Como reagendar uma reunião de forma profissional

Seja no trabalho ou na vida pessoal, circunstâncias inesperadas surgem e levam à necessidade de reagendar reuniões. Seja por um conflito repentino, um assunto urgente ou simplesmente uma mudança de prioridades, é essencial saber como lidar com o processo de reagendamento de reuniões de forma profissional.

Isso se torna ainda mais crucial ao trabalhar em diferentes culturas, onde as normas e expectativas variam. Neste artigo, exploraremos a arte de reagendar reuniões com elegância e daremos dicas de como fazê-lo de forma eficaz.

Motivos comuns para reagendar reuniões

Antes de mergulhar na mecânica do reagendamento, é importante entender o que constitui um motivo válido para alterar o horário de uma reunião. Embora algumas situações possam ser inevitáveis, outras podem exigir uma consideração cuidadosa. Os motivos válidos para reagendar uma reunião incluem compromissos conflitantes, emergências e circunstâncias imprevistas.

Há ocasiões em que as opções de reunião vinculadas a prioridades mais altas são limitadas e a única opção possível seria agendá-la sobrepondo-se a um compromisso existente. Quando surge um conflito repentino, como uma reunião inesperada com um cliente ou um prazo urgente, é aceitável reagendar a reunião original para outro dia.

Entretanto, às vezes também podem surgir emergências ou circunstâncias imprevistas. Por exemplo, quando se trata de doença ou assuntos familiares, é essencial priorizar o bem-estar pessoal e reagendar a reunião de acordo. Outras circunstâncias inesperadas podem incluir problemas de transporte, falta de energia ou problemas de conectividade com a Internet. Esses eventos estão fora do seu controle, tornando necessário reagendar uma reunião.

A maneira correta de reagendar uma reunião

Quando se torna evidente que é necessário reagendar uma reunião, é útil lidar com a situação com profissionalismo e cortesia.

Assim que você perceber a necessidade de remarcar a reunião, notifique todos os participantes imediatamente. Forneça uma breve explicação sobre a mudança de planos e peça desculpas por qualquer inconveniente causado. Você decide quanto contexto deseja fornecer, mas respeitar sua privacidade também é muito importante.

Ao propor um novo horário para a reunião, ofereça várias datas e horários alternativos para acomodar as agendas de todos os participantes. Seja flexível e leve em consideração a disponibilidade deles. Depois que todos os participantes concordarem com um novo horário de reunião, confirme a reunião reagendada por escrito. Isso pode ser feito por meio de ferramentas de reagendamento ou por meio de um convite de calendário, garantindo que todos estejam na mesma página.

Evite reagendar uma reunião depois que ela já tiver começado, pois isso pode ser visto como desrespeito ao tempo das outras pessoas. Por outro lado, se a reunião acabar se tornando desnecessária, não a remarque, a menos que seja útil.

Práticas recomendadas para reagendar reuniões

Para garantir um processo de reagendamento tranquilo e respeitoso, seja transparente. Comunique claramente os motivos do reagendamento da reunião e forneça o máximo de aviso possível para permitir que os participantes ajustem suas agendas de acordo.

Expresse desculpas genuínas por qualquer inconveniente causado pela necessidade de reagendar a reunião. Reconheça o impacto no tempo dos participantes e demonstre empatia.

Além disso, mantenha um tom e comportamento profissionais durante todo o processo de reagendamento. Evite atribuir culpa ou dar desculpas, concentrando-se em encontrar uma solução mutuamente aceitável.

Automatize o reagendamento com o Doodle

Para os profissionais que desejam aumentar a produtividade, a automação do processo de agendamento e reagendamento pode ser transformadora. Com o Doodle, os organizadores e os participantes podem reagendar facilmente as reuniões com apenas alguns cliques.

As reuniões agendadas com o Doodle vêm com um link de reagendamento, para que os participantes possam evitar o desconforto de perguntar e as idas e vindas que geralmente acompanham o reagendamento.

Com sua integração perfeita com plataformas de calendário como Google Calendar, Microsoft 365 e Apple Calendar, o Doodle simplifica o processo de agendamento, permitindo que as equipes se concentrem no que é mais importante. Somente alternativas de agendamento disponíveis seriam oferecidas.

O reagendamento de reuniões é uma ocorrência comum e inevitável no dinâmico cenário de negócios atual. Porém, quando feito com elegância e eficiência, uma situação aparentemente negativa pode se tornar uma oportunidade de criar uma impressão positiva.