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Qualche anno fa, mi sono presentata al mio incontro settimanale con il mio manager armata di un caffè freddo e senza la minima idea di cosa avremmo dovuto parlare. Ci fissammo per un minuto intero prima che qualcuno dicesse: "Allora... come va?". È stato imbarazzante. È stato inutile. Sono stati 30 minuti di chiacchiere di cui nessuno dei due aveva bisogno. Vi suona familiare?
I colloqui individuali non devono sembrare un appuntamento al buio con il vostro capo. Se fatti bene, sono un'occasione per creare fiducia, affrontare problemi reali e assicurarsi che nessuno sia silenziosamente sommerso dal lavoro o da domande che è troppo timido per fare.
Siete nel posto giusto se siete un manager, un fondatore, un freelance che sta facendo crescere il proprio team o semplicemente qualcuno che digita "esempi di conversazione one-to-one" su Google. Questa è la vostra guida, senza fronzoli e con discorsi veri, per sfruttare al meglio le riunioni a tu per tu.
Che cos'è un incontro individuale?
Una riunione individuale (o 1 a 1) è un incontro regolare tra un manager e un suo diretto collaboratore. Non è una valutazione delle prestazioni. Non è un aggiornamento della situazione. È uno spazio in cui il dipendente può parlare, chiedere, sfogarsi, condividere idee ed essere ascoltato. Ma funziona solo se entrambe le persone si presentano preparate.
La parte artistica: renderlo significativo
Pensate al vostro incontro individuale come a una bella conversazione davanti a un caffè. Volete che sia naturale, ma che porti comunque a qualcosa. È qui che può essere utile una semplice agenda per gli incontri a tu per tu. Non è necessario avere un programma di 10 fogli, ma solo alcuni punti di discussione per mantenere l'attenzione.
Iniziate con domande che aprono la porta. Cosa sta andando bene? Cosa è stato difficile? C'è qualcosa che vi rallenta? In questo caso, le "domande e risposte per un incontro individuale con il manager" che si trovano in rete sono utili, se usate per stimolare un discorso reale e non solo per spuntare delle caselle. E non dimenticate di ribaltare il copione. Anche i manager possono e devono chiedere un feedback. La fiducia va in entrambe le direzioni.
I modelli sono vostri amici, non il vostro capo
Probabilmente prima o poi avrete cercato un "modello di riunione individuale". I modelli sono ottimi per iniziare, ma non sono una legge. Considerateli come le istruzioni dell'IKEA: sono utili, ma potete sempre costruire la libreria a modo vostro.
C'è un progetto importante in corso? Concentrate la riunione su quello. Avete appena assunto una persona nuova? Fate spazio alle domande. Settimana lunga? Forse si tratta di un incontro più breve e informale. È la vostra riunione. Potete adattarvi.
Discorso reale: cosa fa funzionare un incontro individuale?
Ecco cosa le persone apprezzano davvero in un incontro a tu per tu: sentirsi ascoltati. Avere spazio per fare domande. Sapere che va bene non avere tutte le risposte. Un po' di umorismo (sì, anche nella finanza). E un piano per quello che succederà dopo.
Anche la coerenza è importante. È difficile creare fiducia se si continua a riprogrammare. Non è necessario incontrarsi per ore. Basta che sia abbastanza frequente da far capire al vostro team che state prestando attenzione.
Incontri individuali con i dipendenti: non solo una cosa da manager
Chiariamo una cosa. Gli incontri individuali non sono solo per i manager. I freelance che gestiscono i progetti dei clienti, i team delle organizzazioni non profit che si destreggiano tra le scadenze, gli educatori che fanno da tutor al personale: tutti traggono beneficio da conversazioni migliori.
Se lavorate con le persone, i colloqui individuali sono la vostra arma segreta. Vi aiutano a cogliere i problemi in anticipo, a individuare le opportunità di crescita e a fermare le interruzioni della comunicazione prima che si trasformino in epiche discussioni su Slack.
Pensiero finale: le riunioni non devono essere disordinate
Ora, la programmazione di queste riunioni magiche? È qui che spesso le cose vanno a rotoli. Tra calendari pieni, fusi orari e l'infinito tira e molla del "martedì va bene per te?", è facile lasciarseli sfuggire.
Ecco perché esiste Doodle. Con strumenti come 1:1, potete offrire fasce orarie, lasciare che l'altra persona scelga ciò che va bene per lei e saltare il ping-pong delle e-mail. È semplice, fa risparmiare tempo e fa sembrare che siate in gamba (anche se indossate ancora i pantaloni del pigiama).
Quindi, fate pure: sfruttate al massimo i vostri incontri individuali. Fate domande migliori. Fate conversazioni vere. E se continuate a programmare con il segnale di fumo, provate con Doodle.
