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Ferramentas de gerenciamento de calendário e como elas podem ajudar

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Doodle Content Team

Updated: 21 de jun. de 2023

Não é segredo que adoramos calendários, organização e enquetes na Doodle. Acreditamos que profissionais, indivíduos, estudantes e qualquer pessoa intermediária devem usar um calendário e tirar proveito das ferramentas de gestão para alcançar o sucesso. Vamos dar uma olhada no que é gerenciamento de calendários e como as ferramentas de gerenciamento podem ajudá-lo a alcançar uma organização ideal.

A Definição

A gestão do calendário é o processo de priorizar seu tempo e gerenciar sua vida através do uso de um calendário. Embora esta seja uma habilidade cognitiva essencial que é uma necessidade entre os empresários e a maioria dos indivíduos, apenas poucos a dominaram. Se você está interessado em calendários de papel à moda antiga, ajudantes de calendários digitais ou qualquer coisa entre eles, você alcança seus objetivos quando encontra um sistema que funciona para você. O verdadeiro gerenciamento de calendário é baseado no planejamento de seu calendário de acordo, assim como na compreensão de seu tempo e da melhor maneira de gastá-lo.

O Benefits  de Ferramentas de Gerenciamento de Calendário

O uso de técnicas eficientes de organização de calendários garantirá que você seja bem gerenciado, estratégico e eficaz tanto durante os dias de negócios como nos dias de folga. Se você acertar a técnica, os benefícios de uma nova visão, colaboração e organização serão infinitos. Vamos dar uma olhada em alguns dos principais benefícios de gerenciar um calendário de forma eficaz com ferramentas eficientes:

Organização - O gerenciamento ideal lhe dá controle completo, permitindo manter os motores em funcionamento em velocidades máximas. Se você é um profissional administrativo, assistente executivo, CEO ou pai de família que é o presidente do clube de cozimento de biscoitos de seus filhos, você precisa de um calendário. Faltar compromissos e esquecer prazos é uma parte frustrante e muito comum e desnecessária da vida.
Colaboração - Planejar reuniões e eventos sem esforço com um ajudante de calendário sem interrupção faz da colaboração um passeio no parque! Alocar tempo com algumas ou dezenas de pessoas com apenas alguns cliques enquanto você mantém fortes relacionamentos profissionais e ou casuais com seus participantes. Reservar duas vezes, perder reuniões ou ignorar oportunidades é uma coisa do passado quando você pratica uma gestão adequada do calendário.
Achievement - O uso de ferramentas de ajuda de calendário garantirá que todos os seus objetivos principais sejam devidamente priorizados, permitindo que você busque níveis mais altos de realização sem negligenciar suas outras responsabilidades. Priorize corretamente as metas de longo e curto prazo enquanto usa um calendário funcional que é especificamente adaptado a você e a todas as coisas que você deseja alcançar.
Eficiência - Quando você estabelece um processo sistemático, você abre portas para possibilidades de economia de tempo. Cada minuto que você desperdiça desejando estar organizado é um minuto que poderia ter ido em direção ao seu sucesso. Não estamos dizendo que você tem que planejar tediosamente cada segundo do seu dia para ser bem sucedido. No entanto, estamos definitivamente encorajando você a ter alocado blocos de tempo para o trabalho, a forma física, os compromissos e outros aspectos importantes da vida.
Business Insight - A gestão do calendário não se resume a hoje, amanhã e no início da próxima semana. Os calendários fornecem a você um verdadeiro registro de seu tempo durante o passado, presente e futuro. Compreender onde seu tempo foi gasto e o propósito da despesa o ajuda a se tornar mais organizado e eficiente para fins e objetivos futuros.

Melhores Práticas para Gestão de Calendário

Agora que você conhece a definição e os benefícios, vamos dar uma olhada nas melhores práticas de gerenciamento de calendários usando ferramentas de ajuda de calendário:

Utilizar calendários para tudo - Embora os calendários sejam comumente usados para reuniões e eventos, eles podem ser usados para muito mais. Use seu calendário para acompanhar todas as suas necessidades de programação, tais como prazos, tempo livre e lembretes. Usar calendários para alocar tempo para brainstorming, exercícios, dias de auto-atendimento e outros planos pessoais é tão necessário quanto usar seu calendário para suas reuniões semanais.
Desenhar um sistema de codificação - Nós pessoalmente acreditamos que cores, marcadores, adesivos e outras ferramentas de ajuda para calendários são feitos apenas para calendários. É claro que somos tendenciosos, mas fatos são fatos! Crie um sistema de codificação que funcionará melhor para você e suas necessidades. Faça seleções de cores para organizar lembretes, planos de viagem, reuniões recorrentes, obrigações internas de operações comerciais, compromissos com clientes e muito mais. O melhor de tudo, no mundo de hoje, os calendários digitais também vêm equipados com inúmeras ferramentas organizacionais de fácil acesso.
Configure vários fusos horários - Se você tem relações comerciais internacionais, provavelmente trabalha com pessoas em diferentes fusos horários. Facilite o planejamento, coordenando os horários de todos dentro de seus fusos horários relevantes. Você nunca quer que seus participantes de reuniões ou eventos sejam excluídos porque eles moram em outro lugar. Certifique-se de que todos estejam disponíveis nos melhores horários com apenas alguns cliques.
Atribuir tempo*** - Embora muitas vezes negligenciado, alocar tempo especificamente para o gerenciamento do calendário é um dos passos mais importantes para operar um calendário bem sucedido. Alocar tempo para organizar seus planejadores diários, semanais e mensais.
Integrar** - Simplesmente não faz sentido para uma pessoa ter vários calendários - não é eficiente de forma alguma. Integre seus calendários favoritos com seus ajudantes de calendário para garantir uma programação e planejamento de tempo perfeitos em todas as plataformas. Também achamos importante notar que não há necessidade de ter medo de fundir calendários pessoais e comerciais em um só lugar.
Poupe tempo*** - Com um software de fácil utilização, a coordenação do tempo entre dezenas de colegas pode ser feita em apenas alguns minutos. Tudo o que você precisa fazer é criar sua pesquisa com múltiplas opções de tempo e permitir que seus participantes escolham um horário que seja melhor para eles e sua agenda. Assim, você será capaz de planejar qualquer reunião ou evento em um horário que você sabe que todos estarão disponíveis.

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