4 Razões para que seus processos de reunião com seus clientes precisem de uma grande reforma

O encontro com clientes novos e existentes é uma responsabilidade chave para as empresas de todos os setores. Mas, sejamos francos: As reuniões são muito ruins em todos os setores. Na maioria das vezes, todos nós preferimos estar fazendo algo para ajudar nossos clientes em vez de ficar sentados conversando sobre como fazê-lo. Para isso, é fácil começar a pensar inadvertidamente nas reuniões de clientes como um "mal necessário".

Este, é claro, não é o caminho certo a seguir. As reuniões de clientes não são apenas algo para "passar" a fim de realmente começar a fornecer serviços a seus clientes.

Ao contrário, as reuniões com clientes são uma parte essencial do processo de servir seu público em primeiro lugar. Sem uma estratégia clara de como abordar estas reuniões, há não maneira de sua equipe ser capaz de servir a sua clientela da melhor maneira possível. Dito isto, vamos dar uma olhada em quatro benefícios chave que sua organização experimentará ao melhorar os processos de reunião de seus clientes.

Melhore seu relacionamento com o cliente - e aumente suas taxas de conversão e de retenção

Como explicado no recente relatório da Doodle, Growing Client Loyalty Remotely: "A confiança e lealdade do cliente desempenham um papel importante no crescimento e sucesso de qualquer empresa hoje em dia. Resume-se a certos fatores, tais como interagir individualmente com os clientes, dedicar tempo suficiente a cada cliente e, em última análise, ser altamente focado e produtivo para entregar resultados de alta qualidade".

Aqui também não estávamos apenas atirando do quadril. De acordo com o relatório especial da Edelman 2019 Trust Barometer Special Report, 55% dos consumidores dizem que depositam mais confiança em marcas que fornecem produtos ou serviços de alto nível e tratam bem seus clientes.

Para ser claro, tratar as reuniões de clientes como um "mal necessário" ou algo para "passar" *ará seu público-alvo para sua marca completamente azedo. Se suas reuniões com clientes novos e existentes forem consistentemente desorganizadas, pouco informativas, apressadas, ou mesmo mecânicas, seus clientes notarão - e não ficarão satisfeitos.

Mas, tratar as reuniões de seus clientes como uma parte importante e essencial de seus processos gerais tornará sua dedicação a seus clientes muito clara. Para suas novas perspectivas e em breve clientes, estas reuniões preparam o cenário para o que esperar de sua equipe para o futuro. Se você conseguir manter sua dedicação ao sucesso deles desde o início, a confiança deles será sua para perder.

Pense sobre isso: Se você estabelecer expectativas para seus clientes potenciais e estabelecer uma estratégia clara sobre a melhor maneira de abordar sua situação, eles terão poucos motivos não para lhe dar seus negócios. Pelo contrário, se você não fornecer essas informações desde o início, seus potenciais clientes poderão pensar duas vezes em abrir suas carteiras para sua empresa.

Para seus clientes atuais - aqueles que obtiveram sucesso contínuo enquanto trabalhavam com sua equipe - uma forte reunião de lançamento reforçará o que eles já sabem: Você está aqui por eles, cuida deles e fará o que for preciso para ajudá-los a ter sucesso.

Naturalmente, converter e reter sua clientela também exige que você cumpra com as promessas feitas nestas reuniões. Isso é evidente.

Mas, ao procurar melhorar o potencial para conversões iniciais e retenção contínua, você deve estar disposto* a fazer o que é necessário para iniciar cada compromisso com o pé direito. Construa confiança desde o início de suas relações com seus clientes e você, inerentemente, crescerá um forte acompanhamento de clientes leais e comprometidos com o passar do tempo.

Ganhe Uso Mais Eficiente dos Recursos

Garantir que as reuniões de seus clientes agreguem valor à sua experiência geral de cliente definitivamente exigirá algum esforço de sua parte. E você definitivamente precisará investir tempo, dinheiro e outros recursos no processo, mas a realidade é que você acabará gastando de qualquer forma mais recursos ao adotar uma abordagem menos estratégica (e mais aleatória) para se reunir com seus clientes.

Como a Doodle explicou em seu white paper, Comprehensive Guide to Scheduling Technology Platforms, o esgotamento dos recursos da empresa pode ser esmagador. E esta declaração foca apenas nas questões enfrentadas quando agendamento de reuniões. Se os processos de reuniões de seus clientes são ineficientes em todos os aspectos, bem... o esgotamento de seus recursos pode paralisar sua organização por completo.

Doodle's State of Meetings Report 2019 estima que reuniões mal organizadas custam às empresas americanas 41 bilhões de dólares anuais. Embora isto também se aplique às reuniões internas, é seguro dizer que reuniões ineficientes de clientes também são uma parte importante do problema aqui.

Portanto, por um lado, fazer melhorias nos processos de reunião de seus clientes permitirá que você obtenha o máximo absoluto dos recursos investidos no referido processo. Com menos redundâncias e menos atritos, você será capaz de colocar esses recursos em uso produtivo - e minimizará o desperdício em toda a sua organização. Além disso, você terá um superávit de recursos disponíveis para investir em futuras reuniões com clientes e outros processos.

Como você não está gastando recursos em excesso, você terá mais recursos "sobrando" após uma determinada reunião ter sido concluída, certo? Então, você não estará gastando apenas menos - você também estará fazendo mais com o que você tem. Ao ter esses recursos adicionais em mãos, você será capaz de dar total atenção a seus vários processos - em vez de apenas raspar com o mínimo necessário.

Algumas maneiras de melhorar seus processos de reunião podem levar a uma maior eficiência para sua equipe:

Criar uma agenda sólida para suas reuniões antes que o fato lhe permita permanecer no caminho certo e concentrar-se no que é importante para seus clientes e membros de sua equipe. Suas reuniões serão mantidas curtas e pontuais e nunca mais serão vistas como um desperdício de tempo que poderia ser melhor gasto em outro lugar.

Irregular a logística de seus processos de reunião (por exemplo, automatizar o processo de agendamento de reuniões) significa menos tempo e energia serão gastos no trabalho de retaguarda das reuniões - e mais tempo será gasto engajando e fornecendo valor a seus clientes.

Fornecer aos clientes acesso a informações de acompanhamento aprofundado de forma automatizada (ou seja, através de sua base de conhecimento voltada para o cliente) permite que eles obtenham o que precisam de sua equipe sem necessária para se envolver diretamente com eles.

Mais uma vez, com estas medidas em vigor, você não precisará espalhar os recursos de sua equipe (o que, por si só, está prestando um mau serviço à sua base de clientes). Ao contrário, você terá sempre à mão exatamente o que precisa para garantir uma experiência positiva para todos os envolvidos no processo.

Otimizar o caminho para o sucesso

Isto combina muito do que falamos até agora. Construindo uma base sólida sobre a qual construir o relacionamento com seus clientes - e investindo adequadamente os recursos necessários para avançar efetivamente - você criará um caminho claro para o sucesso e o crescimento.

Isto vale tanto para seus clientes como para sua empresa. Do lado do cliente, suas reuniões bem sucedidas terão realizado uma série de tarefas: Para uma delas, você terá preparado o cenário para que seus clientes se sintam à vontade para se envolver com sua equipe enquanto trabalham em prol de seus objetivos. Seus clientes podem se sentir incertos ou inseguros de suas próprias habilidades quando inicialmente vierem até você para pedir ajuda. E, é claro, eles também estarão enfrentando o estresse de lidar com o problema que estão enfrentando em primeiro lugar.

É seu dever, então, usar estas reuniões como um meio de abordar estas questões e aliviar completamente suas preocupações. Dessa forma, eles podem dar passos em frente com confiança - sem* o peso adicional da incerteza em seus ombros.

Em segundo lugar, ao criar um plano, fluxo de trabalho ou plano de ataque para seus clientes desde o início, você permitirá que eles imaginem a viagem que estão prestes a empreender antes mesmo de começarem. Isto os equipará melhor para lidar com quaisquer solavancos na estrada que possam enfrentar, e lhes permitirá obter o máximo de seus serviços em cada ponto de contato ao longo do caminho.

Finalmente, ao proporcionar a seus clientes acesso a recursos adicionais desde o início, eles saberão exatamente o que fazer se fizerem algum bloqueio em sua jornada. Seja através de métodos de auto-atendimento, ou contatando seu pessoal de serviço e suporte, seus clientes devem sempre saber qual caminho tomar caso necessitem de alguma ajuda ao longo do caminho.

Melhorar seus processos de reunião de clientes também abrirá um caminho claro para o sucesso de sua empresa. Antes de tudo, você poderá usar estas reuniões para aprender o máximo que puder sobre seus clientes individuais. Isto lhe permitirá combiná-los com os produtos e serviços que melhor se adaptem às suas necessidades - e conectar cada cliente individual com o membro certo de sua equipe, para iniciar.

Da mesma forma, como você terá uma idéia clara das necessidades de seu cliente individual, você saberá o que osseus membros da equipe precisarão fazer para ajudá-los ao longo de sua jornada. Por sua vez, você pode alocar os recursos conforme apropriado bem antes do tempo - em vez de se esforçar para apoiar apenas sua clientela após eles terem um problema.

Algumas coisas que você pode fazer para otimizar o caminho para o sucesso em ambos os lados da moeda:

Crie documentação padronizada sobre os processos de reunião de seus clientes, detalhando as informações que você precisa descobrir, as perguntas que precisará fazer e qualquer outra coisa que você precise saber para indicar a direção certa a seus clientes.

Desembucha sua audiência personas e personas de clientes individuais com o máximo de informações possíveis. Isto ajudará a complementar o processo acima, descobrindo informações que você pode não ter previsto ou que você pode ter ignorado involuntariamente.

Centralize seus conhecimentos sobre seus clientes e as reuniões que você tem com eles. Isto garantirá que seus membros da equipe estejam sempre equipados para fazer o que precisa ser feito para ajudar sua clientela em qualquer ponto ao longo de sua jornada.

Melhore seu resultado final

Neste ponto, sabemos que melhorar os processos de reunião de seus clientes pode levar a:

Mais conversões, e melhor retenção de clientes

Uso mais eficiente dos recursos da empresa

Um caminho mais claro para o sucesso de seus clientes e de sua empresa

Tudo isso, em conjunto, levará a ganhos maiores para o seu negócio.

Por outro lado, uma subabordagem para reuniões de clientes só vai cortar sua linha de fundo- de inúmeras maneiras:

Excesso de tempo gasto para corrigir erros ou voltar ao caminho certo - o que leva a perdas financeiras equivalentes às horas-homem gastas nestes processos redundantes

Reuniões repetidas e aumento das instâncias de atendimento ao cliente devido à falta de preparação para ambas as partes - o que significa menos tempo e energia gastos em fazer progresso.

Perda de negócios devido a uma falha em prover a sua clientela - ou mesmo devido a uma má experiência do cliente ao longo de seu caminho para o sucesso

É simples. Para que seu negócio tenha sucesso e prospere, você precisa iniciar suas relações e compromissos com os clientes com o pé direito. Se você conseguir tirar seus clientes novos e já existentes e executar com eficiência e eficiência toda vez que se encontrar com eles, o sucesso para todos certamente se seguirá.

Pronto para começar a melhorar os processos envolvidos nas reuniões de seus próprios clientes? O software de programação Doodle tira o trabalho grunhido da organização das várias reuniões de sua equipe - permitindo que você concentre sua energia em servir sua clientela da melhor maneira possível.