Integração Doodle-Zoom Revs Up Efficiencies & Engagement for Virtual Meetings

As reuniões remotas se tornaram minha nova rotina. E eu não estou sozinho. Uma pesquisa da Miro descobriu que 73% dos funcionários tinham pelo menos quatro reuniões remotas em sete dias. Isto tem muito a ver com o cenário empresarial competitivo que levou a um grande aumento do número de funcionários distribuídos globalmente e da força de trabalho remota em todo o mundo.

Hoje adicionamos uma nova integração com Zoom, uma das ferramentas de videoconferência mais confiáveis e populares do mundo, para simplificar, automatizar e melhorar a experiência da reunião remota.

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Para lhe dar mais sabor a esta integração e ao que ela significa para as empresas, sentei-me para uma conversa com um de nossos gerentes de produto, Timoteo Canonica.

O que diferencia o Zoom de outras ferramentas de videoconferência? Por que fez sentido fazer parceria com elas para esta integração?

Timoteo: De acordo com um artigo recente na CNBC, o Zoom já adicionou 2,22 milhões de usuários ativos mensais em 2020, enquanto adicionou 1,99 milhões em 2019. Estes números falam volumes por que o Zoom se tornou a ferramenta de videoconferência de escolha utilizada pelas empresas - e profissionais de vendas, marketing, RH e produtos - em todo o mundo. E na Doodle, nós usamos o Zoom para conduzir nossos webinars focados em produtos.

Você acha que existe uma correlação entre ineficiências de agendamento e não comparecimento a eventos? Como você acha que a integração Doodle-Zoom vai resolver isso?

Timoteo: Penso absolutamente que as ineficiências de programação têm um impacto direto sobre não comparecimento a eventos. Ninguém gosta de ficar esperando que alguém chegue a uma reunião, só para que essa pessoa nunca chegue. O infame não comparecimento a uma reunião, infelizmente, acontece com mais freqüência do que qualquer um de nós gosta. Quando é por uma razão genuína (devido a uma emergência ou mudança de última hora nas prioridades), nós a recebemos; nós nos ajustamos; nós a superamos.

Mas quando um não comparecimento acontece devido a ineficiências de programação - simplesmente porque um organizador esqueceu de criar um link Zoom e adicionou-o no calendário convite - é frustrante como o inferno.

Infelizmente, não acontecem frequentemente no mundo dos negócios. Por quê? Bem, a maioria dos profissionais de negócios tem uma grande carga de trabalho, uma longa lista de tarefas e projetos a serem completados a cada semana e metas claramente delineadas e KPIs que eles têm que cumprir em suas funções. Assim, quando estão organizando reuniões (seja com equipes internas e partes interessadas, ou com clientes externos, parceiros e fornecedores), eles não estão realmente prestando muita atenção à parte da programação. Geralmente é uma reflexão posterior.

A maioria das pessoas tenta gastar o mínimo de tempo possível na parte da programação da própria reunião. Assim, eles rapidamente estabelecem um calendário convidam, convidam os participantes e batem no envio. Mas, na maioria das vezes, eles deixam em branco a guia 'localização' em seu calendário, principalmente porque pode haver participantes que estão baseados em outros escritórios (ou que trabalham remotamente). Portanto, uma ferramenta de videoconferência será inevitavelmente necessária. Naturalmente, o organizador da reunião tem toda a intenção de atualizar o calendário convidando a última hora contanto que eles tenham criado o link de videoconferência necessário.

Mas lembra-se de quão ocupada a maioria dos profissionais está hoje em dia? O trabalho fica agitado; o tempo passa e, de repente, é uma ata antes da reunião agendada. Mas eis que o organizador percebe que se esqueceu de criar o link Zoom (entrar em sua conta Zoom no site Zoom, criar uma nova reunião, copiar/colar o link Zoom e, em seguida, atualizar o convite do calendário com o referido link Zoom). São muitos passos extras, fazendo malabarismos entre diferentes ferramentas (e websites/apps) e tempo que podem ser cortados completamente com nossa nova integração Doodle-Zoom. E no processo, poderia reverter a tendência crescente de não comparecimento a eventos. Isso é um ganho para todos.

O trabalho remoto e as equipes distribuídas se tornaram o novo normal na maioria dos locais de trabalho atualmente. Isto é especialmente verdade após o surto do coronavírus. Você acredita que a integração Doodle-Zoom poderia desempenhar um papel na ajuda de equipes remotas e distribuídas a romper as barreiras físicas e forjar um senso de pertencimento e comunidade compartilhada?

Timoteo: Há um grande número de funcionários que se encontram em uma situação única neste momento, pois suas empresas instituíram um modelo operacional totalmente remoto por um período de tempo indefinido até que o surto de coronavírus possa ser contido (e a segurança dos funcionários possa ser assegurada). Mas quando os funcionários estão fisicamente distantes de seus membros de equipe, gerentes diretos, colegas e liderança, pode ser fácil isolar e desacoplar com os outros. É aqui que uma ferramenta de videoconferência como o Zoom se tornou essencial para enfrentar esses desafios. De acordo com um estudo da GigaOm Research, 87% dos funcionários remotos parecem se sentir mais conectados com suas equipes e com todo o processo quando fazem uso da videoconferência. Portanto, se a videoconferência tem o poder de fazer com que as equipes remotas e distribuídas se sintam mais conectadas e engajadas, faz todo o sentido que a tecnologia de vídeo e agendamento trabalhem melhor em conjunto para que isso aconteça.

Uma forma dessas equipes remotas poderem usar a integração Doodle-Zoom (para se sentirem conectadas e engajadas) é estabelecer conversas diárias de café virtual one-to-one time com colegas e membros da equipe. Este tempo deve ser gasto compartilhando anedotas pessoais, atualizações sobre suas vidas, discutindo eventos atuais ou qualquer outra coisa que pareça natural. E se estiverem acontecendo reuniões virtuais, mantenha a funcionalidade de vídeo ativada em sua ferramenta de videoconferência. Ao mantê-la ativada, as equipes remotas podem ver quando seus colegas sorriem, riem ou têm seus filhos inadvertidamente (e hilariantemente) tropeçando no vídeo.

Esta é também uma oportunidade para a liderança e as equipes de RH se inclinarem para o poder das ferramentas digitais para manter e fortalecer a cultura do local de trabalho. Em vez de cancelar as reuniões de grupo (ou seja, reuniões com todas as mãos, noites semanais de jogos, cervejas de sexta-feira), basta torná-las virtuais. Encoraje os funcionários a pegar uma cerveja de seus próprios frigoríficos (ou vinho, se preferir) e dirigir-se a uma reunião virtual de grupo, onde eles possam manter o compromisso.

Para ver de perto como a integração Doodle-Zoom realmente funciona - e como ela pode reduzir o número de não-comparências e aumentar a colaboração para equipes remotas - assista a este vídeo.

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