Realizar terapia de grupo e workshops com planilhas de inscrição

Como terapeuta ou conselheiro, você equilibra o atendimento ao cliente, a elaboração de gráficos e a divulgação. Acrescente uma terapia de grupo ou um workshop de fim de semana e sua agenda pode passar de cheia a caótica. Acompanhar as confirmações de presença em tópicos de e-mail, gerenciar a capacidade e enviar lembretes toma o tempo que você preferiria usar para o trabalho clínico.

Há uma maneira melhor de administrar grupos sem que você tenha que abrir mão de suas noites. As folhas de inscrição do Doodle permitem que você defina intervalos de tempo, limite os assentos e mantenha os detalhes dos participantes em sigilo. Os clientes escolhem um lugar em segundos. Você recebe lembretes automáticos e uma programação segura no calendário.

Neste guia, você aprenderá a planejar grupos e workshops com o Sign-up Sheets do início ao fim. Você verá exemplos reais de prática particular e aconselhamento em campus. Você também saberá quando usar as enquetes de grupo do Doodle, a página de reservas ou 1:1 para triagem e pagamento. Ao final, você poderá lançar seu próximo grupo com confiança.

O desafio enfrentado por terapeutas e conselheiros profissionais

O trabalho em grupo tem muitas partes móveis. Só o agendamento pode gerar estresse.

• Você precisa limitar os assentos para manter os grupos seguros e eficazes

• Você deve proteger a confidencialidade em todas as mensagens que envia

• Você gerencia salas, links de telessaúde e fusos horários

• Você seleciona os participantes para verificar se estão aptos e preparados

• Você reduz o não comparecimento com lembretes e prazos claros

• Você evita a duplicação de agendamentos no seu calendário e nos calendários da sua equipe

• Você pode cobrar o pagamento de workshops ou sessões de EC

Planilhas, cadeias de e-mail do tipo "responda a todos" e notas adesivas não são dimensionáveis. Elas criam erros e expõem nomes. Você precisa de um processo de inscrição simples que respeite a privacidade, fique sincronizado com o seu calendário e funcione para os clientes em qualquer dispositivo.

Por que isso é importante para o terapeuta e o conselheiro

Um processo de registro claro apoia o atendimento e os resultados.

• Menos horas de administração significam mais sessões com clientes

• Listas de presença limpas ajudam você a planejar intervenções

• O início pontual gera confiança e reduz a ansiedade

• As mensagens privadas protegem a dignidade e a segurança

• O gerenciamento confiável do calendário mantém sua prática estável

• Um melhor gerenciamento do tempo reduz o esgotamento para você e sua equipe

As folhas de inscrição do Doodle oferecem a você estrutura para terapia de grupo e workshops. Você escolhe os intervalos de tempo, define os limites de assentos e decide o que os participantes verão. O Doodle envia confirmações e lembretes, e o Google Calendar, Outlook ou Apple Calendar conectado a você é atualizado à medida que os horários são preenchidos.

Crie um fluxo de inscrição simples e seguro para grupos

Um bom fluxo de inscrição ajuda os clientes a dizer sim e mostra a eles o que esperar. Use estas etapas para configurar folhas de inscrição para um grupo de terapia ou workshop.

1. Defina sua oferta

   • Dê um nome ao seu grupo com uma linguagem clara que os clientes entendam

   • Acrescente uma breve descrição com objetivos, para quem se destina e regras básicas

   • Liste o formato e o local, por exemplo, presencial, Zoom ou híbrido

2. Defina os intervalos de tempo e a capacidade

   • Crie sessões semanais ou uma única data de workshop

   • Limite o número de participantes por sessão de acordo com seu plano clínico

   • Adicione um tempo de reserva para anotações e troca de sala

3. Proteja a privacidade desde o início

   • No Doodle Pro, ative a opção Ocultar detalhes do participante para que os nomes não fiquem visíveis para outras pessoas

   • Solicite apenas o primeiro nome e o e-mail no RSVP, reserve a triagem clínica para 1:1

4. Reduza o número de não comparecimentos com limites claros

   • Defina um prazo de inscrição, por exemplo, 24 horas antes da sessão

   • Permita que lembretes automáticos sejam enviados antes de cada reunião

5. Conecte as ferramentas que você já usa

   • Sincronize seu calendário para que o Doodle ofereça apenas os horários realmente abertos

   • Adicione um link do Zoom, Google Meet, Microsoft Teams ou Cisco Webex a cada espaço

   • Use a marca personalizada para adicionar seu logotipo e cores

6. Planeje a entrada e o ajuste

   • Use um link do Doodle 1:1 para agendar uma breve chamada de triagem

   • Se o workshop for pago, receba o pagamento pela triagem ou consulte o Stripe na página de reservas ou no 1:1

Defina a capacidade da maneira correta

O tamanho do grupo afeta a segurança e os resultados. Nas Folhas de Inscrição, defina os assentos por vaga de acordo com seu método.

• Os grupos de habilidades podem funcionar bem com 10 a 12 assentos

• Os grupos de processo geralmente têm de 6 a 8 lugares

• Os workshops podem ser ampliados para 25 a 40 lugares com um co-facilitador

Se você espera uma alta demanda, adicione um segundo espaço em um momento posterior. Você também pode criar um espaço somente de texto intitulado Join waitlist (Entrar na lista de espera ) e mover as pessoas para as vagas abertas à medida que elas surgirem.

Mantenha os detalhes dos participantes em sigilo

A confidencialidade começa na inscrição. Com a opção Ocultar detalhes dos participantes, somente você verá os nomes. Em sua descrição pública, evite qualquer solicitação de PHI. Mantenha as perguntas clínicas em seus formulários de triagem 1:1 ou de admissão do EHR.

Inclua uma breve nota de consentimento na descrição:

• A participação é voluntária

• Regras do grupo sobre respeito e confidencialidade

• Contatos em caso de crise, se você precisar de ajuda imediata

Adicione links de telessaúde sem e-mails adicionais

Adicione seu link de vídeo a cada espaço para que os clientes o recebam em sua confirmação. O Doodle funciona com Zoom, Google Meet, Microsoft Teams e Cisco Webex. Para grupos presenciais, inclua o nome da sala, o acesso ao prédio e dicas de estacionamento.

Dicas práticas para terapeutas e conselheiros ocupados

Use estas dicas para configurar planilhas de inscrição que funcionem na vida real.

Dica 1: crie uma planilha de inscrição por grupo - mantenha um grupo de ansiedade de 8 semanas separado de um grupo de luto. Isso evita confusão e simplifica o gerenciamento do calendário.

Dica 2: Ofereça duas ou três opções de horário - Adicione terça-feira às 18 horas, quarta-feira ao meio-dia e sábado de manhã. Os clientes escolhem o horário que melhor se adapta aos horários de trabalho e da família.

Dica 3: Defina um prazo claro para as inscrições - Encerre as inscrições 24 horas antes da primeira sessão. Isso dá a você tempo para revisar a lista de participantes e enviar as diretrizes do grupo.

Dica 4: use lembretes automáticos - ative os lembretes 24 horas e 2 horas antes de cada sessão. Isso reduz o número de não comparecimentos e de chegadas tardias.

Dica 5: Mantenha os nomes em sigilo - Ative a opção Ocultar detalhes dos participantes no Doodle Pro para proteger a confidencialidade. Use as iniciais em todos os arquivos que você exportar.

Dica 6: sincronize sua agenda - Conecte o Google, Outlook ou Apple Calendar. O Doodle evitará conflitos e sugerirá horários que se ajustem à sua agenda real.

Dica 7: Use 1:1 para triagem - Conecte um Doodle 1:1 para uma breve chamada pré-grupo. Ofereça de três a cinco horários e deixe que o Doodle cuide da reserva e das confirmações.

Dica 8: receba o pagamento quando necessário - Para workshops pagos ou sessões de EC, use a página de reservas do Doodle ou 1:1 com o Stripe para receber as taxas no momento da reserva. Você pode escolher pagar agora ou reservar com pagamento posterior.

Dica 9: adicione blocos de buffer - adicione 15 minutos antes e depois de cada espaço. Isso protege o tempo de suas anotações e favorece o bom gerenciamento do tempo.

Dica 10: Compartilhe inscrições com segurança - Envie convites por e-mail diretamente do Doodle para até 1.000 contatos ou compartilhe um link com parceiros de referência. Você não precisa expor os nomes dos participantes.

Dica 11: Use o Zapier para manter os sistemas sincronizados - Conecte o Doodle à sua ferramenta de registro de dados eletrônicos ou de e-mail por meio do Zapier. Adicione novas inscrições a um segmento sem entrada manual.

Dica 12: Escreva descrições claras rapidamente - No Doodle Pro, use descrições geradas por IA e, em seguida, refine o tom e a extensão. Isso economiza tempo e mantém sua voz clínica.

Erros comuns a serem evitados

Evite essas armadilhas ao configurar as Folhas de Inscrição para terapia de grupo e workshops.

Ferramentas e soluções que simplificam o agendamento

Veja como o Doodle ajuda os terapeutas e conselheiros em cada etapa.

Exemplos reais de ambientes de terapia

Principais conclusões

• Use as Folhas de Inscrição para definir horários claros, limites de vagas e lembretes para grupos e workshops

• Proteja a confidencialidade ocultando os detalhes dos participantes e mantendo as PHI fora dos campos públicos

• Conecte seu calendário e ferramentas de vídeo para que os clientes recebam horários e links precisos

• Use 1:1 para triagem e Booking Page com Stripe para eventos pagos

• As enquetes de grupo ajudam você a escolher os horários antes de publicar a folha de inscrição

Comece a usar um agendamento melhor

Você ajuda os clientes a fazer mudanças significativas. Sua programação deve apoiar esse trabalho. Use as planilhas de inscrição do Doodle para definir horários, limitar vagas e manter os nomes em sigilo. Adicione lembretes, conecte seu calendário e deixe que o Doodle cuide das confirmações enquanto você se concentra no atendimento.

Crie sua primeira planilha de inscrição em minutos. Se você também precisar de links de triagem ou inscrição paga, adicione uma página de reserva ou 1:1 e conecte o Stripe. O Doodle funciona com o Google Calendar, Outlook e Apple Calendar, além do Zoom, Google Meet, Microsoft Teams e Cisco.

Você está pronto para simplificar seu agendamento? Crie um Doodle e veja como os terapeutas e conselheiros economizam horas toda semana.