7 Essential Time Management Tools for Educators

Uanset om du er lærer, professor, dekan, rektor eller endda i en støttefunktion som f.eks. i administrationen, ser det ud til, at det at være overbebyrdet, have for lidt eller ingen balance mellem arbejdsliv og privatliv er en del af hverdagen for dem, der arbejder i uddannelsessektoren. Der skal hurtigt findes løsninger. Ellers risikerer vi at miste en generation af lærere] (https://www.theguardian.com/education/2018/may/13/teacher-burnout-shortages-recruitment-problems-budget-cuts) på grund af stress, udbrændthed og simpel uengagement.

Uddannelsessektoren er måske nok den værst ramte, men den er ikke alene, idet stress på arbejdspladsen er på rekordhøjt niveau på tværs af alle områder. Organisationer og brancher er ved at tage fat på problemet med programmer, der uddanner medarbejderne i måder at reducere angst og bedre administrere deres tid på, suppleret med talrige apps og værktøjer, der hjælper arbejdstagere af alle slags med at udvikle et bedre forhold til arbejdet.

Tidligere har uddannelsessektoren været langsom til at indføre nye teknologier af alle slags. Uddannelsesinstitutionerne er dog ved at få øjnene op for de potentielle fordele ved teknologi med COVID-19-pandemien, som tvang et stort antal skoler til fra den ene dag til den anden at skifte til onlineundervisning, hvilket kræver, at sektoren endelig begynder at tage edtech til sig. Men denne nyfundne kærlighed til teknologi bør ikke stoppe med undervisningsværktøjer, da der findes et betydeligt antal apps og løsninger, der kan hjælpe alle, der arbejder i uddannelsessektoren, med at forvalte deres tid bedre og føre til et sundere og sjovere forhold til deres karriere.

Her er syv af de bedste værktøjer, der kan hjælpe dig i gang.

1. Toggl

For at parafrasere den britiske matematiker fra det 19. århundrede Lord Kelvin: "Hvis du kan måle det, kan du forbedre det". Derfor er tidsregistreringsapps som Toggl det bedste sted at starte, når du ønsker at forbedre tidsstyringen i din virksomhed. Brugerne kan logge de timer, de bruger på hvert af deres projekter, og endda klassificere projekter efter type ved hjælp af enten en mobilapp eller en webbaseret version.

2. Todoist

"Hvis du ikke planlægger, planlægger du at fejle", sagde Benjamin Franklin og stort set alle gymnasiesportstrænere i de sidste 50 år. Der er dog mere end blot et strejf af sandhed i klichéen. En times planlægning er lige så meget værd som 10 timers formålsløs aktivitet, så det giver mening, at folk, der fører to-do-lister og sætter sig mål (kun 14 % af alle mennesker falder tilsyneladende ind under denne kategori), har betydeligt mere succes end dem, der bare tager livet, som det kommer.

Hvis du er en af livets planlæggere, er der stor sandsynlighed for, at dit liv enten er organiseret via et uendeligt udvalg af notesbøger og Post-It-noter, eller at du allerede har taget skridtet til et digitalt alternativ. Der er masser af muligheder, men vi kan godt lide Todoist, da det ikke kræver en programmeringsgrad at bruge det, og web- og mobilapps er begge enkelt indrettet. Desuden kan du starte med kun at have din personlige to-do-liste derpå og derefter oprette delte lister med familiemedlemmer (indkøbslister eller en liste over pligter, f.eks.) eller kolleger, hvis I arbejder på et projekt sammen og ønsker at strømline planlægningen uden at skulle lære de skræmmende finurligheder i Gantt-software.

3. Focus Keeper

Planlægning af opgaver er én ting; at få dem krydset af på to-do-listen er noget helt andet. Desværre er teknologien for alt for mange mennesker blevet mere en hindring end en hjælp til at gøre netop dette. Hvor mange gange har du ikke været i gang med at sortere en stak papirer, før en e-mail, en Instagram-kommentar eller en chatboble dukker op på din mobiltelefon og fanger din opmærksomhed? Pludselig er der gået en halv time, og du kommer i tanke om de papirer, du var ved at rette.

Ifølge forskning bliver vi distraheret fra den primære opgave, vi arbejder på, hvert 11. minut. Når vi først er blevet distraheret, kan det tage op til 25 minutter at vende tilbage til fuld produktivitet. Det betyder, at den gennemsnitlige medarbejder mister mere end to timer om dagen på grund af distraktioner. Hvis du allerede bruger seks timer om dagen på at give undervisning, giver dit skema ikke plads til så meget uproduktiv tid, uden at det går ud over din private tid.

Focus Keeper er baseret på Pomodoro-teknikken, som antager, at folk arbejder mest effektivt og virkningsfuldt i 25-minutters perioder med fem minutters pauser imellem. Hvis du har noget seriøst arbejde, som du skal nå igennem, kan du slå Focus Keeper til, slå andre advarsler fra og lade appen fortælle dig, hvornår 25 minutter er gået, og derefter hvornår det er tid til at sætte dig ned igen. Du kan tilpasse længden af sessionen og pausen, hvis du finder ud af, at din hjerne slår til en anden rytme. Trackingfunktionen vil lade dig se, hvornår du har været mest effektiv, så du kan begynde at tilpasse din tidsplan i overensstemmelse hermed.

4. Doodle

Organisationer er bygget på et fundament af møder, og skoler er ikke anderledes. Uanset om det er lærer-forældrekonferencer, individuelle møder mellem studerende og undervisere, fakultetsmøder, møder på dekanens kontor, ansættelsesopkald eller andre af de sædvanlige møder, der finder sted mellem hold, er der stor sandsynlighed for, at du bruger flere timer om ugen på møder. Og du bruger sandsynligvis lige så lang tid på at forsøge at organisere dem.

Fra lærere til assistenter og støttepersonale er Doodle en ubesværet løsning, der tager alt besværet og, vigtigst af alt, tiden ud af planlægning af møder. Professorer kan f.eks. undgå at dobbeltbooke tid med flere studerende ved at forbinde deres Google- og Microsoft Office-kalendere med deres Doodle-konti. De kan også springe e-mailspillet over og blot sende en personlig Doodle-URL til deres studerende, kolleger på fakultetet og administratorer. Afstemninger/gruppemødefunktionen er usædvanlig effektiv og tidsbesparende, når det drejer sig om møder, der involverer mange travle deltagere, som f.eks. fakultetsmøder. Du vil undre dig over, hvordan du nogensinde har kunnet leve uden den.

5. Google Drive

Selv i dagens stærkt digitaliserede verden vil du blive overrasket over, hvor mange lærere og afdelinger der stadig har en analog tilgang til forberedelse af undervisning og deling af noter. Bogreoler fulde af tekster, mapper proppet med undervisningsnoter og et skrivebord overfyldt med trykte opgaver er stadig almindeligt.

Det bliver en udfordring for elever og andre lærere at finde dokumenter, når de har brug for dem. Dette fører igen til ekstra telefonopkald eller e-mails for at finde dokumenterne, hvilket alt sammen giver mere arbejde til allerede overbebyrdede undervisere.

Ved at bruge værktøjer som Google Drive eller Dropbox kan dokumenter deles hurtigt og nemt. Studerende og lærere kan bruge disse tjenester til at opbevare deres noter, støttematerialer og endda deres opgaver. Der er adgang 24/7, og vigtige noter eller tekster vil aldrig mere gå tabt.

6. Expensify

Fra akademikere, der rejser vidt omkring til konferencer eller holder gæsteforedrag, til college-rekrutteringsfolk, der optræder på messer rundt om i landet, er skolens personale ansvarlige for en masse udgiftsrapporter. Disse skal ofte indsendes og behandles, før fakultetsmedlemmer kan få refunderet deres udgifter. For mange organisationer er denne proces langvarig og besværlig.

I gennemsnit [tager hver udgiftsanmeldelse 20 minutter at udfylde og koster omkring 50 euro at behandle. En ud af fem rapporter indeholder fejl, som det tager yderligere 18 minutter at rette, hvilket lægger en ekstra byrde på regnskabsafdelingen. Hele processen er så problematisk, at mere end halvdelen af de ansatte siger, at de tidligere har undladt at anmelde udgifter og har brugt deres egne penge til at dække udgifter, der er afholdt som repræsentanter for skolen. Ikke ideelt.

Brugervenlig og intuitiv udgiftssoftware som Expensify kan hurtigt løse mange af disse problemer. Skolens personale kan simpelthen tage billeder af kvitteringer og logge kilometer på farten via mobilappen, og billedet bliver scannet og oversat til de relevante data og føjet til en rapport. Softwaren genkender også fejl eller dobbelte indtastninger. Dette gør en stor del af processen selvbetjenende og reducerer arbejdsbyrden for regnskabsafdelingen.

7. En skole-app

Der findes hundredvis af apps, der henvender sig til specifikke segmenter af uddannelsessektoren, fra dagpleje og børnehaver til gymnasier. Nogle af dem er alle synger alle danser skolestyringsplatforme, der omfatter alt fra betalingsbehandling og booking af klasseværelser til dokumentstyring og planlægning af skolebussens ankomsttider.

Uanset hvad du vælger, bør grundlaget for enhver skoleapp være nemmere kommunikation. Det er vigtigt, at lærerne kan kommunikere med en hel klasse (eller deres forældre) via appen, og at det er nemt at finde vigtige oplysninger, f.eks. datoer for ferier, ændringer i det almindelige skema og kontaktoplysninger for andre specifikke afdelinger. Det sparer hele skolen for mange timer med at besvare e-mails og telefonopkald og fører til en mere engageret og informeret elevgruppe.

Hvis du gerne vil vide, hvordan Doodle fungerer, og hvordan det kan hjælpe dig med at mestre tidsstyring i skolen, ](https://doodle.com/en/request-demo/).