Precisamos de uma reunião para isso? Uma lista de verificação para evitar reuniões desnecessárias

Você se lembra da última vez que participou de uma reunião realmente fantástica? Do tipo em que a equipe foi energizada, informações importantes foram compartilhadas e decisões críticas foram tomadas? Mais provavelmente, você se lembra das terríveis: aquelas em que você não precisava realmente estar, em que todos eram mentalmente controlados, ou onde aquele colega (você sabe a quem me refiro) continuava fazendo perguntas, muito além do ponto em que todos os outros estavam prontos para ir. Claro, às vezes uma reunião é exatamente o que você precisa: uma chance de colocar todos na mesma sala e deixar a magia acontecer. Mas outras vezes um e-mail bem redigido ou um bate-papo em grupo pode ser suficiente. Então, antes de reservar a sala de conferência, consulte nossa lista de verificação e pergunte-se: você realmente precisa dessa reunião?

Tenho uma agenda?

Antes de pedir a todos os seus colegas que parem o que eles estão fazendo, certifique-se de saber por que você precisa de uma reunião. Você tem uma agenda clara de coisas para levantar ou discutir? Se não, dedique algum tempo para pensar estrategicamente sobre o que você quer alcançar com sua reunião. Em seguida, escreva uma agenda real de pontos a serem abordados. Dessa forma, você pode compartilhá-la com a equipe com antecedência, eles podem chegar preparados e você pode garantir que ninguém descarrile sua reunião com outras preocupações.

Este é o trabalho mais importante neste momento?

Nosso grande Relatório do Estado das Reuniões aponta que as reuniões têm um custo de produtividade, em termos de tempo longe de outras tarefas. Antes de afastar as pessoas de seu trabalho, certifique-se de que sua reunião tenha um valor estratégico para sua empresa. Da mesma forma, pergunte-se se este é o trabalho mais importante que as pessoas precisam fazer neste momento. Existem prazos conflitantes ou há uma pressa? Seria melhor esperar um dia ou dois, para que as pessoas possam encerrar os compromissos atuais? Uma boa maneira de verificar se uma reunião é realmente crítica é se perguntar "O que aconteceria se não o fizéssemos?

Tenho todas as informações que preciso?

Pergunte-se o que você precisa para poder progredir. Não há nada pior do que introduzir um problema, apenas para perceber que você não tem informações suficientes para tomar uma decisão. Leve algum tempo para montar as peças críticas do quebra-cabeça antes mesmo de pensar em reservar o tempo das pessoas.

É necessário saber informações?

Pergunte a si mesmo quem realmente precisa saber. Isto é um assunto de escritório inteiro ou é relevante para alguns poucos selecionados? Às vezes poderia ser mais eficaz simplesmente passar nas mesas das pessoas certas para uma conversa rápida e individual. Se é relevante para um grupo maior, então verifique se todos os membros da equipe poderão comparecer. Se você for resumir para algumas pessoas de qualquer forma, talvez você possa pular a reunião e simplesmente enviar um resumo do assunto para todos. Finalmente, reserve algum tempo para verificar os horários das pessoas, para que você conheça as pessoas com as informações-chave ou o poder de decisão que estarão disponíveis.

Que outros canais eu poderia usar?

Atualmente temos mais ferramentas de comunicação no local de trabalho do que nunca à nossa disposição. Estas podem ser formas realmente eficientes de manter as pessoas no circuito ou chegar a um consenso. Precisa de feedback sobre uma idéia? O e-mail permite que as pessoas dediquem mais tempo para ler uma apresentação e dar um feedback considerado. Como um bônus, você evita o risco de pensar em grupo e permite que as pessoas expressem suas opiniões discretamente. Você quer uma decisão? Use uma ferramenta como Slack para iniciar um tópico de discussão ou peça às pessoas para votar em opções. Como um bônus, não há necessidade de guardar minutos - tudo já está por escrito, bem guardado no tópico. Você precisa de atualizações? Use painéis de gerenciamento de projetos como o Trello, onde as pessoas podem adicionar atualizações regulares sobre os projetos para que toda a equipe veja. Como bônus, você também pode usar as placas para delegar tarefas ou acompanhar o progresso.

É sensível ao tempo?

Não há nada pior do que enviar um e-mail urgente e receber grilos em troca. Conversas em grupo podem ser uma boa opção para obter feedback urgente, mas esta pode ser uma reunião onde uma reunião é realmente a maneira mais rápida de obter uma resposta imediata.

Wrike criou um útil infográfico para ajudá-lo a decidir se uma reunião é realmente necessária. Porque às vezes é, é claro. Por isso, se você analisar nossa lista de verificação e decidir que realmente precisa reunir todos na sala, então certifique-se de que é a melhor reunião que pode ser. Uma com uma agenda clara, toda a preparação necessária feita, e as pessoas certas reunidas. E então pergunte-se apenas mais uma vez, você tem a certeza* de que não poderia simplesmente enviar isto por e-mail?