer KI-generierten Agenda an.

Die wichtigsten Erkenntnisse

• Baue ein wiederholbares Planungssystem für deinen gesamten Pitch-Prozess auf

• Nutze die Buchungsseite für Entdeckungen, Gruppenumfragen für Entscheidungen, 1:1 für Interviews und Anmeldeformulare für Sitzungen

• Füge Puffer, Fragen und Erinnerungen hinzu, um die Ergebnisse zu verbessern

• Verbinde Kalender, Videotools, Stripe und Zapier, um den Verwaltungsaufwand zu reduzieren

• Verbinde alles mit Doodle Pro oder Teams, um ein optimales Ergebnis zu erzielen

Beginne mit einer besseren Terminplanung

Du brauchst keinen komplexen Workflow, um schneller voranzukommen und gut auszusehen. Richte eine Buchungsseite für die Recherche ein, verwende Gruppenumfragen für interne Entscheidungen und teile 1:1-Links für Interviews. Füge Anmeldeformulare für Recherchen oder Schulungen hinzu. Schalte Stripe für bezahlte Sitzungen ein und überlasse Doodle die Verwaltung von Erinnerungen und Details.

Bist du bereit, deine Terminplanung zu vereinfachen? Erstelle ein Doodle und sieh, wie Agenturteams jede Woche Stunden sparen und mehr Pitches gewinnen.