6 Razões para educadores acreditarem no poder das ferramentas de agendamento on-line

Como qualquer pessoa que tenha trabalhado no meio acadêmico sabe: as reuniões são uma parte essencial da vida acadêmica. Elas facilitam as interações diretas com os alunos e outros membros do corpo docente. Também são necessárias para organizar as diversas atividades administrativas que sustentam a vida acadêmica. E, é claro, elas são parte integrante das várias camadas de tomada de decisões dos comitês que ocorrem nas universidades.

Pesquisas indicam que o corpo docente pode passar até 30% de seu tempo em reuniões. A recente transição de muitas instituições acadêmicas para aulas on-line é mais um motivo pelo qual agendar reuniões individuais e reuniões em grupo de forma rápida e eficiente é tão importante neste momento.

Embora as reuniões sejam parte integrante da vida acadêmica, o processo de agendamento de reuniões pode ser muito doloroso. Sei que isso é verdade por experiência própria, pois como professor universitário, às vezes são necessários vários dias de idas e vindas para marcar uma única reunião.

Entretanto, embora os educadores muitas vezes lamentem o tempo dedicado às tarefas administrativas, marcar reuniões não precisa ser tão complicado. As ferramentas de agendamento on-line podem simplificar todo o processo e agendar uma reunião em questão de minutos.

Como sou um usuário ativo do Doodle, achei que seria útil compartilhar seis motivos pelos quais os educadores, inclusive eu, devem acreditar no poder das ferramentas de agendamento on-line.

Razão nº 1: Reduzir a necessidade de inúmeros e-mails de ida e volta

Um dos motivos pelos quais os educadores (em todos os níveis) recorrem ao software de agendamento on-line é reduzir o fluxo constante de e-mails envolvido no agendamento e, muitas vezes, no reagendamento de reuniões. Estabelecer a disponibilidade, escolher um horário e confirmar os detalhes inevitavelmente leva mais tempo do que o esperado desde o início.

Os inúmeros e-mails de ida e volta afetam não apenas o corpo docente e a equipe, mas também os alunos. O tempo desperdiçado em tarefas administrativas evitáveis é cansativo para todos os envolvidos e aumenta o risco de confusão. Manter o controle das respostas de todos por e-mail é um processo longo, demorado e mentalmente exaustivo.

Como as folhas de inscrição físicas não são mais uma opção para os cursos que passaram a ser on-line, os educadores estão aprendendo rapidamente que as cadeias de e-mail não são suficientes para coordenar os horários de reunião no estilo "horário comercial". A capacidade de usar uma ferramenta de agendamento on-line para enviar convites de calendário para uma turma inteira, permitindo que as reuniões sejam criadas sem nenhuma troca de e-mails ou o risco de reservar um horário duas vezes, pode transformar todo o processo de agendamento.

Razão nº 2: Agendar reuniões em seus próprios termos

A próxima grande vantagem de ter uma centralizada (https://doodle.com/en/features/) é a capacidade de bloquear períodos de tempo específicos em seu calendário reservados para reuniões com os alunos. Sem horários fixos para reuniões no horário comercial, há o risco de que os compromissos individuais comecem rapidamente a apimentar sua agenda, espalhados ao longo da semana e deixando poucos ou nenhum espaço de tempo sólido para se preparar para as aulas ou atender a outras demandas de pesquisa.

Na verdade, um dos principais desafios de se manter produtivo em outras tarefas acadêmicas e de pesquisa durante os períodos de ensino tem menos a ver com o tempo total associado às reuniões com os alunos e mais com as constantes interrupções para tratar de questões individuais dos alunos. Ter horários específicos dedicados às reuniões com os alunos facilita a segmentação do seu tempo, limpando a sua agenda para que você tenha mais tempo para se concentrar em responder às perguntas dos alunos. Isso também permite que você reserve um tempo específico para se concentrar em outras atividades, incluindo preparação de aulas e pesquisa.

Razão nº 3: Evitar que as reuniões interfiram em outros compromissos

Outra forma de as ferramentas de agendamento de compromissos evitarem que reuniões interfiram em outros compromissos é a possibilidade de definir horários de início e término. Em primeiro lugar, estabelecer antecipadamente a expectativa clara de que a reunião durará apenas um período específico (ou seja, 30 minutos ou 15 minutos) ajuda a evitar situações em que os alunos podem prolongar as conversas além da duração definida para a reunião, discutindo material tangencial ou fazendo perguntas repetidas que, com esforço limitado, eles poderiam facilmente encontrar as respostas por conta própria.

Ter intervalos de tempo predeterminados estabelece uma expectativa de quanto tempo a reunião durará, o que ajuda a garantir que os alunos cheguem à reunião preparados para discutir o que estão enfrentando dificuldades ou áreas que não entendem no material do curso. Os intervalos de tempo predefinidos também criam um entendimento compartilhado de que o corpo docente provavelmente terá outra reunião logo em seguida, o que ajuda a pôr fim a qualquer reunião que comece a se arrastar desnecessariamente.

A natureza fixa dos intervalos de tempo também pode ajudar a garantir que os alunos sejam pontuais e respeitem seu tempo. Embora começar com cinco minutos de atraso possa não parecer um desvio substancial do horário combinado, o fato de saber com antecedência o horário final fixo acrescenta motivação adicional para que eles cheguem no horário.

Razão nº 4: Obter aviso prévio sobre o tópico da reunião

Um dos desafios históricos das reuniões com os alunos é a variedade de possíveis perguntas que podem ser feitas com a expectativa de respostas imediatas. Embora muitas perguntas dos alunos sejam de natureza rotineira, há inevitavelmente alguns tópicos que podem pegar até mesmo um educador experiente desprevenido. Perguntas sobre aspectos específicos do programa de estudos ou sobre as complexidades dos conceitos do curso podem ser difíceis de lembrar no momento.

Uma das principais vantagens do uso de ferramentas de agendamento de reuniões on-line é a capacidade de incluir um campo de texto para registrar antecipadamente o que os alunos estão perguntando especificamente. Saber quais tópicos serão abordados na reunião não só oferece a oportunidade de se preparar com antecedência, mas também reduz a necessidade de se preocupar com o desenrolar das reuniões.

Razão nº 5: Tenha uma visão clara de suas reuniões - nunca se preocupe em esquecer um compromisso

Um dos riscos de agendar reuniões por e-mail é esquecer um compromisso. Com os compromissos espalhados em diferentes cadeias de e-mail, é fácil esquecer uma reunião, agendar várias ao mesmo tempo ou gastar muito tempo e energia mental para controlar os vários compromissos. Organizar reuniões em um local centralizado ajuda muito a evitar esses problemas.

Com o uso de uma ferramenta de agendamento on-line, é possível visualizar todas as suas reuniões em um único local, revisar rapidamente a agenda diária para garantir que nenhuma seja esquecida e, por sua vez, evitar a necessidade de dedicar tempo para lembrar sua agenda com antecedência. As integrações com outros softwares de calendário também ajudam a garantir que as reuniões agendadas permaneçam sincronizadas com os compromissos existentes no calendário e que você receba as notificações regulares de reuniões para lembrá-lo dos compromissos.

Razão nº 6: Reduzir a barreira para reuniões individuais e presenciais

Um dos benefícios menos óbvios, mas potencialmente mais importantes, de uma ferramenta de agendamento fácil de usar e robusta é reduzir as barreiras para os alunos organizarem interações diretas com o corpo docente. Com o recente aumento do aprendizado remoto, as oportunidades tradicionais para os alunos esclarecerem dúvidas sobre conceitos ou tarefas do curso foram reduzidas significativamente. Não é mais possível que os alunos sempre verifiquem o material com seus colegas de classe ou façam perguntas administrativas simples após a aula.

Oferecer a opção para que os alunos simplesmente marquem horários on-line não apenas facilita o processo de agendamento, mas também significa que agendar reuniões do corpo docente é mais convidativo, aumentando a probabilidade de que até mesmo os alunos mais isolados se sintam à vontade para marcar um horário para esclarecer o material. De fato, o simples fato de publicar os horários de atendimento no horário comercial dá aos alunos a sensação de acesso mais fácil ao corpo docente, o que é especialmente importante para as aulas on-line, que, de outra forma, tendem a parecer impessoais. Esses horários de atendimento individual também permitem discussões mais pessoais do que seria possível em um horário de atendimento no estilo "drop-in", permitindo que os alunos abordem tópicos que talvez não se sintam à vontade para compartilhar na frente de seus colegas.

O software de agendamento de reuniões mais simples de usar

O Doodle oferece uma das plataformas mais simples, porém mais abrangentes, para o agendamento de reuniões de escritório no mundo acadêmico. Desde a oferta de espaços para compromissos, perfeita para agendar reuniões de alunos, até a identificação de horários em que vários membros de um comitê de professores podem se reunir, o Doodle elimina a dificuldade de organizar reuniões.

Para saber como o Doodle pode facilitar o processo de agendamento para sua instituição acadêmica, entre em contato com um dos especialistas em agendamento do Doodle.

Autor: Gareth Keeves

Gareth é professor de estratégia na Rice University e na University of California, Davis. Ele recebeu seu PhD em estratégia pela Universidade de Michigan. Ele gosta de se reunir com os alunos e aprender novas maneiras de aprimorar a experiência educacional on-line.