6 kundemøder, som digitale bureauer skal have styr på

Et forkert træk kan resultere i tabte forretninger, hvilket i nogle tilfælde kan betyde milliarder af dollars i tabt omsætning. Dette indtægtstab kan have en ringe effekt på dit bureau og føre til omstruktureringer, afskedigelser, nedskæring (eller fastfrysning) af budgetter og meget mere.

Som en person, der har arbejdet internt i et bureau og også har hyret bureauer til PR, digital markedsføring og andre behov, ved vi alt for godt, hvor nødvendige og værdifulde visse typer møder er for at nå forretningsmålene. Hver type møde varierer naturligvis afhængigt af det tilsigtede formål, mål og resultater. Og for kunder, der har hyret digitale bureauer, kan møderne spille en afgørende rolle for kampagnernes faktiske succes og påvirke deres tillid til bureauets evne til at levere resultater.

Mere specifikt er der seks typer af kundemøder, der er afgørende for at holde kampagneleverancer på sporet, pleje kunderelationer og reducere afgang. Det bør være en topprioritet for digitale bureauer at få hvert af disse kundemøder til at fungere korrekt.

#1: Møde om nye forretningspitch

Pitches for nye forretninger er en vigtig del af, hvordan digitale bureauer fungerer. De er nøglen til at udvide kundeporteføljen og sikre langsigtet vækst i omsætningen. Men de er også berygtede for at trække ud over en lang periode (op til seks til ni måneder), involvere for mange mennesker, bruge forældede processer (dvs. PowerPoint-præsentationer) og i mange tilfælde være ret ineffektive.

Hvis du nogensinde har set Mad Men, vil du vide, at nye forretningsmøder anses for at være en topprioritet. Som sådan er det kun de få privilegerede (som har stillinger på højt niveau i bureauet), der bliver inviteret og får lov til at deltage i new business pitch-møder. Selv om det måske fungerede i Mad Men-tiden, kender mange brands til det og kræver, at alle, der skal være involveret i arbejdet med deres kampagner, uanset hvor junior de er, skal deltage i pitch-mødet. Det er præcis, hvad Domino's Pizza gjorde, da virksomheden begyndte sin søgning efter et latinamerikansk marketingbureau. Ifølge Karen Kaiser, VP for national reklame hos Domino's, inden hun gik på pension i februar 2018, "er jeg ligeglad med, hvor junior de er. Hvis de arbejder på min virksomhed, vil jeg gerne møde dem."

I virkeligheden kan det at få alle, der er involveret i Domino's forretning, til at sidde med til pitchet for den nye forretning ende med at være op mod 100 bureauansatte, herunder account directors, account plannere, medieindkøbere, tekstforfattere, designere og flere. Der er stor sandsynlighed for, at alle de bureauansatte, der vil være involveret i Domino's-forretningen, ikke befinder sig på samme kontor eller sted. De vil sandsynligvis være spredt ud over snesevis af byer og lande. Og det vil helt sikkert ikke være omkostningseffektivt at flyve hver enkelt medarbejder ud for at deltage fysisk i præsentationen af den nye forretning med Domino's ledere. Mange af bureauets medarbejdere vil derfor være nødt til at ringe virtuelt ind til selve mødet. Kan du forestille dig, hvilket planlægningsmareridt det kan blive? Og der er ikke plads til ineffektivitet i processen, som kan forsinke mødet eller give den potentielle kunde en negativ opfattelse af dit bureau.

Så hvad kan dit bureau gøre for at holde planlægningsprocessen på sporet? For det første skal du ikke sende mere end 50 e-mails til hver enkelt person, der skal deltage i det store pitch-møde. Det kan ende med at tage uger at få svar fra alle, og så kan det være ti gange værre at forsøge at finde det bedste tidspunkt på tværs af 10 forskellige tidszoner. Brug i stedet en teknologiplatform til planlægning, der giver alle mulighed for at vælge det bedste tidspunkt (og som automatisk synkroniserer med tidszoner baseret på kalendere).

Hvis du planlægger at have medarbejdere fra agenturet til stede via videokonference, er det sidste, du ønsker, at du 10 minutter før mødet opdager, at Zoom-link mangler i alles kalenderinvitationer. I stedet for manuelt at oprette Zoom-links og derefter kopiere linket og indsætte det i kalenderinvitationen, kan du bruge et planlægningsværktøj, der integreres med videokonferenceværktøjer og automatisk tilføjer Zoom-linket til kalenderinvitationer. Det betyder, at der er mindre risiko for, at medarbejdere ikke møder op til vigtige pitchmøder for nye kunder, og endnu bedre, at mødet begynder til tiden og giver din potentielle nye kunde et godt indtryk af dit bureau.

### #2:** Strategi Kick-Off-møde

Når dit bureau har vundet den nye forretning, er der meget arbejde at gøre. Men før dine teams kan komme i gang, er et kick-off-møde af afgørende betydning. Det sikrer, at alle, både fra dit bureau og fra kundens team, er på samme side om strategi, arbejdsprocesser, forventninger, leverancer og KPI'er.

Til dette møde skal du sørge for, at de nødvendige forberedelser er blevet gjort i forvejen. Hvis der er specifikke materialer, som du ønsker, at alle skal læse inden mødet, skal du sørge for at sende dem til alle mindst et par dage før mødet. Giv alle tid til at absorbere oplysningerne og komme med relevante spørgsmål eller idéer til bordet på mødet.

Da dette er det første rigtige møde mellem dit team og din nye kunde, skal du sørge for at sende en dagsorden, der beskriver strukturen for de emner, der skal drøftes, og udpege en mødeleder, der holder styr på tingene. På gruppemøder med mange deltagere er det let og almindeligt, at folk kommer væk fra emnet eller mister fokus. Tag ejerskab over mødeprocessen. Ved at gøre det vil du ikke kun skabe fokus og klarhed på selve mødet, men du vil også gøre et positivt indtryk på din nye kunde. Det vil resultere i mere tillid, tryghed og respekt for dit bureau.

#3: Ugentligt statusopdateringsmøde

Nu hvor grundlaget og de grundlæggende elementer i jeres arbejdsforhold er blevet fastlagt, er det vigtigt, at dit team kommunikerer med din kunde regelmæssigt. Dette sker ofte i form af et tilbagevendende ugentligt møde for at drøfte statusopdateringer og leverancer.

Som en person, der i øjeblikket leder vores PR-bureau, finder jeg det yderst nyttigt for bureauet at oprette og sende et statusopdateringsdokument (Word, Excel eller hvilket format du foretrækker) forud for mødet. Dette bør være et levende dokument, der opdateres hver uge af bureauet. Det kan f.eks. indeholde diskussionspunkter, aktive mediemuligheder, den seneste mediedækning, afventende mediedækning og proaktive opsøgende muligheder.

Selv om kontinuitet er vigtig i disse ugentlige statusopdateringsmøder, er det også vigtigt at ændre på tingene, så de ikke bliver ensformige eller ineffektive. Brug disse møder til at bringe nye idéer op, bede om feedback om de retninger, der er ved at blive taget, og bekræfte tidsplaner for lanceringen af kommende kampagner. Du kan også tilbyde nye historier og temaer, som du mener vil falde i god jord hos kundens målgruppe. Det er også en mulighed for at give opdateringer om kundens præstationsmålinger - og hvor tæt på eller langt fra du er fra at nå disse KPI'er.

#4: Uh-Oh, vi har et problem-møde

Som med alt andet i livet er intet nogensinde perfekt. Ting går galt. Forhold rammer iskolde pletter på grund af fejlkommunikation og misforståelser. Dette fører normalt til det, som mange kalder "uh-oh"-mødet. Disse møder afholdes ofte som en-til-en-møder mellem en medarbejder på højt niveau fra bureauet og den primære kontaktperson hos kunden. Dette møde har intet at gøre med drøftelse af igangværende projekter eller præstationsmålinger. Formålet er snarere at identificere et problem (hvad enten det er kampagnespecifikt, operationelt eller bare fokuseret på selve forholdet) og finde løsninger til at løse problemet.

Da dette møde sandsynligvis vil være fyldt med spændinger og frustrationer, er det vigtigt, at dit bureau gør planlægningsdelen så hurtig og let som muligt for kunden. Da det kun er jer to, kan du blot sende kunden dit personlige Booking Page-link, der viser alle ledige tider i din kalender, og så kan kunden straks booke mødet. Det er enkelt, uden besvær, og du og din klient kan fokusere på at genopbygge jeres forhold.

##5: Månedligt resultatopgørelsesmøde

Ydelser og målinger er vigtige. For de kunder, der ansætter og administrerer digitale bureauer, er KPI'er hjørnestenen i måling og definition af et bureau's værdi. Det er almindeligt, at bureauer udarbejder månedlige resultatrapporter til deres kunder. Men i stedet for blot at sende en PowerPoint-præsentation eller et dokument, der beskriver de månedlige præstationsmålinger, er dette en mulighed for bureauerne til at gennemgå resultaterne for kunderne på et månedligt resultatopgørelsesmøde. Tal er bare tal. Det kan være langt mere indsigtsfuldt at give kontekst og dybere læring fra målingerne, så dit bureau kan forfine og optimere din strategi og taktik for yderligere at forbedre resultaterne i de kommende måneder.

#6: Kvartalsmøde om forretningsgennemgang

Efterhånden som du udvikler dit forhold til dine kunder, vil du uundgåeligt komme til det punkt, hvor der skal fastsættes et kvartalsvis forretningsmøde (Quarterly Business Review (QBR)). Dette er et møde med din kunde, hvor du drøfter forretningen, og hvordan du bedre kan støtte dem.

I modsætning til de andre møder bør dette møde være af mere strategisk end taktisk karakter. Det er ikke tidspunktet eller stedet til at tale om supportspørgsmål eller planer om yderligere uddannelse. Det er snarere en mulighed for jer til at få en bedre forståelse af kundens forretning og fremtidsplaner - og derefter sammen lægge en strategi for, hvordan jeres bureau kan levere yderligere værdi. Ved at gå væk fra den typiske "leverandør"-association og optræde mere som en betroet rådgiver vil du være i stand til at befæste jeres forhold og gøre dig fortjent til kundens respekt og loyalitet. Det fører til fastholdelse af kunderne og vækst i omsætningen år efter år.

For at få mere at vide om, hvordan en teknologiplatform til planlægning fungerer - og hvordan den kan hjælpe dig med at udvikle din virksomhed - kan du downloade vores white paper "The Comprehensive Guide to Scheduling Technology Platforms. "****