Esegui terapie di gruppo e laboratori con fogli di iscrizione

In qualità di terapeuta o consulente, devi bilanciare l'assistenza ai clienti, la compilazione delle cartelle cliniche e l'invio di informazioni. Se aggiungi una terapia di gruppo o un workshop nel fine settimana, il tuo calendario può diventare da pieno a caotico. Tenere traccia degli RSVP nelle email, gestire la capacità e inviare promemoria richiede tempo che preferiresti utilizzare per il lavoro clinico.

Esiste un modo migliore per gestire i gruppi senza rinunciare alle tue serate. I fogli d'iscrizione di Doodle ti permettono di stabilire delle fasce orarie, di limitare i posti e di mantenere privati i dati dei partecipanti. I clienti scelgono un posto in pochi secondi. Riceverai promemoria automatici e un programma sicuro per il calendario.

In questa guida imparerai a pianificare gruppi e workshop con i Fogli di Iscrizione dall'inizio alla fine. Vedrai esempi reali tratti dalla pratica privata e dalla consulenza universitaria. Scoprirai anche quando utilizzare i sondaggi di gruppo Doodle, la pagina di prenotazione o il modulo 1:1 per la selezione e il pagamento. Alla fine potrai lanciare il tuo prossimo gruppo con fiducia.

La sfida per i terapisti e i consulenti professionali

Il lavoro di gruppo ha molte parti in movimento. La sola programmazione può creare stress.

• Devi limitare i posti a sedere per mantenere i gruppi sicuri ed efficaci.

• Devi proteggere la riservatezza in ogni messaggio che invii.

• Devi gestire le stanze, i collegamenti telematici e i fusi orari.

• Esaminare i partecipanti per verificarne l'idoneità e la disponibilità

• Riduci i no-show con promemoria e scadenze chiare

• Evita le doppie prenotazioni nel tuo calendario e in quello del tuo team.

• A volte riscuoti i pagamenti per i workshop o le sessioni CE

I fogli di calcolo, le catene di e-mail con risposta a tutti e i foglietti adesivi non funzionano. Creano errori ed espongono i nomi. Hai bisogno di un processo di iscrizione semplice che rispetti la privacy, rimanga sincronizzato con il tuo calendario e funzioni per i clienti su qualsiasi dispositivo.

Perché è importante per terapeuti e consulenti

Un processo di iscrizione chiaro favorisce l'assistenza e i risultati.

• Meno ore di amministrazione significa più sessioni con i clienti

• Un elenco pulito delle presenze ti aiuta a pianificare gli interventi

• L'inizio puntuale crea fiducia e riduce l'ansia

• La messaggistica privata protegge la dignità e la sicurezza

• Una gestione affidabile del calendario mantiene stabile il tuo studio

• Una migliore gestione del tempo riduce il burnout tuo e del tuo team

I fogli di iscrizione Doodle ti danno una struttura per la terapia di gruppo e i workshop. Scegli le fasce orarie, stabilisci i limiti di posti e decidi cosa vedere per i partecipanti. Doodle invia conferme e promemoria e il tuo calendario Google, Outlook o Apple collegato si aggiorna man mano che gli orari si riempiono.

Crea un flusso di iscrizione semplice e sicuro per i gruppi

Un buon flusso di iscrizioni aiuta i clienti a dire di sì e mostra loro cosa aspettarsi. Usa questi passaggi per impostare i fogli di iscrizione per un gruppo di terapia o un workshop.

1. Definisci la tua offerta

   • Dai un nome al tuo gruppo con un linguaggio chiaro e comprensibile per i clienti

   • Aggiungi una breve descrizione con gli obiettivi, i destinatari e le regole di base.

   • Elenca il formato e il luogo, ad esempio di persona, Zoom o ibrido.

2. Stabilisci le fasce orarie e la capienza

   • Crea sessioni settimanali o un'unica data di workshop

   • Limita i posti per sessione in base al tuo piano clinico

   • Aggiungi un tempo cuscinetto per gli appunti e il cambio di stanza

3. Proteggi la privacy fin dall'inizio

   • In Doodle Pro, attiva l'opzione Nascondi i dettagli dei partecipanti in modo che i nomi non siano visibili agli altri.

   • Chiedi solo il nome e l'email nell'RSVP e riserva lo screening clinico per l'1:1.

4. Riduci i no-show con limiti chiari

   • Stabilisci una scadenza per le iscrizioni, ad esempio 24 ore prima della sessione.

   • Attiva dei promemoria automatici da inviare prima di ogni incontro.

5. Collega gli strumenti che già utilizzi

   • Sincronizza il tuo calendario in modo che Doodle offra solo gli orari realmente aperti

   • Aggiungi un link Zoom, Google Meet, Microsoft Teams o Cisco Webex a ogni slot

   • Usa il branding personalizzato per aggiungere il tuo logo e i tuoi colori

6. Pianifica l'ingresso e l'adattamento

   • Utilizza un link Doodle 1:1 per programmare una breve telefonata di selezione.

   • Se il workshop è a pagamento, raccogli il pagamento per la proiezione o consulta Stripe nella pagina di prenotazione o in quella 1:1.

Imposta la capienza nel modo giusto

Le dimensioni del gruppo influiscono sulla sicurezza e sui risultati. Nei fogli di iscrizione, imposta i posti per ogni slot in modo che corrispondano al tuo metodo.

• I gruppi di abilità possono funzionare bene con 10-12 posti.

• I gruppi di processo spesso sono da 6 a 8 posti

• I workshop possono arrivare a 25-40 posti con un co-facilitatore.

Se prevedi una domanda elevata, aggiungi un secondo slot in un secondo momento. Puoi anche creare uno slot di solo testo intitolato Iscriviti alla lista d'attesa e spostare le persone nei posti liberi man mano che si presentano.

Mantieni la riservatezza dei dati dei partecipanti

La riservatezza inizia al momento dell'iscrizione. Con Nascondi i dettagli dei partecipanti, solo tu vedi i nomi. Nella tua descrizione pubblica, evita qualsiasi richiesta di dati personali. Conserva le domande cliniche nei moduli di screening 1:1 o di iscrizione all'EHR.

Includi una breve nota di consenso nella descrizione:

• La partecipazione è volontaria

• Regole del gruppo sul rispetto e la riservatezza

• Contatti di crisi se hai bisogno di aiuto immediato

Aggiungi i link per la teleassistenza senza inviare ulteriori e-mail

Aggiungi il tuo link video a ogni slot in modo che i clienti lo ricevano nella loro conferma. Doodle funziona con Zoom, Google Meet, Microsoft Teams e Cisco Webex. Per i gruppi di persona, includi il nome della sala, l'accesso all'edificio e i consigli per il parcheggio.

Consigli pratici per terapeuti e consulenti impegnati

Utilizza questi suggerimenti per creare fogli di iscrizione che funzionino nella vita reale.

Suggerimento 1: Crea un foglio di iscrizione per ogni gruppo - Tieni separato un gruppo di 8 settimane sull'ansia da un gruppo sul lutto. In questo modo si evita la confusione e si semplifica la gestione del calendario.

Suggerimento 2: Offri due o tre opzioni di orario - Aggiungi il martedì alle 18.00, il mercoledì a mezzogiorno e il sabato mattina. I clienti scelgono la fascia oraria che si adatta agli orari di lavoro e di famiglia.

Suggerimento 3: fissa una scadenza chiara per le iscrizioni - chiudi le iscrizioni 24 ore prima della prima sessione. In questo modo avrai il tempo di rivedere l'elenco dei partecipanti e di inviare le linee guida del gruppo.

Suggerimento 4: Usa i promemoria automatici - Attiva i promemoria 24 ore e 2 ore prima di ogni sessione. In questo modo si riducono i no-show e gli arrivi in ritardo.

Suggerimento 5: Mantieni i nomi privati - Attiva l'opzione Nascondi i dettagli dei partecipanti in Doodle Pro per proteggere la riservatezza. Usa le iniziali nei file che esporti.

Suggerimento 6: Sincronizza il tuo calendario - Collega Google, Outlook o Apple Calendar. Doodle eviterà i conflitti e suggerirà gli orari più adatti ai tuoi reali impegni.

Suggerimento 7: Usa l'1:1 per lo screening - Collega un Doodle 1:1 per una breve chiamata pre-gruppo. Offri da tre a cinque volte e lascia che sia Doodle a gestire le prenotazioni e le conferme.

Suggerimento 8: Raccogli il pagamento quando è necessario - Per i workshop o le sessioni CE a pagamento, usa la pagina di prenotazione di Doodle o l'opzione 1:1 con Stripe per raccogliere i costi al momento della prenotazione. Scegli il pagamento immediato o la prenotazione con pagamento successivo.

Suggerimento 9: Aggiungi blocchi di tempo - Aggiungi 15 minuti prima e dopo ogni sessione. In questo modo proteggi i tuoi appunti e favorisci una buona gestione del tempo.

Suggerimento 10: Condividi le iscrizioni in modo sicuro - Invia gli inviti via e-mail direttamente da Doodle a un massimo di 1000 contatti o condividi un link con i partner di riferimento. I nomi dei partecipanti non vengono esposti.

Suggerimento 11: Usa Zapier per mantenere i sistemi sincronizzati - Collega Doodle al tuo EHR intake o al tuo strumento di posta elettronica tramite Zapier. Aggiungi nuove iscrizioni a un segmento senza doverle inserire manualmente.

Suggerimento 12: Scrivi velocemente descrizioni chiare - In Doodle Pro, usa le descrizioni generate dall'intelligenza artificiale e poi perfeziona il tono e la lunghezza. In questo modo risparmi tempo e mantieni la tua voce clinica.

Errori comuni da evitare

Evita questi errori quando imposti i fogli di iscrizione per le terapie di gruppo e i workshop.

Strumenti e soluzioni che semplificano la programmazione

Ecco come Doodle supporta terapeuti e consulenti in ogni fase.

Esempi reali di contesti terapeutici

Punti di forza

• Usa i fogli di iscrizione per definire chiaramente gli orari, i limiti di posti e i promemoria per i gruppi e i workshop.

• Proteggi la riservatezza nascondendo i dettagli dei partecipanti e mantenendo i dati personali fuori dai campi pubblici.

• Collega il calendario e gli strumenti video in modo che i clienti ricevano orari e link precisi.

• Utilizza la modalità 1:1 per lo screening e la pagina di prenotazione con Stripe per gli eventi a pagamento.

• I sondaggi di gruppo ti aiutano a scegliere gli orari prima di pubblicare il foglio di iscrizione

Inizia a programmare meglio

Aiuti i clienti a compiere cambiamenti significativi. La tua programmazione deve supportare questo lavoro. Usa i Fogli di Iscrizione di Doodle per stabilire le fasce orarie, limitare i posti a sedere e mantenere i nomi riservati. Aggiungi promemoria, collega il tuo calendario e lascia che Doodle gestisca le conferme mentre tu ti concentri sull'assistenza.

Crea il tuo primo Foglio d'iscrizione in pochi minuti. Se hai bisogno di link di screening o di iscrizioni a pagamento, aggiungi una pagina di prenotazione o 1:1 e collega Stripe. Doodle funziona con Google Calendar, Outlook e Apple Calendar, oltre che con Zoom, Google Meet, Microsoft Teams e Cisco.

Sei pronto a semplificare la tua programmazione? Crea un Doodle e scopri come terapisti e consulenti risparmiano ore ogni settimana.