Crea una pagina di prenotazione con il tuo marchio per il tuo studio.

Una pagina di prenotazione con il tuo marchio rende più facile per i clienti fissare un appuntamento con te e credere di essere nel posto giusto. Fa risparmiare tempo al tuo team, riduce gli scambi e protegge il tuo calendario.

Come commercialista, passi dalla preparazione delle tasse alle chiamate di consulenza e alle revisioni delle buste paga. La tua giornata può riempirsi velocemente di email, chiamate perse e riprogrammazioni. Questo rumore danneggia le ore fatturabili e l'esperienza dei clienti.

In questa guida scoprirai come impostare una pagina di prenotazione personalizzata per il tuo studio, cosa includere per la stagione fiscale e non solo, e come Doodle può aiutarti a gestire la prenotazione degli appuntamenti, i pagamenti e i promemoria, con passaggi pratici ed esempi reali.

La sfida dei professionisti della contabilità

I commercialisti si destreggiano tra molti tipi di incontri durante l'anno: dalle consulenze per i nuovi clienti alle chiamate per la raccolta dei documenti, dalle revisioni trimestrali alle discussioni sugli avvisi dell'Agenzia delle Entrate. Ognuno di essi ha una durata diversa, esigenze di preparazione e rischio di mancata presentazione.

Punti dolenti comuni

• Infiniti scambi di email per trovare un orario

• I clienti prenotano il tipo di incontro sbagliato

• Doppie prenotazioni quando i calendari non sono collegati tra loro

• Mancate presentazioni nei periodi di punta come marzo e aprile

• Consulenze non pagate che fanno perdere ore preziose

Questi problemi aggiungono costi nascosti. Dieci minuti qua e là diventano ore ogni settimana. Una pagina di prenotazione chiara e con un marchio ti aiuta a controllare il flusso, a definire le aspettative e a tenere organizzato il tuo calendario.

Perché è importante per i commercialisti

La programmazione deve proteggere le entrate, non svuotarle. Una solida impostazione delle prenotazioni migliora:

• La gestione del tempo, evitando sovrapposizioni e sorprese dell'ultimo giorno.

• Lafiducia dei clienti grazie a un marchio coerente e a istruzioni chiare

• La protezione dei ricavi grazie alla riscossione delle spese di consulenza o dei depositi

• L'accuratezza dell'agenda grazie a blocchi e promemoria automatici

• Coordinamento del team quando più personale condivide i tipi di riunione

Quando i clienti possono scegliere l'orario e pagare in un unico posto, si riduce l'attrito e si aumentano le percentuali di presentazione. Durante la stagione fiscale, questo può fare la differenza tra giornate tranquille e caos.

Pianifica la tua pagina di prenotazione con il marchio

Inizia con un piano semplice. Definisci cosa offri e quando vuoi incontrarti.

Elenca i tipi di incontro

Per ogni tipo di riunione, definire:

• Durata e tempo cuscinetto

• Luogo (di persona o in video)

• Ospite (partner o personale)

• Necessità di preparazione (documenti o moduli)

• Costo (se pagato al momento della prenotazione)

Mappa le regole del tuo calendario

I clienti devono vedere solo le finestre che tu autorizzi:

• Blocca il tempo di lavoro per le dichiarazioni e gli audit.

• Offri slot per incontri solo quando sei pronto a incontrarli

• Riduci la disponibilità nei mesi di punta

• Aggiungi dei buffer prima e dopo ogni riunione

Con Doodle puoi collegare Google Calendar, Microsoft Outlook o Apple Calendar. Doodle nasconde automaticamente gli orari di lavoro e mostra solo gli slot aperti.

Prepara le tue istruzioni

Riduci la confusione con note chiare sulla pagina di prenotazione:

• Cosa portare con sé (ad esempio, gli ultimi due anni di dichiarazioni dei redditi, le buste paga aggiornate)

• Come condividere i file (link al portale sicuro)

• Politiche di riprogrammazione e ritardo

• Eventuali moduli di preparazione o dettagli richiesti

Le descrizioni delle riunioni AI di Doodle Pro possono aiutarti a redigere questi contenuti in modo rapido: basta adattare il tono allo stile del tuo studio.

Crea la tua pagina di prenotazione in Doodle

Puoi creare una pagina di prenotazione con il tuo marchio in pochi minuti.

1. Crea il tuo account Doodle e connetti il tuo calendario

   • Scegli Google, Outlook o Apple Calendar

   • Attiva la sincronizzazione in modo da nascondere gli orari di lavoro

   • Aggiungi il tuo strumento video (Zoom, Google Meet, Microsoft Teams o Cisco)

2. Crea i tipi di prenotazione

   • Aggiungi ogni tipo di riunione che hai elencato

   • Imposta durata, buffer e limiti

   • Scegli il luogo in cui si svolge l'incontro di persona o in video

   • Aggiungi le domande di ammissione (ad esempio, tipo di azienda, anno fiscale, obiettivi)

   • Imposta le regole di cancellazione

3. Aggiungi pagamenti con Stripe

   • Raccogli le tariffe per consulenze o incontri fuori orario

   • Offri un deposito o un pagamento completo al momento della prenotazione

   • Imposta regole di rimborso

4. Applica il tuo marchio

   • In Doodle Pro o Doodle Teams, carica il tuo logo.

   • Scegli i colori del tuo studio

   • Aggiungi un breve messaggio di benvenuto

5. Condividi il tuo link

   • Aggiungilo al tuo sito web e alla firma delle tue e-mail

   • Includi un codice QR nelle lettere stampate

   • Condividilo nelle email di benvenuto

6. Attiva i promemoria

   • Invia email di promemoria 24 ore e 2 ore prima

   • Usa Zapier per attivare promemoria via SMS, se lo desideri.

   • Ricorda ai clienti di caricare i file prima dell'incontro

Dettagli di branding che creano fiducia

La tua pagina di prenotazione deve assomigliare al tuo sito web:

• Usa lo stesso logo, gli stessi colori e lo stesso tono

• Mantieni chiari i titoli degli incontri (ad esempio, chiamata per la scoperta di un nuovo cliente)

• Aggiungi una tagline (ad esempio, Consulenza fiscale chiara per le piccole imprese)

• Link alla tua informativa sulla privacy

Doodle Pro ti permette di aggiungere un marchio personalizzato e di rimuovere gli annunci, mantenendo il focus sul tuo studio.

Stabilisci dei paletti per proteggere il tuo tempo

Piccole regole fanno una grande differenza durante la stagione fiscale:

• Richiedi un preavviso di 12-24 ore per la prenotazione

• Limitare l'anticipo con cui i clienti possono prenotare

• Limitare gli incontri giornalieri per tipologia (ad esempio, tre chiamate di nuovi clienti al giorno)

• Riscuotere il pagamento per evitare di non presentarsi

Doodle applica queste regole automaticamente, senza bisogno di monitorare la casella di posta.

Semplifica gli incontri online

Per i clienti remoti, collega il tuo strumento video una volta sola. Doodle aggiunge automaticamente il link a ogni prenotazione. I clienti ricevono un invito con Zoom, Google Meet, Microsoft Teams o dettagli Cisco, senza bisogno di ulteriori passaggi.

Consigli pratici per i commercialisti

• Crea dei giorni della settimana a tema: raggruppa riunioni simili per rimanere concentrato.

• Offri opzioni brevi e lunghe - Aiuta i clienti a scegliere ciò che si adatta alle loro esigenze.

• Utilizza le domande di ammissione - Previeni le sorprese chiedendo informazioni sul tipo di entità o sul software.

• Aggiungi opzioni urgenti a pagamento - Proteggi il tuo tempo durante i mesi più impegnativi.

• Fissa delle scadenze per i documenti - Richiedi il caricamento dei documenti 48 ore prima delle riunioni.

• Condividi una pagina di team - Usa Doodle Teams per programmare gli incontri.

• Offri consulenze telefoniche - Includi il telefono come opzione di incontro.

• Usa l'1:1 per i VIP - Invia fasce orarie selezionate ai clienti più importanti.

• Usa i fogli di iscrizione - Gestisci workshop o cliniche a posti limitati.

• Utilizza i sondaggi di gruppo - Coordinati facilmente con più interlocutori.

Errori comuni da evitare

• Nomi vaghi per le riunioni: generano confusione e prenotazioni sbagliate.

• Calendario aperto senza limiti - Provoca stanchezza e caos.

• Nessun pagamento per i consulti - Aumenta il numero di no-show.

• Mancanza di tempi di accumulo - Porta a ritardi nell'inizio delle riunioni.

• Collegamenti video manuali - Aumentano gli errori; automatizzali.

• Nessun promemoria - Diminuisce la partecipazione.

• Un solo link per tutto - I clienti hanno bisogno di pagine di prenotazione chiare e separate.

Strumenti e soluzioni con Doodle

Esempi reali

Prenotazione per la stagione fiscale

• Problema: centinaia di email di prenotazione.

• Soluzione: Crea un tipo di prenotazione "Preparazione delle tasse" con deposito Stripe, scadenza per il caricamento e promemoria.

• Risultato: Clienti preparati e meno no-show.

Ricerca di nuovi clienti

• Problema: i contatti arrivano in qualsiasi momento.

• Soluzione: Condividere un link per una chiamata di scoperta di 20 minuti utilizzando il round robin di Doodle Teams.

• Risultato: Risposta più rapida ai lead.

Riunioni consultive trimestrali

• Problema: scarso seguito alle chiamate di pianificazione.

• Soluzione: Offrire opzioni da 60 e 30 minuti con moduli di preparazione.

• Risultato: Più sessioni prenotate.

Impostazione delle buste paga

• Problema: sovraccarico a metà mese.

• Soluzione: Creare uno slot di 45 minuti per l'impostazione delle buste paga con dei buffer.

• Risultato: Flusso di lavoro fluido.

Riunioni del consiglio di fine anno

• Problema: allineare i calendari più affollati.

• Soluzione: Invia un sondaggio di gruppo con opzioni di orario.

• Risultato: Programmazione con un solo clic per tutti i partecipanti.

Workshop di formazione

• Problema: capacità limitata.

• Soluzione: Utilizzare un foglio di iscrizione con un tetto massimo di presenze.

• Risultato: Sessioni piene e nessun caos.

Aspetti fondamentali

• Una pagina di prenotazione con marchio protegge il tuo tempo e migliora l'immagine del tuo studio.

• Definisci chiaramente i tipi di riunione con regole e tariffe

• Connetti il tuo calendario per un'accuratezza in tempo reale

• Usa gli strumenti Doodle per il branding, i pagamenti e i promemoria

• Combina le pagine di prenotazione, gli incontri 1:1, i sondaggi di gruppo e i fogli di iscrizione per una copertura completa.

Inizia a programmare meglio

Una pagina di prenotazione con il tuo marchio riduce i tempi di attesa, aumenta le percentuali di esibizione e fa sì che i clienti si sentano seguiti fin dal primo clic. Con Doodle puoi aggiungere il tuo logo, collegare il tuo calendario e riscuotere i pagamenti con Stripe, tutto in un unico posto.

Sei pronto a mettere il pilota automatico agli appuntamenti per il tuo studio contabile? Crea la tua prima pagina di prenotazione in pochi minuti e scopri come i commercialisti risparmiano ore ogni settimana.