6 grunde til, at undervisere skal tro på styrken ved online planlægningsværktøjer

Som alle, der har arbejdet i den akademiske verden, ved, er møder en vigtig del af det akademiske liv. De letter den direkte interaktion med studerende og andre fakultetsmedlemmer. De er også nødvendige for at arrangere de mange administrative aktiviteter, der understøtter det akademiske liv. Og de er naturligvis en integrerende del af de forskellige lag af beslutningstagning i udvalg, der finder sted på universiteterne.

Undersøgelser viser, at fakultetet kan bruge op til 30 procent af deres tid på møder. Mange akademiske institutioners nylige overgang til onlineundervisning er endnu en grund til, at det er så vigtigt at planlægge individuelle og gruppemøder hurtigt og effektivt lige nu.

Selv om møder er en integreret del af det akademiske liv, kan det være en meget smertefuld proces at planlægge møder. Jeg ved det af egen erfaring som underviser på et universitet, og jeg ved, at det til tider har taget flere dage af frem og tilbage for at få booket et enkelt møde.

Men selv om undervisere ofte beklager sig over den tid, der bruges på administrative opgaver, behøver det ikke at være så kompliceret at arrangere aftaler. Onlineplanlægningsværktøjer kan strømline hele processen og få booket et møde på få minutter.

Da jeg er en aktiv bruger af Doodle, tænkte jeg, at det ville være nyttigt at dele seks grunde til, at undervisere, herunder jeg selv, bør tro på onlineplanlægningsværktøjers styrke.

Ræsonnement #1: Reducer behovet for utallige e-mails frem og tilbage

En af grundene til, at undervisere (på alle niveauer) vælger online planlægningssoftware, er at skære ned på den konstante strøm af e-mails, der er forbundet med at planlægge og ofte omplanlægge møder. Det tager uundgåeligt længere tid end forventet at finde ud af, om man er til rådighed, vælge et tidspunkt og bekræfte detaljerne.

De utallige e-mails frem og tilbage påvirker ikke kun fakultetet og personalet, men også de studerende. Den tid, der går til spilde på administrative opgaver, som kan undgås, er trættende for alle involverede og øger risikoen for forvirring. At holde styr på alles svar via e-mail er en langvarig, langvarig og mentalt udmattende proces.

Da fysiske tilmeldingsblade ikke længere er en mulighed for kurser, der er overgået til online, lærer underviserne hurtigt, at e-mailkæder ikke kan bruges til koordinering af tidsrum i stil med "kontortid". Muligheden for at bruge et online planlægningsværktøj til at sende kalenderinvitationer til en hel klasse, så der kan oprettes møder uden e-mailudveksling eller risiko for dobbeltbooking af et tidsrum, kan ændre hele planlægningsprocessen.

Ræsonnement #2: Planlæg møder på dine egne betingelser

Den næste store fordel ved at have et centraliseret planlægningsværktøj er muligheden for at blokere specifikke tidsperioder i din kalender, der er reserveret til møder med eleverne. Uden faste mødetider til kontortid er der fare for, at individuelle aftaler hurtigt vil begynde at fylde din kalender, spredt ud over hele din uge og efterlade få, hvis nogen, solide tidsrum til at forberede sig til undervisning eller påtage sig andre forskningskrav.

Faktisk har en af de største udfordringer ved at forblive produktiv i forbindelse med andre akademiske opgaver og forskning i undervisningsperioder mindre at gøre med den samlede tid, der er forbundet med møder med studerende, og mere med de konstante afbrydelser for at løse individuelle problemer med studerende. Hvis du har særlige tidspunkter til rådighed til møder med studerende, er det lettere at opdele din tid og få ryddet op i din kalender, så du har mere tid til at fokusere på at løse de studerendes spørgsmål. Det giver dig også mulighed for at afsætte særlig tid til at koncentrere dig om andre aktiviteter, herunder forberedelse af undervisningen og forskning.

Ræsonnement nr. 3: Undgå, at møderne griber for meget ind i andre forpligtelser

En anden måde, hvorpå værktøjerne til planlægning af aftaler forhindrer møder i at gribe ind i andre forpligtelser, er ved at have mulighed for at definere start- og sluttidspunkter. For det første kan man ved på forhånd klart at forvente, at mødet kun vil vare et bestemt tidsrum (f.eks. 30 eller 15 minutter) undgå situationer, hvor eleverne kan trække samtaler ud over den fastsatte mødelængde, diskutere tangentielt materiale eller stille gentagne spørgsmål, som de med en begrænset indsats nemt selv ville have kunnet finde svarene på.

Ved at have forudbestemte tidsrum fastsættes en forventning om, hvor længe mødet vil vare, hvilket er med til at sikre, at eleverne kommer til mødet forberedt på at diskutere det, de har svært ved, eller områder, de ikke forstår i kursusmaterialet. Foruddefinerede tidsrum skaber også en fælles forståelse af, at lærerne sandsynligvis har et andet møde umiddelbart efter, hvilket hjælper med at sætte en stopper for møder, der begynder at trække unødigt i langdrag.

De faste tidsrum kan også være med til at sikre, at de studerende er punktlige og respekterer din tid. Selv om det måske ikke føles som en væsentlig afvigelse fra et aftalt tidspunkt at begynde fem minutter for sent, vil det at kende det faste sluttidspunkt på forhånd give dem ekstra motivation til at være der til tiden.

Ræsonnement #4: Få besked om mødets emne på forhånd

En af de historiske udfordringer ved møder med studerende er de mange mulige spørgsmål, der kan blive stillet med forventninger om umiddelbare svar. Selv om mange af elevernes spørgsmål er rutineprægede, er der uundgåeligt nogle emner, som kan overraske selv en erfaren underviser. Forespørgsler om specifikke aspekter af pensum eller indviklede kursusbegreber kan være svære at huske i øjeblikket.

En væsentlig fordel ved at bruge online-mødeplanlægningsværktøjer er muligheden for at inkludere et tekstfelt, så man på forhånd kan registrere, hvad de studerende specifikt spørger om. Når man ved, hvilke emner mødet vil dække, giver det ikke kun mulighed for at forberede sig på forhånd, men det mindsker også behovet for at bekymre sig om, hvordan møderne vil forløbe.

Ræsonnement #5: Få et klart øjebliksbillede af dine møder - du skal aldrig bekymre dig om at glemme en aftale

En af risiciene ved at planlægge møder via e-mail er at glemme en aftale. Med aftaler spredt ud over forskellige e-mail-kæder er det let at overse et møde, planlægge flere på samme tid eller at bruge en masse tid og mental energi på at holde styr på forskellige forpligtelser. Ved at arrangere møder på ét centralt sted kan man i høj grad undgå disse problemer.

Ved at bruge et online planlægningsværktøj er det muligt at se alle dine møder på ét sted, hurtigt gennemgå den daglige planlægning for at sikre, at ingen af dem er glemt, og dermed undgå at skulle bruge tid på at huske din planlægning på forhånd. Integrationer med anden kalendersoftware hjælper også med at sikre, at planlagte møder forbliver synkroniseret med dine eksisterende kalenderaftaler, og at du modtager dine regelmæssige mødemeddelelser for at minde dig om aftaler.

Ræsonnement #6: Reducer barrieren for individuelle, personlige møder

En af de mindre indlysende, men potentielt vigtigste fordele ved et brugervenligt og robust planlægningsværktøj er at reducere de studerendes barrierer for at arrangere direkte interaktioner med fakultetet. Med den nylige stigning i fjernundervisning er de studerendes traditionelle muligheder for at få afklaret spørgsmål om kursusbegreber eller opgaver blevet reduceret betydeligt. Det er ikke længere altid muligt for de studerende at bekræfte materialet med deres klassekammerater eller stille enkle administrative spørgsmål efter undervisningen.

Ved at give de studerende mulighed for blot at bestille aftaler online bliver ikke blot planlægningsprocessen lettere, men det betyder også, at planlægning af møder med underviserne er mere indbydende, hvilket øger sandsynligheden for, at selv de mest isolerede studerende vil føle sig trygge ved at aftale et tidspunkt til at afklare materiale. Det er faktisk sådan, at det blot at offentliggøre tidsrum for aftaler om kontortid giver de studerende en følelse af lettere adgang til fakultetet, hvilket er særlig vigtigt for onlineklasser, som ellers har en tendens til at føles upersonlige. Sådanne individuelle aftaler giver også mulighed for mere personlige diskussioner, end det er muligt med en drop-in-kontortid, så de studerende kan tage emner op, som de måske ikke ville have følt sig trygge ved at dele foran deres jævnaldrende.

Den enkleste software til mødeplanlægning

Doodle tilbyder en af de enkleste, men mest omfattende platforme til planlægning af kontormøder i den akademiske verden. Fra at tilbyde tidsrum, der er perfekte til at planlægge møder med studerende, til at identificere tidspunkter, hvor flere medlemmer af et fakultetsudvalg kan mødes, tager Doodle besværet med at arrangere møder væk.

For at lære, hvordan Doodle kan gøre planlægningsprocessen ubesværet for din akademiske institution, ](https://doodle.com/en/).

Author: Gareth Keeves

Gareth er lektor i strategi ved Rice University og University of California, Davis. Han fik sin ph.d. i strategi fra University of Michigan. Han nyder at mødes med studerende og lære nye måder at forbedre den online uddannelsesoplevelse på.