Sådan undgår du udeblivelser og dobbeltbookinger, når du har med kunder at gøre

No Shows & Double Bookings - det lyder som en Hollywood-komedie fra 50'erne. I første scene ser vi vores helt, spillet af Jimmy Stewart - hvem ellers? - vente på en udsmykket bro. Han holder en buket roser i hånden og kigger nervøst på sit ur. Til sidst går han ensomt væk og løber distraheret ind i vores hovedrolleindehaver - selvfølgelig Kim Novak. De undskylder begge to på samme tid, de griner, de begynder at snakke...

Senere i filmen er der morskab, da Jerry Lewis går ind på en restaurant og opdager, at han har arrangeret et møde med to dates, Shirley MacLaine og Audrey Hepburn, på samme sted og på samme tid. Det er virkelig et stort spænd!

Men i den moderne forretningsverden er det ikke sjovt at udeblive og dobbeltbookinger. Det er lidt for lidt at sige, at møder er uundværlige i kundeorienterede brancher. Det er på møderne, at der sælges tjenester, skabes værdi og skabes relationer. Glemte aftaler og dårligt organiserede møder fører til tabt produktivitet og koster virksomheder tid og penge.

Hvordan kan kundeorienterede virksomheder sikre, at deres medarbejderes kalendere er polerede og professionelle eksempler på fremragende planlægning, i stedet for at ligne plottet i en kandidat til 1956's pris for bedste komedie?

Gør det umuligt at udeblive. Sæt kunden i kontrol

En effektiv planlægningsproces er som en svane - den ser yndefuld ud, men der foregår en masse arbejde, som ikke kan ses. Det første skridt til at sikre, at din klient aldrig afviser dig, starter længe før selve mødet. I stedet for at fortælle kunden, hvornår mødet er, og sende en tidsplan, skal du give ham muligheder for selv at planlægge mødet. At have valgmuligheder får os alle til at føle os magtfulde og giver kunderne en øget følelse af handlekraft.

Du kan f.eks. sende dem din bookbare kalender, hvor din tilgængelighed allerede er synkroniseret. Klienten kan så vælge det tidspunkt, der passer ham bedst, inden mødeinvitationer automatisk sendes ud. Når de er en aktiv deltager i processen, er de meget mere tilbøjelige til at følge op.

Travle mennesker har brug for påmindelser

Selv om der er en lang række grunde til, at kunder, kandidater og leads går glip af møder, er en af de mest almindelige, at de har glemt eller mistet overblikket over tiden. Simpelt og lige så let at undgå.

Mange moderne planlægningsværktøjer giver dig mulighed for at sende påmindelser, enten manuelt eller endda via automatiske påmindelser. Hvis du er skarp som sennep, kan du også tilmelde dig et tredjeparts integrationsværktøj som Zapier og oprette brugerdefinerede opskrifter, f.eks. sende en påmindelse om mødets tid og sted via SMS. Nu har deltagerne ingen undskyldning for at glemme det.

Giv kunderne muligheder

Mens COVID-19 har gjort os alle flydende i Zoom, Teams og Hangouts, ser mange kundeorienterede brancher, såsom kreative og mediebureauer, rekrutterings- og konsulenttjenester, stadig virtuelle platforme som den dårlige slægtning til møder ansigt-til-ansigt. Alligevel er kunder, der er overbebyrdet af en overfyldt kalender eller står over for en brændende platform i sidste øjeblik, meget mere tilbøjelige til at undgå et personligt møde, der kræver rejse, transport og tid væk fra kontoret, end de er til at negligere en logistisk set mere enkel online mulighed.

Planlægningsværktøjer som Doodle integreres med Zoom og skaber et mødelink for hver aftale, der bliver planlagt. Selv om kunderne ved, at selv om de foretrækker et personligt møde, kan de, hvis deres dag går i vasken, hurtigt springe online.

Bedre senere end aldrig

Selv om vi alle har arbejdet med nogen, der får os til at sætte spørgsmålstegn ved det, forstår alle mennesker i sig selv, at det er uprofessionelt at gå glip af møder eller konsekvent komme for sent. Det er derfor, at de første fem minutter af de fleste møder består af undskyldninger til hinanden.

Klienterne har aldrig aktivt til hensigt at gå glip af et møde, men det er nogle gange noget, der bare sker. Hvis du gør det nemmere for dem at flytte tid end at aflyse i sidste øjeblik eller slet ikke at møde op, fjerner du ikke blot skyldfølelsen hos kunden, hvilket er godt for den samlede kundeoplevelse og det overordnede kundeforhold, men du sikrer også, at mødet ikke glider ud i sandet. Dette ræsonnement er indbygget i værktøjer som Doodle. Møder planlagt via Doodle indeholder et nyttigt link, som kunderne kan bruge til at ændre tidsplanen lige der og nu.

Eliminating Double Trouble

Integrer alt

Det er selvfølgelig ikke kun kunder, leads og kandidater, der kan have lidt problemer med deres kalendere fra tid til anden. Professionelle med kundekontakt skal gøre deres kunder tilfredse, og det kan nogle gange føre til, at de siger "Ja", når de i virkeligheden burde sige "Kan du vente et øjeblik, mens jeg tjekker min kalender".

Sørg for, at din virksomhed bruger en planlægningsproces, der er 100 % integreret og fungerer på tværs af alle enheder. Hvis du vælger at finjustere dine mødeprocesser via automatiseret planlægning, bør du også sikre dig, at det værktøj, du vælger, er lige så platform agnostisk. Ellers kan du opleve, at møder, der er planlagt via mobilen, aldrig når frem til din bærbare computer, eller at invitationer, der distribueres via dit planlægningsværktøj, ikke afspejles i dit sædvanlige kalenderprogram. Og det medfører dobbelte bookinger, missede møder og generel galskab.

Jo mere, jo mere rodet

De fleste organisationer med kundekontakt har perioder af året, hvor alting går fra at være ret travlt til at blive helt hektisk næsten fra den ene dag til den anden. For bureauer kan det være i tiden op til ferien, for konsulenter og finansfolk er det ofte i slutningen af hvert kvartal, mens det for rekrutteringsfirmaer kan være hver gang en stor personaleaftale er vundet.

Disse øjeblikke indebærer typisk en stor mængde opkald og møder, og det er en mareridtsag at planlægge dem uden at dobbeltbooke eller gå helt glip af nogle af dem. Funktioner som Doodle 1:1 gør det muligt for arrangører at sende forskellige mødepladser til en stor mængde deltagere. Når de vælger en dato og et klokkeslæt, fjernes det pågældende slot automatisk og er ikke længere en mulighed for resten af deltagerne. Kort sagt er det en livredder.

Brug værktøjer og opret regler

En forholdsvis enkel måde at undgå overplanlægning på er at oprette en anden reserverbar kalender for hver kunde med andre tilgængelige tidsrum. På den måde er der ingen risiko for en pinlig dobbeltbooking. Og hvis du opretter regler som f.eks. at du aldrig skal have møder med klienter i træk eller at der skal gå mindst 30 minutter mellem aftaler med dine klienter, har en effektiv AI din ryg.

Det er ikke dig, det er hende

Selvfølgelig gør du nogle gange alting rigtigt. Du planlægger et vigtigt møde for at præsentere en kunde for en ny løsning, der skal hjælpe dem med at løfte deres forretning til det næste niveau. Du inviterer kunden til at vælge det perfekte tidspunkt for mødet. Du sender en påmindelse, og kunden møder op til tiden. Hvad kan gå galt? Det viser sig, at produktejeren for den nye løsning allerede sidder i et møde. Hun er dobbeltbooket! Frygt ikke, for med Book On Behalf-funktionen i Doodle kan mødearrangører planlægge tid i andre teammedlemmers agendaer for at sikre, at dobbeltbooking-mareridtet aldrig bliver til virkelighed.

På trods af alle dine bestræbelser og påmindelser er det stadig muligt, at kunderne dobbeltbooker deres tidsplaner. Men hvis du bruger et planlægningsværktøj, der giver dem agenturet mulighed for at vælge det mest passende tidspunkt og gør det nemt at omlægge planlægningen, er du godt på vej til at sikre, at en klients dobbeltbooking ikke bliver til dit udeblivelsesmøde. Og det er måske bare begyndelsen på et smukt venskab.

Planlægger du stadig dine møder via e-mail? Vi undersøger ](https://doodle.com/en/resources/blog/email-vs-online-scheduling-the-great-debate/).