5 Wege, wie CEOs ihren Terminkalender effektiv verwalten können

Man kann mit Fug und Recht behaupten, dass CEOs vielbeschäftigte Menschen sind. Laut Harvard Business Review wird das Zeitmanagement häufig als eine ihrer größten Herausforderungen genannt. Es ist leicht zu verstehen, warum. Wenn es nicht darum geht, Meetings mit anderen Führungskräften unter einen Hut zu bringen, dann geht es um den Umgang mit Stakeholdern, um Treffen mit dem Vorstand oder darum, einen strategischen Überblick über eine Vielzahl von Themen zu geben.

Es gibt viel zu tun, und das, bevor man all die endlosen Sitzungen berücksichtigt. Kein Wunder, dass nicht weniger als 70 Prozent der Führungskräfte offen darüber sprachen, ihren Arbeitsplatz wegen Burnout zu verlassen

Da Besprechungen einen so dominanten Faktor im Terminplan eines CEO darstellen, scheint es naheliegend, hier Abhilfe zu schaffen, um den Stress zu reduzieren und eine glücklichere und produktivere Führungskraft zu schaffen. Ob Sie Ihre Termine selbst oder mit Hilfe eines Assistenten planen, es gibt eine Reihe von Effizienz-Tools, die Ihnen dabei helfen. Hier sind unsere fünf Tipps für ein erfolgreiches Zeitmanagement in Führungspositionen.

Eine Buchungsseite erstellen

Eine Buchungsseite ist ein echtes Kraftpaket, wenn es um die Verwaltung des CEO-Kalenders geht. Einfach ausgedrückt: Eine Buchungsseite automatisiert Ihren Kalender, damit Sie ganz einfach einen Termin für ein Treffen finden. Für einen CEO ist dies unerlässlich, um Besprechungen zu rationalisieren und die endlosen Hin- und Her-E-Mails zu vermeiden.

Egal, ob Sie selbst einen Termin vereinbaren oder ob Ihr Assistent dies für Sie tut, stellen Sie einfach Ihre Verfügbarkeit ein, teilen Sie Ihren Link und die Buchungsseite kümmert sich um den Rest. Mit einem Doodle Professional-Abo können Sie so viele Seiten erstellen, wie Sie möchten - das heisst, Sie können ganz einfach verschiedene Seiten für unterschiedliche Zwecke einrichten. Wenn Sie also immer Zeit für den Vorstand haben wollen, aber die Verfügbarkeit auf externe Stakeholder beschränken wollen, können Sie das tun.

Eine Buchungsseite ist hervorragend, aber eine Seite mit fein abgestimmten Leistungseinstellungen ist die beste. Das Hinzufügen einer Obergrenze für die Anzahl der Besprechungen pro Tag oder von Pufferzeiten, um zu verhindern, dass sie ineinander übergehen, ist der Schlüssel für die Verwaltung des Kalenders aller Führungskräfte.

Außerdem bedeutet die Verknüpfung mit Ihrem Kalender, dass die Buchungsseite auch Ihre Verfügbarkeit berücksichtigen kann - wenn Sie also etwas hinzufügen, wird Ihre Buchungsseite diese Verfügbarkeit automatisch aus jedem von Ihnen freigegebenen Link entfernen. Sie müssen sich keine Sorgen über doppelte Buchungen machen!

Erinnerungen an Besprechungen senden

Nichts ist ärgerlicher, als sich auf eine wichtige Besprechung vorzubereiten und dann doch nicht zu erscheinen. Das Zeitmanagement eines Geschäftsführers ist schon schwer genug, ohne Zeit mit der Vorbereitung und Teilnahme an Besprechungen zu verschwenden, an denen niemand teilnimmt.

Die Verwendung von Besprechungserinnerungen, unabhängig davon, ob der Termin über eine Gruppenumfrage oder eine Buchungsseite vereinbart wurde, verringert die Zahl der Nichtteilnehmer. Die Teilnehmer erhalten vor der Besprechung eine E-Mail, die sie an die anstehende Besprechung erinnert.

Holen Sie sich die wichtigsten Informationen im Voraus.

Die besten Sitzungen sind die, die gut vorbereitet sind. Dies gilt umso mehr für vielbeschäftigte Führungskräfte, die von einer Woche auf die andere leicht überfordert sein können. Laut Entrepreneur sind Veranstaltungen mit einer klar definierten Tagesordnung weitaus effektiver als solche ohne.

Erfolgreichere Meetings bedeuten weniger Nachbereitung für einen CEO. Dies ist wichtig, damit Sie sich auf die anderen wichtigen Aufgaben konzentrieren können, die mit der Führung Ihres Unternehmens verbunden sind.

Tools wie Doodle bieten die Möglichkeit, benutzerdefinierte Fragen oder Einladungsfelder hinzuzufügen. Auf diese Weise können Sie alle notwendigen Informationen im Voraus abfragen, so dass Sie genau wissen, worum es bei dem Treffen geht und wie Sie sich darauf vorbereiten können.

Zeit für wichtige Aufgaben einplanen

Wenn es Ihnen so geht wie den meisten Führungskräften, haben Sie das Gefühl, dass Ihr Tag aus nichts anderem besteht, als von einer Besprechung zur nächsten zu springen - vielleicht mit ein paar freien Minuten, um zwischendurch einen Kaffee zu trinken. Es ist ein Wunder, dass in einem Unternehmen überhaupt etwas erledigt wird... ganz zu schweigen von der Zeit mit Freunden und Familie.

Durch die Automatisierung der Terminplanung gewinnen Führungskräfte Zeit, um sich um ihr Unternehmen zu kümmern. Selbst diejenigen, die Assistenten haben, müssen nicht mehr ständig gefragt werden, wann sie Zeit haben, da die Termine automatisch gebucht werden.

Es sollte auch zur Gewohnheit werden, routinemäßig Zeit für wichtige Aufgaben einzuplanen. Wenn Sie einen Bericht durchsehen oder sich Zeit nehmen müssen, um einem Team ein Feedback zu geben, sollten Sie die Zeit in Ihrem Kalender blockieren. Auf diese Weise können Sie Ihren Tag mit einer automatisierten Terminplanungslösung noch besser bewältigen.

Mehr Flexibilität für Meetings mit Videokonferenzen

Wenn es eine Möglichkeit ist, Ihren vollen Terminkalender als CEO zu entlasten, indem Sie Ihren Kalender automatisieren, dann sind Videokonferenzen eine weitere Möglichkeit, mehr Zeit zu gewinnen.

Durch die Integration von Programmen wie Zoom oder Microsoft Teams muss sich selbst der vielbeschäftigte CEO keine Gedanken mehr darüber machen, von Besprechungsraum zu Besprechungsraum oder von Kunde zu Kunde zu rennen. Stattdessen können Sie Ihren Tag so planen, dass Sie eine Vielzahl von persönlichen und virtuellen Besprechungen abhalten können, bei Bedarf sogar alle online.

Darüber hinaus bedeutet die Integration von Videokonferenzen in Ihre Terminplanung, dass Sie nicht mehr um die ganze Welt reisen müssen, um sich an verschiedenen Standorten anzumelden, wenn Sie an der Spitze einer globalen Organisation stehen. Stattdessen können die Teams virtuell präsentieren, was sie gerade tun. Weniger Fernreisen helfen nicht nur CEOs wie Ihnen, sich auf die Führung Ihres Unternehmens zu konzentrieren, sondern bieten auch zusätzliche Vorteile wie mehr Zeit für Freunde und Familie und ein geringeres Risiko eines Burnouts.

Verwalten Sie Ihren Zeitplan. Die meisten CEOs behaupten, dies sei das Schwierigste an ihrem Job, aber mit ein paar Anpassungen können Sie es zu einem der einfachsten machen.

Die Automatisierung Ihres Kalenders macht die Vereinbarung eines Termins mit jemandem so einfach wie das Senden eines Links. Wenn Sie Videokonferenzen und E-Mail-Erinnerungen einrichten, sind Sie flexibler und können sich dort treffen, wo es Ihnen am besten passt, und sicherstellen, dass Nichterscheinen der Vergangenheit angehört. Indem Sie zuerst nach den wichtigsten Informationen fragen, können Sie Ihre Zeit gut vorbereitet und effizient nutzen.

Wenn Sie Ihre Kalenderverwaltung auf diese Weise rationalisieren, können Sie Ihre Tage produktiver gestalten. Das bedeutet mehr Zeit für wichtige Aufgaben, um das Unternehmen voranzubringen, ein geringeres Risiko von Burnout oder Stress und - auf persönlicher Ebene - mehr Zeit für Familie und Freunde.

Sie können Ihre eigene Buchungsseite kostenlos mit Doodle erstellen. Klicken Sie hier und fangen Sie noch heute an.