Ciò che la gestione dei progetti mi ha insegnato sulle liste di cose da fare

È lecito pensare che molti di coloro che hanno cliccato su questo articolo, come me, abbiano letto innumerevoli articoli sulla produttività. Spesso gli autori di questi articoli sono amministratori delegati e imprenditori. In effetti, la loro capacità di destreggiarsi tra molte priorità diverse e di gestire efficacemente il proprio tempo è ammirevole. Ma io sostengo che c'è una risorsa non sfruttata in quasi tutti i luoghi di lavoro, che può aiutare tutti noi a pianificare ed eseguire meglio i nostri progetti personali: i Project Manager. Sono essenzialmente esperti nel tracciare meticolosamente i progetti e nell'assicurarsi che le liste di cose da fare vengano spuntate, dopo tutto.

Avendo recentemente completato una formazione agile di base, il modo in cui organizzo i miei impegni personali è cambiato sismicamente, in meglio. Mi ha anche fatto rimpiangere di aver chiesto prima ai miei amici e colleghi Project Manager le loro intuizioni!

Identificare prima gli obiettivi di produttività

Il primo modo in cui la mia pianificazione è cambiata è che identifico gli obiettivi e i risultati desiderati prima di iniziare a identificare i compiti. Potrebbe sembrare un'ovvietà, ma quanti di noi si prendono il tempo per farlo prima di iniziare a scarabocchiare tutti i singoli compiti da svolgere?

Per coloro che stanno lavorando a un progetto specifico, identificate l'aspetto del successo e anche il motivo per cui state intraprendendo il progetto. Ad esempio: "La nuova funzione sarà lanciata entro la fine del secondo trimestre" e "Gli utenti saranno in grado di interagire più facilmente tra loro e si creeranno connessioni più significative". Scrivere ciò che si spera di ottenere dal progetto e il motivo per cui lo si sta intraprendendo sarà un'enorme motivazione lungo il percorso.

Per coloro che non hanno in mente progetti specifici, ma vogliono solo ottimizzare i loro impegni e la loro pianificazione, fissate una scadenza - ad esempio, tre mesi - e basate i risultati desiderati su ciò che vorreste cambiare in quel periodo. Ad esempio: "tutte le pratiche burocratiche e la contabilità sono state sistemate nei prossimi tre mesi", oppure "le prime 100 pagine del mio romanzo sono state scritte". Portare a termine le cose è molto più facile se si ha un promemoria chiaro e costante di ciò per cui si sta lavorando e del motivo per cui si sta cercando di fare un cambiamento.

Organizzare la lista delle cose da fare: Obblighi, doveri e possibilità

Forse il modo più profondo in cui il project management ha cambiato la mia pianificazione personale è il modo in cui scrivo gli elenchi di cose da fare. Non scrivo più ogni possibile compito che potrei svolgere, senza temi o organizzazione, in un'app o in un quaderno. Invece, suddivido ogni compito in categorie.

La metodologia che mi è stata presentata è il metodo MoScOW. Viene utilizzato principalmente per chiarire quali sono le priorità da assegnare ai team, ma l'ho trovato prezioso anche a livello personale. In poche parole, si suddividono i compiti in quattro categorie:

Must Have: Le attività assolutamente critiche che dovete assolutamente svolgere

Dovrebbero avere: Compiti importanti, ma il mondo non finirà se non vengono portati a termine.

Potrebbero avere: Compiti che sarebbe auspicabile completare, ma che guarderete solo se avrete il tempo di farlo.

Non lo farò: Compiti che avete identificato e ai quali non dedicherete alcun tempo al momento attuale.

Scrivete tutti i vostri compiti e separateli in quattro categorie (io uso una lavagna di Trello per trascinare facilmente gli elementi). Ho aggiunto anche una quinta categoria: "Fatto", in modo da poter vedere tutti i compiti che ho portato a termine, come una piccola spinta. Una volta suddivise tutte le attività, è molto probabile che l'elenco dei "must have" sia molto più corto di quello originale. In sostanza, l'elenco delle cose da fare è il vostro vero e proprio elenco di cose da fare; questo è l'elenco delle cose che dovete effettivamente fare, mentre le altre sono cose che potete fare se avete tempo. Questo metodo è prezioso per identificare le priorità e concentrare il tempo su ciò che ha davvero bisogno di attenzione.

Ci sono due critiche principali al metodo MoSCoW. La prima è che non esiste una definizione inviolabile dei "Must Have", dei "Should Have" e così via, ma a livello personale considero questo il bello del sistema. Se sto lavorando a un progetto personale che so che mi darà grandi soddisfazioni, ma che non è una questione di vita o di morte, posso scegliere di inserirlo nell'elenco dei "Must Have". In questo modo, invece di passare in rassegna tutti i "must" e i "must" prima di trovare il tempo per fare qualcosa che mi dia soddisfazione personale, posso considerare il mio compito personale come una priorità assoluta e ritagliarmi il tempo necessario.

La seconda critica al metodo MoSCoW è che non c'è un periodo di tempo definito in cui si rivaluta ciò che è prioritario. Il che ci porta a...

Revisione, revisione, revisione

Con questo metodo, potete scegliere la frequenza con cui esaminare tutti i vostri compiti e rivalutare le vostre priorità. Io guardo l'elenco ogni giorno, aggiungendo ogni nuovo compito che si presenta e usando l'elenco per identificare i miei impegni principali per quel giorno. Ho poi impostato un promemoria sul calendario una volta ogni due settimane per rivedere e rivalutare le priorità. C'è qualcosa nella vostra lista "Non voglio" su cui volete iniziare a lavorare ora? Alzatela. È passata la scadenza per qualcosa nella lista dei "Dovrei avere"? Eliminatela.

La revisione è un altro aspetto chiave del Project Management che molti di noi trascurano nella gestione del proprio tempo, ma è fondamentale per assicurarsi che le priorità siano sempre allineate e per rivedere i propri progressi lungo il percorso. Il riesame è anche un momento di riflessione: tendiamo a fissarci su ciò che dobbiamo fare e a ignorare quanto abbiamo già realizzato. Così come gli obiettivi iniziali vi hanno motivato all'inizio, la riflessione e la revisione vi daranno il carburante per andare avanti.

In sostanza, ciò che mi ha insegnato il Project Management è stato tenere sempre d'occhio il quadro generale. Più che fare i compiti, la chiave per una produttività sostenuta è tenere a mente gli obiettivi, identificare le priorità e riflettere sui progressi compiuti. Una visione macrocosmica è ciò che vi manterrà in carreggiata per raggiungere tutti i vostri obiettivi e vi metterà sulla strada del successo.